Soumettre des factures depuis un scanner

Vous recevez encore des factures papier ? Avec un scanner capable d'envoyer des e-mails, vous les transmettez facilement à eConnect pour un traitement automatique. L'IDR (Intelligent Document Recogniser) reconnaît le texte du document scanné et le convertit en une e-facture validée.

Exigences pour le scanner

Pour envoyer des factures via un scanner, celui-ci doit répondre à deux conditions :

Le scanner doit disposer d'une adresse e-mail propre avec une boîte mail fonctionnelle. Cela permet de recevoir les messages d'erreur.
L'adresse e-mail du scanner doit être connue de votre organisation eConnect. Le plus simple est de configurer un expéditeur de confiance pour l'adresse e-mail du scanner.

Configuration en trois étapes

Vous avez deux options pour l'adresse de réception : vous pouvez utiliser l'adresse KCE standard, ou créer une nouvelle adresse via l'Email Receiver (expéditeur de confiance). Choisissez l'une des deux options, il n'est pas nécessaire de faire les deux.

Étape 1: Choisir votre adresse de réception

Option A : utilisez votre adresse standard pour les factures d'achat (<numero-kce>@inkoopfacturen.econnect.eu) et ajoutez l'adresse e-mail du scanner comme expéditeur connu.

Option B : créez dans la plateforme un expéditeur de confiance. La plateforme génère alors une adresse e-mail unique avec laquelle vous pouvez configurer le type de liste blanche, le type de document et d'autres paramètres spécifiquement pour le scanner.

Étape 2: Configurer l'adresse e-mail sur le scanner

: paramétrez l'adresse e-mail choisie (à l'étape 1) comme destinataire sur le scanner.

Étape 3: Vérifier les paramètres de numérisation

: assurez-vous que le scanner enregistre les documents au format PDF ou en tant qu'image (JPEG, PNG ou BMP). Réglez la résolution sur un minimum de 300 dpi pour des résultats de reconnaissance optimaux.

Qualité de numérisation

La qualité de la numérisation influence directement la reconnaissance. Quelques conseils pratiques :

Numérisez avec au minimum 300 dpi pour un résultat net et lisible.
Veillez à ce que le document soit bien droit sur la vitre du scanner, afin d'éviter une reconnaissance de texte de travers.
Évitez les numérisations trop claires ou trop sombres. Le document doit présenter un bon contraste.
Ne numérisez pas le verso d'un document s'il ne contient pas d'informations pertinentes ; une page vierge peut générer un message d'erreur.

Attention: numérisez toujours une seule facture par fichier. Si une facture comporte plusieurs pages, enregistrez-les dans un seul PDF. Un PDF contenant plusieurs factures sera rejeté.

Messages d'erreur

Si un document numérisé ne peut pas être traité, eConnect envoie un message d'erreur à l'adresse e-mail du scanner. Consultez donc régulièrement la boîte mail du scanner. Les causes les plus fréquentes sont une qualité de numérisation insuffisante (document illisible) ou un fichier trop petit (inférieur à 10 Ko).

Vous préférez recevoir les messages d'erreur sur une autre adresse e-mail ? Lors de la configuration d'un expéditeur de confiance, vous pouvez définir une adresse e-mail de contact distincte pour recevoir les messages de rejet.

Vous souhaitez connaître les exigences techniques pour les fichiers numérisés ? Consultez les conditions d'envoi des factures.

Envoyez votre première facture