L'IDR (Intelligent Document Recogniser) reconnaît automatiquement les données principales d'une facture PDF et les convertit en champs structurés dans l'e-facture. Les champs reconnus dépendent de votre abonnement et de la configuration.

Lors de chaque conversion PDF, les champs suivants sont reconnus automatiquement :

Certains formats fournisseur peuvent amener l’IDR à récupérer un autre champ que le numéro de facture, par exemple un identifiant de transaction au lieu du numéro de facture réel. Un exemple connu est celui des factures Meta (Facebook), où le numéro de facture apparaît en bas d’une page ultérieure du PDF et où l’identifiant de transaction est reconnu de façon plus prominente. Autres cas: le numéro d’entreprise du fournisseur ou un numéro de commande/PO à la place du vrai numéro de facture; cette variante peut aussi bloquer un avoir comme doublon.

Cela peut être amélioré pour le format fournisseur concerné. La reconnaissance du numéro de facture n’est pas configurable par le client, mais est optimisée en interne par un membre du support via détection d’outliers, regex et conseils par fournisseur ou format. Aucun changement de feuille de route n’est requis ; il s’agit d’une optimisation ciblée de la fonctionnalité existante. Signalez ce cas au support — sur la base du signalement, l’équipe ajoute un conseil spécifique au fournisseur afin que les futures factures de ce format reçoivent le bon numéro de facture.

Avec l’abonnement Professional, des champs supplémentaires sont reconnus :

L'IDR reconnaît les dates sur les factures PDF et les convertit au format de date UBL standard (YYYY-MM-DD). Comme les notations de date varient selon les pays, l'IDR détermine, à partir du pays du fournisseur, comment interpréter les dates ambiguës :

• États-Unis : MDY (mois-jour-année). La date 03/11 est interprétée comme le 11 mars.
• Tous les autres pays : DMY (jour-mois-année). La date 03/11 est interprétée comme le 3 novembre.

Si la détection automatique du pays ne suffit pas, un indice spécifique pour le format de date peut être ajouté par fournisseur via le mécanisme de hints.

Tip : les dates mal interprétées (par exemple 03/11 comme 11 mars au lieu du 3 novembre) relèvent presque toujours de la reconnaissance, pas de la plateforme. La plateforme affiche toujours la date telle qu'elle figure dans l'UBL.

Avec l'abonnement Professional, l'IBAN reconnu est comparé au verification store : une base de données d'IBAN précédemment validés manuellement par fournisseur. Si l'IBAN sur la facture diffère de ce qui a été vérifié auparavant, cela est signalé. Cela aide à détecter les factures fictives ou les coordonnées bancaires modifiées.

Attention : selon la norme européenne EN16931, l'IBAN sur une facture sert d'abord à identifier le fournisseur, pas comme instruction de paiement. Un IBAN modifié doit toujours être validé d'abord dans les données de base de votre système financier avant tout paiement.

Outre les références standard (numéro de commande, numéro de contrat, numéro de projet), d'autres références peuvent être configurées spécifiquement par fournisseur, par exemple des codes budgétaires, des codes de responsable budgétaire ou des références internes. Il s'agit d'une prestation sur mesure mise en place sur la base d'une carte à cases.

La reconnaissance des références configurables s'appuie sur un mécanisme à trois niveaux :

1. Regex : validation de format pour garantir que la référence extraite correspond exactement au format attendu
2. Outlier detection : détection statistique des valeurs peu probables
3. Hints : données d'entraînement générées automatiquement à partir des corrections par l'équipe QC

Tip : le numéro de commande d'achat est la référence la plus utilisée et figure sur la facture chez la plupart des fournisseurs. Si un fournisseur ne peut pas renseigner un champ de référence donné dans son logiciel, il est peu utile de l'exiger. Utilisez alors le numéro de commande d'achat comme référence principale.

Selon la norme européenne EN16931, une référence (buyer reference) est obligatoire sur une facture électronique ; il s'agit souvent d'un numéro de commande ou d'une autre référence du destinataire. Un expéditeur peut placer une valeur incorrecte dans ce champ.

eConnect ne rejette pas une facture sur la référence par défaut. Une facture ne satisfait aux règles de base de la norme européenne que si aucune référence n'est présente. Le fait qu'une facture soit rejetée en raison d'une référence inconnue ou incorrecte dépend de la configuration du destinataire : dans une configuration spécifique du destinataire, une facture peut être rejetée si la référence est inconnue. Il s'agit donc d'une propriété de la configuration réceptrice, et non du traitement eConnect standard.

Conseil : si vous souhaitez rejeter des factures sur des références manquantes ou inconnues, configurez cela via RBE (Rule Based Enrichment) sur l'endpoint récepteur.

Le numéro de facture (champ UBL cbc:ID, BT-1) est obligatoire dans EN 16931, UBL BIS Billing 3.0 et NLCIUS pour les factures régulières. Cependant, l'IDR traite un flux de documents mixte : factures régulières, avoirs, notes de frais et reçus. Les reçus relèvent du régime de facturation simplifiée (transactions jusqu'à environ 100 € TTC), pour lequel l'administration fiscale n'établit pas de numéro de facture comme exigence légale. Rejeter une facture sur un numéro de facture manquant exclurait tous les reçus et notes de frais du traitement.

C'est pourquoi la pipeline IDR génère automatiquement un numéro de substitution lorsqu'aucun numéro de facture ne peut être extrait du document lors de la reconnaissance. Le champ cbc:ID (BT-1) est alors rempli avec la structure :

YYYYMMDDHHmmss-NOTFOUND

L'horodatage est le moment du traitement par la pipeline IDR, non la date sur le document lui-même. Exemple : 20240315143022-NOTFOUND.

Le filtrage est possible à deux niveaux :

1. RBE (Rule Based Enrichment) : configurez une règle qui vérifie si BT-1 (cbc:ID) se termine par -NOTFOUND. Sur cette base, le document peut être mis en attente pour examen manuel, redirigé vers une boîte de réception séparée ou rejeté automatiquement.
2. Systèmes propres (ERP/logiciel comptable) : une recherche de chaîne directe ou une expression régulière sur -NOTFOUND dans le champ cbc:ID est suffisante.

Avec la reconnaissance de lignes, les lignes individuelles de facture sont également reconnues : description, prix unitaire, quantité, montant de ligne et champs de référence par ligne. Il s'agit d'une fonctionnalité distincte que vous pouvez activer vous-même via Mon Environnement.

Vous voulez savoir comment la reconnaissance fonctionne techniquement ? Lisez Comment fonctionne Scan & Reconnaissance (IDR/OCR) ?.

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• Reconnaissance de lignes : reconnaître automatiquement les lignes de facture
• Identification fournisseur via Purple Pages
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