Lors du traitement d'une facture PDF, l'IDR doit déterminer qui est le fournisseur. Cela ne se fait pas sur la base du nom et de l'adresse figurant sur le PDF, mais via Purple Pages : la base de données des tiers d'eConnect, alimentée par la Chambre de commerce néerlandaise (KvK). Les données du fournisseur dans la e-facture sont donc toujours les données officielles du registre.

Le nom d'un fournisseur sur une facture PDF peut être écrit de nombreuses façons : avec ou sans forme juridique, abrégé, avec un nom commercial au lieu du nom statutaire. En identifiant le fournisseur via les données du registre plutôt que via le texte de la facture, l'identification est fiable et cohérente, quelle que soit la façon dont le fournisseur indique son nom sur la facture.

Purple Pages contient les données de toutes les organisations néerlandaises et est mis à jour en continu. Pour les fournisseurs étrangers, l'identification est complétée par des données provenant d'autres sources.

Il peut arriver que le nom dans la e-facture diffère de celui figurant sur le PDF original. C'est un comportement normal : la e-facture contient les données officielles du registre, pas le texte du PDF. Les données que l'IDR reconnaît sur la facture comme destinataire (le client) sont reprises séparément dans une extension XML, avec des avertissements en cas d'écarts significatifs (par exemple un numéro de TVA différent).

Un point d'attention connu : pour les factures de filiales ou de fondations faisant partie d'une organisation plus large, l'IDR peut parfois reconnaître le nom de l'organisation faîtière au lieu du fournisseur réel. Cela se produit lorsque le nom de l'organisation faîtière est dominant sur la facture.

Si cela se produit, corrigez la facture manuellement et signalez-le au support. L'équipe eConnect ajuste la reconnaissance afin que les futures factures de ce fournisseur soient identifiées correctement.

Remarque : chaque correction est réinjectée dans l'IDR comme donnée d'entraînement. Le système apprend du signalement et reconnaît correctement le fournisseur sur les factures suivantes.

Pour les fournisseurs qui font partie d'un groupe avec plusieurs entités juridiques dans différents pays (par exemple une succursale néerlandaise et une succursale danoise de la même marque), l'IDR identifie toujours le fournisseur réel sur la base d'identifiants (numéro de registre du commerce, numéro de TVA ou registres locaux) et de l'IBAN, et non en fonction de la préférence du client.

Si le PDF indique une adresse néerlandaise et/ou un IBAN néerlandais, une correspondance avec la succursale néerlandaise peut être techniquement correcte, même si vous comptabilisez normalement la facture sur une autre entité du groupe (par exemple la succursale danoise). Cette différence réside dans votre propre traitement comptable ou votre configuration ERP, pas dans une erreur de l'IDR.

Ceci est différent du point décrit ci-dessus, où l'IDR reconnaît le nom d'une organisation faîtière au lieu de la filiale réelle : cette situation concerne la dominance du nom sur la facture, celle-ci concerne une entité de groupe juridiquement correcte mais potentiellement inattendue.

Aucune option en libre-service pour changer l'entité. Il n'existe aucun paramètre (SampleStore ou indice) permettant de forcer l'IDR à choisir une autre entité pays ou groupe préférée contre les identifiants et l'IBAN. La solution vous incombe : mappez le fournisseur dans votre système ERP sur l'entité souhaitée, ou comptabilisez la facture manuellement sur la bonne entité de groupe.

Vous souhaitez savoir quels champs l'IDR reconnaît ? Lisez Quels champs l'IDR reconnaît-elle ?.