Classification des documents
Lorsque vous envoyez un e-mail avec des pièces jointes, le système doit déterminer le type de chaque pièce jointe. S'agit-il d'une facture, d'un bon de livraison, d'un rappel ou d'un logo ? Cela se fait via l'API Detect, une technologie de classification entièrement propriétaire d'eConnect.
eConnect traite les factures et les bons de commande. Les documents qui ne sont ni une facture ni une commande sont filtrés automatiquement. Certains sont joints à une facture, d'autres ne sont pas traités.
L'API Detect analyse chaque document en deux étapes :
Il existe également une étape de prétraitement (reconnaissance du nom de fichier) avant la détection basée sur LLM. Les deux étapes travaillent ensemble pour une classification fiable.
La classification est entièrement automatique. L'API Detect est une technologie propre à eConnect, pas un service de classification externe.
Le système distingue les catégories suivantes :
Le tableau ci-dessus donne un aperçu. Ci-dessous, pour chaque type de document, la raison et ce que vous pouvez faire.
Les documents non facture dans le même e-mail qu'une facture sont automatiquement joints à cette facture :
Cela ne fonctionne que s'il y a aussi une facture dans le même e-mail. Si vous envoyez uniquement un bon de livraison sans facture, le document n'est pas traité.
Les images des signatures e-mail (logos d'entreprise, bannières) sont automatiquement reconnues comme logo et filtrées. Cela évite qu'un logo de signature soit traité comme document.
La notion de « facture » est indépendante de l'assujettissement à la TVA. Un document d'une organisation non assujettie (comme une autorité portuaire ou une fondation) qui facture un montant pour des services fournis peut juridiquement être une facture, même si l'organisation l'appelle « demande de paiement ». C'est le contenu qui compte, pas l'étiquette de l'expéditeur.
Si vous pensez qu'un document a été refusé à tort, signalez-le au support. L'équipe eConnect évalue si le document qualifie comme facture.
Une distinction importante : l'API Detect classifie les documents, mais ne les rejette pas elle-même. Le rejet effectif d'une tâche de conversion est toujours une action manuelle de l'équipe qualité. Un document peut être correctement classifié comme « pas une facture » puis être évalué par l'équipe avant rejet.
Si une facture est classifiée à tort comme un autre type de document (par exemple comme facture proforma), vous pouvez le signaler au support. L'équipe eConnect peut améliorer la classification pour que des documents similaires soient reconnus correctement à l'avenir.
Les corrections par expéditeur ne sont pas possibles : la classification fonctionne de façon générique pour tous les expéditeurs. Le modèle de classification peut toutefois être étendu pour reconnaître des dénominations spécifiques (par exemple si un fournisseur écrit « demande de paiement » alors que le document est une facture).
Signalez-le au support afin d'améliorer le modèle de classification. La classification fonctionne de façon générique, mais le modèle peut être étendu pour reconnaître des dénominations spécifiques. Le rejet effectif est toujours une action manuelle de l'équipe qualité, pas de l'API Detect elle-même.
Oui, des documents comme les bons de livraison, spécifications et conditions générales envoyés dans le même e-mail qu'une facture sont automatiquement joints à cette facture. Le système classifie chaque document séparément et détermine s'il s'agit d'une facture ou d'une pièce jointe.
Un bon de vente n'est jamais reconnu ni converti en facture. eConnect ne modifie pas le document source. Le fournisseur doit fournir une UBL Invoice correcte avec InvoiceTypeCode 380. La responsabilité du type de document correct incombe au fournisseur, comme pour les factures proforma.
Vous voulez reconnaître un numéro de bon de vente comme référence sur une facture ? C'est une autre fonctionnalité (correspondance de numéro de commande). Consultez la documentation sur la reconnaissance de commande.
Les corrections par expéditeur ne sont pas possibles car la classification est générique. Le modèle peut toutefois être étendu pour mieux reconnaître des dénominations spécifiques. Signalez-le au support.
Un document a-t-il été refusé à tort ? Signalez-le au support pour améliorer le modèle de classification.
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