Mit Gruppen organisieren Sie Benutzer auf der eConnect-Plattform in logischen Teams. Anstatt Aufgaben an einzelne Mitarbeiter zuzuweisen, weisen Sie sie einer Gruppe zu: Das System bestimmt dann, wer die Aufgabe übernimmt. Gruppen werden auch zum effizienten Teilen von Dokumenten mit mehreren Kollegen gleichzeitig verwendet.

Gruppen haben zwei Hauptanwendungen:

Workflow-Zuweisung: In der Workflow-Engine können Sie Aufgaben einer Gruppe statt einer einzelnen Person zuweisen. Das ist praktisch, wenn mehrere Kollegen dieselbe Art von Aufgaben bearbeiten, wie Rechnungsgenehmigung oder Spesenkontrolle. Die Aufgabe erscheint in der Übersicht aller Gruppenmitglieder.

Dokumente teilen: Beim Teilen von Dokumenten können Sie eine Gruppe als Empfänger auswählen. Alle Mitglieder der Gruppe erhalten dann die konfigurierten Berechtigungen (Lesen, Bearbeiten oder Vollzugriff). Das erspart Ihnen das manuelle Hinzufügen einzelner Benutzer.

Die Plattform kennt drei Gruppentypen, jeweils mit einem eigenen Geltungsbereich:

Tipp: Für die meisten Organisationen reichen Umgebungsgruppen aus. Partnergruppen sind nur relevant, wenn Sie eine aktive Partnerschaft mit einer anderen Umgebung haben.

Die Gruppe steht sofort zur Verwendung in Workflows und beim Teilen von Dokumenten zur Verfügung.

In der Gruppenübersicht können Sie jederzeit Mitglieder hinzufügen oder entfernen. Klicken Sie auf den Gruppennamen, um die Details zu öffnen, und verwenden Sie die Aktionen Mitglied hinzufügen und Mitglied entfernen.

Änderungen an der Mitgliedschaft werden sofort wirksam: Wenn Sie einen Benutzer zu einer Gruppe hinzufügen, die in einem aktiven Workflow verwendet wird, erhält dieser Benutzer sofort die offenen Aufgaben.

Wenn Sie einen Workflow konfigurieren, können Sie bei der Aufgabenzuweisung eine Gruppe wählen. Es gibt zwei Modi:

• Eine Person reicht aus: Sobald ein Gruppenmitglied die Aufgabe genehmigt, geht das Dokument weiter
• Alle Mitglieder müssen handeln: Das Dokument geht erst weiter, wenn jedes Gruppenmitglied gehandelt hat

Dies konfigurieren Sie beim Workflow-Schritt, nicht bei der Gruppe selbst.

Partnergruppen verbinden Benutzer aus zwei Umgebungen, die eine Partnerschaft haben. Das ist nützlich, wenn Sie zusammen mit einem Steuerberater oder Intermediär an der Rechnungsverarbeitung arbeiten. Das Erstellen einer Partnergruppe erfordert:

• Eine aktive Partnerschaft zwischen beiden Umgebungen
• Mindestens die Rolle Fortgeschrittener Benutzer oder Administrator

Achtung: Das Löschen einer Gruppe hat keinen Einfluss auf laufende Workflows, in denen die Gruppe bereits zugewiesen ist. Die bestehenden Aufgaben bleiben bei den Gruppenmitgliedern.

Möchten Sie wissen, wie Workflows funktionieren? Lesen Sie Workflow einrichten, Genehmigungsprozess automatisieren.