Jak eConnect rozpoznaje i blokuje zduplikowane faktury oraz jak przetworzyć zablokowany dokument w razie potrzeby.
Platforma automatycznie wykrywa, gdy ta sama faktura dociera więcej niż raz, nawet jeśli została wysłana różnymi kanałami. Pierwsza faktura jest przetwarzana; kolejne egzemplarze są zatrzymywane jako duplikaty. Dzięki temu unika się podwójnego zaksięgowania tej samej faktury.
Platforma porównuje trzy atrybuty, aby określić, czy faktura jest duplikatem:
Jeśli wszystkie trzy odpowiadają wcześniej otrzymanej fakturze, dokument jest oznaczany jako duplikat i nie jest przekazywany do oprogramowania księgowego.
Wykrywanie duplikatów działa na wszystkich kanałach. Jeśli ta sama faktura dotrze zarówno przez Peppol, jak i e-mailem w formacie PDF, platforma rozpoznaje to jako duplikat. Pierwsza wersja jest przetwarzana; następna zostaje zablokowana.
Jest to szczególnie istotne dla organizacji odbierających faktury przez wiele kanałów. Dostawca wysyłający fakturę zarówno e-mailem, jak i przez Peppol nie powoduje podwójnego zaksięgowania.
Czasami dokument oznaczony jako duplikat jest w rzeczywistości oryginałem. Może to nastąpić, jeśli dwie różne faktury przypadkowo mają ten sam numer lub jeśli chcą Państwo celowo ponownie przetworzyć tę samą fakturę.
Na platformie można przetworzyć zablokowany duplikat, oznaczając dokument jako „Oznacz jako oryginał". Faktura zostanie wówczas przetworzona tak, jakby była nowym dokumentem.
Duplikat może zostać niezauważony, jeśli numer faktury zostanie rozpoznany inaczej przy drugim przesłaniu. Może to nastąpić, jeśli faktura dotrze innym kanałem z innym formatem lub jakością skanu, przez co OCR nieznacznie inaczej zinterpretuje numer faktury. Jest to nieodłączne ograniczenie rozpoznawania na dokumentach PDF.
Wskazówka: regularnie otrzymują Państwo powiadomienia o duplikatach? Proszę sprawdzić, czy dostawca nie wysyła faktury jednocześnie przez kilka kanałów (np. zarówno e-mailem, jak i przez Peppol). Proszę uzgodnić jeden kanał dostarczania faktur.
Chcą Państwo dowiedzieć się więcej o przetwarzaniu faktur? Proszę przeczytać Zadanie konwersji: proces od początku do końca.
Sprawdź zadania konwersji