Jak eConnect przetwarza paragony i rachunki: mniej pól, wartości zastępcze i dlaczego.
IDR przetwarza także paragony, rachunki kasowe i rozliczenia wydatków. To uproszczone faktury z mniejszą ilością danych niż zwykła faktura. Ma to wpływ na to, co jest rozpoznawane i jak wygląda e-faktura.
Paragon kasowy jest według przepisów podatkowych uproszczoną fakturą. Przy transakcjach do 100 € (z VAT) dostawca może podać mniej danych na fakturze. Często brakuje adresu, numeru rejestracyjnego lub nawet pełnej nazwy dostawcy.
Standard UBL wymaga jednak, aby określone pola były zawsze wypełnione. E-faktura bez identyfikacji dostawcy nie jest ważna. Dlatego eConnect częściej używa przy paragonach wartości fikcyjnych: wartości zastępczych, które czynią e-fakturę technicznie ważną, nawet gdy danych brakuje na paragonie.
Przy paragonach IDR rozpoznaje mniejszy zestaw pól niż przy zwykłych fakturach:
Przy paragonach IBAN jest głównym polem identyfikacji. Nazwa na paragonie służy do rozpoznania dostawcy, ale adres nie jest uznawany za istotny. IBAN daje najbardziej wiarygodne powiązanie z właściwym dostawcą.
Ponieważ wiele obowiązkowych pól UBL brakuje na paragonie, używa się więcej wartości fikcyjnych niż przy zwykłej fakturze. Typowe wartości fikcyjne to fikcyjny numer OIN dostawcy oraz unknown dla numeru VAT.
Więcej w Wartości fikcyjne w e-fakturze.
Jeśli na paragonie brakuje numeru faktury — co jest częste, bo uproszczona faktura nie wymaga numeru faktury jako wymogu prawnego — potok IDR automatycznie generuje numer zastępczy o strukturze YYYYMMDDHHmmss-NOTFOUND. Dokument nie jest odrzucany, lecz przetwarzany z oznaczeniem. Przez RBE lub własne systemy możesz przechwycić dokumenty z tym numerem do ręcznej oceny.
Zobacz Rozpoznane pola – Brak numeru faktury: numer zastępczy dla logiki i przechwytywania przez RBE.
Przy paragonach IDR rozpoznaje mniejszy zestaw pól niż przy zwykłych fakturach. Nazwa i IBAN dostawcy, kwota, VAT i data są rozpoznawane, jeśli są obecne. Adres i numer rejestracyjny często brakują na paragonach i wtedy nie są rozpoznawane.
Wiele obowiązkowych pól UBL (jak numer rejestracyjny lub numer VAT) nie figuruje na paragonie. Standard UBL wymaga, aby te pola były zawsze wypełnione. Wartości fikcyjne sprawiają, że e-faktura pozostaje technicznie ważna i może zostać dostarczona, nawet gdy danych brakuje na oryginalnym paragonie.
Tak, IDR obsługuje JPEG, PNG, BMP i PDF. Zrób wyraźne zdjęcie lub skan paragonu, najlepiej jak najszybciej, bo papier termiczny szybko blaknie. Przesyłaj każdy paragon jako osobny plik.
Chcesz wiedzieć, jakie pola IDR rozpoznaje na zwykłych fakturach? Przeczytaj Jakie pola rozpoznaje IDR?.
Przeczytaj, jak przesyłać faktury