Jak przetwarzane są noty kredytowe, znaczenie unikalnego numeru oraz typowe problemy.
IDR rozpoznaje i przetwarza noty kredytowe w ten sam sposób co zwykłe faktury. Jest jednak kilka punktów, które warto znać, aby uniknąć problemów.
Nota kredytowa powinna zawsze mieć własny, unikalny numer faktury. Nieprawidłowe jest ponowne użycie numeru faktury pierwotnej na nocie kredytowej. Nota kredytowa odwołuje się do faktury pierwotnej przez pole referencyjne, a nie przez sam numer faktury.
Jeśli dostawca nie nada nocie kredytowej własnego numeru, może to powodować problemy z wykrywaniem duplikatów (patrz poniżej).
Nota kredytowa może zostać niesłusznie wstrzymana jako duplikat. Dzieje się tak, gdy IDR rozpoznaje numer zamówienia na nocie kredytowej jako numer faktury. Ten numer zamówienia pojawił się wcześniej na innych fakturach, więc platforma uważa, że dokument już został otrzymany.
Jak to rozpoznać? Nota kredytowa nie pojawia się w Skrzynce odbiorczej, a platforma pokazuje komunikat o duplikacie.
Co możesz zrobić?
Uwaga: numer faktury w XML nie jest w tym przypadku prawidłowy (zawiera numer zamówienia zamiast numeru noty kredytowej). Sprawdź to w swojej księgowości.
Po przetworzeniu nota kredytowa jest przekształcana w UBL Credit Note. E-faktura zawiera:
Czasami IDR rozpoznaje notę kredytową jako zwykłą fakturę debetową lub odwrotnie („faktura kredytowa rozpoznana jako zwykła faktura”, „nota kredytowa rozpoznana jako faktura”). Należy to do ogólnego rozpoznawania PDF do XML: błędy mogą teoretycznie wystąpić na wszystkich polach, w tym debet/kredyt i typ dokumentu. To zgłoszenie ma ten sam pierwszy krok co „kredyt jako debet” poniżej.
Co możesz zrobić?
Inna ścieżka: natywny UBL/XML z InvoiceTypeCode. Powyższe dotyczy zeskanowanych/PDF faktur (rozpoznawanie IDR). Jeśli otrzymujesz notę kredytową już jako natywny UBL/XML z odchyleniem InvoiceTypeCode (381 vs. 380 + ujemne kwoty), to nie jest błąd rozpoznawania IDR, lecz kwestia TypeCode. Zobacz Warianty noty kredytowej w UBL dla tej ścieżki.
Może się tak zdarzyć, gdy IDR rozpoznaje numer zamówienia na nocie kredytowej jako numer faktury. Ten numer pojawił się wcześniej na innych fakturach, więc platforma uważa, że dokument już został otrzymany. Oznacz dokument jako „Oznacz jako oryginał” na platformie i zgłoś to do supportu.
Tak, nota kredytowa powinna zawsze mieć własny, unikalny numer faktury. Nieprawidłowe jest ponowne użycie numeru faktury pierwotnej. Nota kredytowa odwołuje się do faktury pierwotnej przez pole referencyjne, a nie przez sam numer faktury.
Po przetworzeniu przez IDR nota kredytowa jest przekształcana w UBL Credit Note. E-faktura zawiera numer noty kredytowej jako numer faktury, odniesienie do faktury pierwotnej (jeśli jest na nocie) oraz kwoty kredytowane.
Może się to zdarzyć przy konwersji PDF do XML: błędy rozpoznawania są możliwe na wszystkich polach, w tym debet/kredyt. Pobierz oryginalny PDF i XML ze Skrzynki odbiorczej i wyślij je do supportu. Informacja zwrotna pomaga poprawić rozpoznawanie dla tego dostawcy; nie zobowiązujemy się do terminu do poprawki strukturalnej.
Chcesz wiedzieć więcej o wykrywaniu duplikatów? Przeczytaj Jak eConnect rozpoznaje zduplikowane faktury?.
Zobacz zadania konwersji