Za pomocą Autopilota łączysz platformę eConnect z oprogramowaniem księgowym. Otrzymane faktury są automatycznie księgowane lub przekazywane do pakietu oprogramowania, bez konieczności ręcznego wprowadzania. Autopilot obsługuje połączenia z Exact Online, SnelStart, Unit4 i Business Central.

Aplikacja Autopilot ma własną pod-nawigację na pasku bocznym:

• Pulpit nawigacyjny: przegląd liczby pomyślnie i niepomyślnie zaksięgowanych dokumentów.
• Dzienniki dokumentów: log dla każdego zaksięgowanego dokumentu ze statusem i bezpośrednim linkiem do oryginału.
• Autopilot: przegląd wszystkich aktywnych połączeń.
• Nowe połączenie: utwórz nowe połączenie.

Autopilot uczy się na podstawie wcześniejszych księgowań i wykorzystuje tę wiedzę do nowych faktur. Przy każdej fakturze system analizuje dostawcę, kwotę, rodzaj kosztu oraz historyczne wzorce księgowania, aby przygotować kompletną propozycję księgowania: konto księgi głównej, miejsce powstawania kosztów i stawkę VAT. Im więcej faktur przepływa przez połączenie, tym dokładniejsze są propozycje.

Przy wystarczającej pewności faktura jest księgowana automatycznie bez udziału użytkownika. Przy niższej pewności propozycja jest przedstawiana do zatwierdzenia. Próg automatycznego księgowania można konfigurować osobno dla każdego połączenia, dzięki czemu Twoja organizacja sama decyduje, jaki poziom kontroli jest pożądany.

Kontrahenci (dostawcy i odbiorcy) są automatycznie zakładani w oprogramowaniu. Dzięki temu administracja działa w czasie rzeczywistym, również w weekendy i podczas urlopów.

Platforma może automatycznie powiązać wiersze faktury z wierszami zamówienia. Logika dopasowania opiera się na unikalnej cenie jednostkowej, opisie oraz pojedynczym wierszu zamówienia. Informacje o zamówieniu pobierane są przez interfejs lub z archiwum wcześniej wysłanych zamówień. Dopasowanie działa zarówno dla e-faktur, jak i dla plików PDF przetworzonych przez OCR, i zwiększa odsetek przetwarzania całkowicie automatycznego (straight-through).

Dziennik dokumentów to dziennik Autopilota. Dla każdego aktywnego połączenia prowadzony jest dziennik ze statusem każdego zaksięgowanego dokumentu.

Gdy księgowanie się nie powiedzie, możesz wyświetlić komunikat o błędzie i wybrać jedną z dwóch akcji:

• Oznacz jako gotowe: wybierz tę opcję, jeśli dokument nie powinien trafić do oprogramowania (na przykład duplikat faktury lub faktura testowa).
• Wyślij ponownie do ERP: najpierw rozwiąż komunikat o błędzie w pakiecie oprogramowania, a następnie wybierz tę opcję, aby rozpocząć nową próbę księgowania.

Każdy wpis w dzienniku zawiera bezpośredni link do oryginalnego dokumentu w Skrzynce odbiorczej, dzięki czemu możesz szybko sprawdzić, o którą fakturę chodzi.

Etykiety statusu, jakie platforma przypisuje przychodzącej fakturze, różnią się w zależności od typu połączenia. Tylko trasa Autopilot ↔ Unit4 ERPx wyraźnie zwraca Zaksięgowane lub Księgowanie nieudane; pozostałe trasy Autopilota korzystają z Pobrane z różnym znaczeniem zależnie od typu połączenia. Pełne wyjaśnienie i ścieżki diagnostyczne w przypadku rozbieżności między platformą a ERP znajdziesz w Autopilot we własnych integracjach.

Pulpit nawigacyjny Autopilota daje przegląd wszystkich księgowań: ile dokumentów zostało pomyślnie zaksięgowanych, a ile się nie powiodło. W ten sposób od razu widzisz, czy automatyczne przetwarzanie przebiega prawidłowo.

Chcesz skonfigurować połączenie z fakturami? Przejdź do aplikacji Autopilot na platformie i utwórz nowe połączenie.