Con i gruppi è possibile organizzare gli utenti sulla piattaforma eConnect in team logici. Invece di assegnare le attività a singoli collaboratori, si assegnano a un gruppo: il sistema determina chi prende in carico l'attività. I gruppi vengono utilizzati anche per condividere in modo efficiente documenti con più colleghi contemporaneamente.

I gruppi hanno due applicazioni principali:

Assegnazione nel workflow: nel motore di workflow è possibile assegnare le attività a un gruppo invece che a una singola persona. Questo è utile quando più colleghi gestiscono lo stesso tipo di attività, come l'approvazione di fatture o il controllo di note spese. L'attività compare nella panoramica di tutti i membri del gruppo.

Condivisione documenti: durante la condivisione di documenti è possibile selezionare un gruppo come destinatario. Tutti i membri del gruppo ricevono le autorizzazioni configurate (lettura, modifica o accesso completo). Questo evita di dover aggiungere manualmente i singoli utenti.

La piattaforma prevede tre tipi di gruppi, ciascuno con un proprio ambito:

Suggerimento: per la maggior parte delle organizzazioni i gruppi ambiente sono sufficienti. I gruppi partner sono rilevanti solo se si ha un partenariato attivo con un altro ambiente.

Il gruppo è immediatamente disponibile per l'utilizzo nei workflow e per la condivisione di documenti.

Nella panoramica dei gruppi è possibile aggiungere o rimuovere membri in qualsiasi momento. Fare clic sul nome del gruppo per aprire il dettaglio e utilizzare le azioni Aggiungi membro e Rimuovi membro.

Le modifiche alla composizione del gruppo hanno effetto immediato: se si aggiunge un utente a un gruppo utilizzato in un workflow attivo, l'utente riceve immediatamente le attività aperte.

Quando si configura un workflow, è possibile scegliere un gruppo per l'assegnazione delle attività. Sono disponibili due modalità:

• Una persona è sufficiente: non appena un membro del gruppo approva l'attività, il documento prosegue
• Tutti i membri devono agire: il documento prosegue solo quando ogni membro del gruppo ha completato l'azione

Questa impostazione viene configurata nella fase del workflow, non nel gruppo stesso.

I gruppi partner collegano utenti di due ambienti che hanno un partenariato. Questo è utile quando si lavora insieme a un commercialista o intermediario per l'elaborazione delle fatture. La creazione di un gruppo partner richiede:

• Un partenariato attivo tra entrambi gli ambienti
• Almeno il ruolo Utente avanzato o Amministratore

Attenzione: l'eliminazione di un gruppo non influisce sui workflow in corso in cui il gruppo è già stato assegnato. Le attività esistenti rimangono assegnate ai membri del gruppo.

Per sapere come funzionano i workflow, consultare Configurare il workflow e automatizzare il processo di approvazione.