Der Umstieg auf E-Invoicing steht und fällt mit der Mitwirkung Ihrer Lieferanten. WeConnect ist das bewährte Programm von eConnect zur Aktivierung von Lieferanten. Ergebnis: über 90% Adoption innerhalb von 3 Monaten.
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WeConnect kombiniert Technologie mit persönlicher Begleitung. Lieferanten erhalten ein mehrsprachiges Portal mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen, und das eConnect-Team begleitet sie aktiv durch den Registrierungsprozess.
WeConnect folgt einem strukturierten Fünf-Schritte-Ansatz: Analysieren, Beraten, Kommunizieren, Aktivieren und Kontrollieren. Zunächst verarbeitet eConnect die gesamte Lieferantenbasis und vergleicht für jeden Lieferanten die tatsächliche Versandmethode mit der optimalen Methode. Auf dieser Grundlage wird eine maßgeschneiderte Empfehlung ausgearbeitet, einschließlich eines Kommunikationsplans und einer Einschätzung der Erfolgsquote. Lieferanten werden dann über ein mehrsprachiges Portal mit personalisierten Anleitungen pro Softwarepaket eingeladen. eConnect verfügt über Anleitungen für mehr als 200 Softwarepakete, sodass für nahezu jeden Lieferanten ein geeigneter Implementierungsweg verfügbar ist. Lieferanten, die nicht reagieren, werden telefonisch durch den Aktivierungsdesk nachverfolgt. In der Kontrollphase überwacht das Monitoring-System den Fortschritt kontinuierlich und meldet automatisch, wenn ein Lieferant auf PDF-Lieferung zurückfällt.
WeConnect wurde bei Dutzenden von Organisationen eingesetzt und liefert durchweg hohe Adoptionswerte. Typische Ergebnisse sind über 90% Aktivierung der angesprochenen Lieferanten innerhalb von 3 Monaten, ein erheblicher Rückgang des PDF-Rechnungsvolumens und eine messbare Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung.
Das WeConnect-Portal ist in Niederländisch, Englisch, Deutsch und Französisch verfügbar. Lieferanten erhalten Anleitungen in ihrer eigenen Sprache und können den Registrierungsprozess vollständig ohne Sprachbarrieren durchlaufen. Besonders relevant für Organisationen mit internationalen Lieferanten.
Lieferanten ohne eigene Buchhaltungssoftware können direkt über WeConnect ein kostenloses Konto auf dem Rechnungsportal von eConnect erstellen. So kann jeder Lieferant, unabhängig von Größe oder technischem Reifegrad, E-Rechnungen versenden. Das senkt die Hürde erheblich und erklärt die hohen Adoptionswerte.
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Die Aktivierungsrate mit WeConnect übersteigt durchweg 90% innerhalb von 3 Monaten nach Programmstart. Dieses Ergebnis ist die Kombination aus Technologie und persönlicher Begleitung. Das mehrsprachige Portal macht die Registrierung niedrigschwellig, die gezielte Kommunikation räumt Hindernisse aus dem Weg, und das eConnect-Team verfolgt aktiv Lieferanten nach, die noch nicht aktiviert wurden.
Die Erfahrung zeigt, dass der erste Kontakt entscheidend ist: Lieferanten, die eine klare Einladung mit einem Link zu einem einfachen Registrierungsprozess erhalten, reagieren in den meisten Fällen innerhalb einer Woche. Für die verbleibende Gruppe setzt eConnect gezielte Erinnerungen und telefonische Nachverfolgung ein. Der Prozentsatz von über 90% wurde über Dutzende von Projekten bei Organisationen von KMU bis Enterprise gemessen. Eine der stärksten Referenzen ist die Provincie Noord-Brabant, wo WeConnect innerhalb von drei Monaten zu über 90% E-Rechnungen über Peppol führte und die durchschnittliche Zahlungsfrist von 22 auf 8 Tage sank.
Lieferanten ohne eigene Buchhaltungssoftware können direkt über WeConnect ein kostenloses Konto auf dem Rechnungsportal von eConnect erstellen. Das Portal bietet eine vollständige Rechnungsumgebung: Rechnungen erstellen, über Peppol versenden und Status verfolgen. Es entstehen keine Kosten für die Kontoerstellung und es sind keine technischen Kenntnisse erforderlich.
Der Registrierungsprozess dauert weniger als fünfzehn Minuten. Der Lieferant erhält über das WeConnect-Portal Schritt-für-Schritt-Anleitungen in seiner eigenen Sprache, erstellt ein Konto, verifiziert die Organisation und kann sofort die erste Rechnung versenden. Das Rechnungsportal bietet neben der manuellen Erstellung die Möglichkeit, Rechnungsdaten zu importieren, Status zu verfolgen (empfangen, genehmigt, bezahlt) und einen Mini-Katalog von Dienstleistungen zu pflegen. So kann jeder Lieferant, unabhängig von Größe oder technischem Reifegrad, E-Rechnungen versenden und sich sofort in denselben Prozess einreihen wie Lieferanten mit einer Softwareanbindung.
Das Portal ist in Niederländisch, Englisch, Deutsch und Französisch verfügbar. Lieferanten erhalten die Einladung und die Anleitungen in ihrer eigenen Sprache. Der gesamte Registrierungsprozess einschließlich Hilfsinformationen und FAQ ist übersetzt.
Die mehrsprachige Unterstützung ist besonders wertvoll für Organisationen mit internationalen Lieferanten. Ein deutscher Lieferant sieht das Portal auf Deutsch und kann den gesamten Prozess ohne Sprachbarrieren durchlaufen. Ein französischer Lieferant wird von der Einladung bis zur Aktivierung auf Französisch begleitet. Das senkt die Schwelle erheblich und trägt zu den hohen Adoptionswerten bei. Wenn eine bestimmte Sprache nicht verfügbar ist, kann eConnect sie auf Anfrage hinzufügen. Die Sprachwahl wird automatisch anhand des Lieferantenlandes bestimmt, kann aber auch manuell angepasst werden.
Ein typisches WeConnect-Projekt dauert 3 Monate vom Start bis zur Berichterstattung. Die ersten Wochen werden für die Kartierung der Lieferantenbasis und die Priorisierung der Ansprache verwendet. Danach werden Lieferanten in Gruppen eingeladen, wobei die größten Volumina zuerst kommen. Das eConnect-Team überwacht den Fortschritt wöchentlich und sendet gezielte Erinnerungen an Lieferanten, die noch nicht aktiviert wurden.
Nach 3 Monaten erhält Ihre Organisation einen Bericht mit dem Aktivierungsprozentsatz, einer Übersicht der verbleibenden Lieferanten und Empfehlungen für Folgeschritte. Für die verbleibende Gruppe bietet eConnect die Möglichkeit, zusätzliche Kommunikationsrunden zu planen. Die Durchlaufzeit kann bei einer kleineren Lieferantenbasis kürzer oder bei komplexen internationalen Projekten länger sein. Vor dem Projekt beginnt eine Vorprojektphase mit Intake, Analyse und Beratungsbericht, der die Grundlage für die Kampagne bildet.
WeConnect bietet ein Dashboard mit Echtzeit-Fortschrittsberichten zum Onboarding-Projekt. Das Dashboard zeigt die Anzahl der angesprochenen Lieferanten, den Prozentsatz der aktivierten Lieferanten, die Anzahl der ausstehenden Einladungen und die Entwicklung des E-Rechnungsvolumens über die Zeit. Diese KPIs sind sowohl für das Projektteam als auch für das Management sichtbar.
Auf Lieferantenebene sehen Sie pro Lieferant den Status (eingeladen, registriert, erste Rechnung versendet), das geschätzte Rechnungsvolumen und die verwendete Fakturierungsmethode. Das Monitoring-System erkennt auch Rückfälle: Wenn ein Lieferant, der zuvor E-Rechnungen versendet hat, wieder auf PDF-Zustellung zurückfällt, generiert das System automatisch ein Signal. Nach dem Projekt erhält Ihre Organisation einen Abschlussbericht mit dem erreichten Aktivierungsprozentsatz, einer Analyse der verbleibenden Gruppe und konkreten Empfehlungen für Folgeschritte.
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