Strukturiertes Status-Feedback vom Empfänger an den Absender via Peppol. Keine Anrufe oder E-Mails mehr mit der Frage, ob eine Rechnung genehmigt wurde, in Bearbeitung ist oder bezahlt werden soll. eConnect unterstützt dies seit 2015 und ist Mitentwickler des Standards.
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Ohne Invoice Response Message muss ein Lieferant manuell nachfragen, ob eine Rechnung angekommen, geprüft und zur Zahlung freigegeben wurde. Das kostet Zeit, belastet die Geschäftsbeziehung und liefert keinen vorhersehbaren Cashflow. Mit Invoice Response Message erhält der Absender bei jeder Statusänderung automatisch eine strukturierte Benachrichtigung: empfangen, in Bearbeitung, bedingt akzeptiert, genehmigt, bezahlt oder abgelehnt mit Begründung. Invoice Response Messages reisen über denselben Peppol Access Point wie die Rechnung selbst — keine separate Infrastruktur erforderlich.
Rechnung empfangen und lesbar. Der Empfänger bestätigt, dass das Dokument inhaltlich verarbeitbar ist.
Rechnung wird im ERP- oder Genehmigungssystem des Empfängers verarbeitet.
Zusätzliche Informationen vom Lieferanten erforderlich, bevor die Rechnung weiterbearbeitet werden kann.
Rechnung bedingt akzeptiert. Der Empfänger akzeptiert die Rechnung vorbehaltlich zusätzlicher Vereinbarungen oder Korrekturen.
Rechnung abgelehnt (Endstatus). Der Empfänger verweist auf den Grund über einen Clarification Reason-Code.
Rechnung genehmigt und zur Zahlung freigegeben. Zahlung erfolgt zum vereinbarten Termin.
Rechnung vollständig bezahlt (Endstatus). Zahlungsnachweis schließt den Lebenszyklus der Rechnung ab.
Jede Invoice Response Message enthält einen von sieben Status, die den Lebenszyklus einer Rechnung abdecken.
Neben dem Statuscode enthält jede Nachricht optional einen Clarification Reason (warum dieser Status vergeben wurde, z.B. falsche Referenz oder Preisunterschied) und eine Clarification Action (was der Empfänger erwartet, z.B. neue Rechnung oder Gutschrift). Dadurch weiß der Lieferant nicht nur, dass etwas nicht stimmt, sondern auch, was zu tun ist. Das reduziert die Anzahl der Kontaktmomente und beschleunigt die Lösung erheblich.
Inhaltlicher Status der Rechnung, gesendet von der empfangenden Organisation selbst. Optional; einzelne Länder können es verpflichtend machen.
Zustell- und Validierungsstatus der Nachricht, gesendet vom empfangenden Access Point. Standardbestandteil des Peppol-Protokolls.
Für jede Rechnung wissen Sie sowohl ob die Nachricht technisch zugestellt wurde (MLS) als auch wie der Empfänger sie inhaltlich behandelt (Invoice Response).
eConnect bündelt beide Status in einer Statushistorie und einem Webhook-Stream. Der Integrator muss den Unterschied nicht modellieren.
Beide sind Statusnachrichten auf Peppol, arbeiten jedoch auf unterschiedlichen Ebenen.
Bei eConnect ist Invoice Response Message standardmäßig im Dokumentpreis enthalten. Bei vielen Wettbewerbern zählt jede Statusnachricht als separate Transaktion, wodurch eine einzelne Rechnung, die den vollständigen Lebenszyklus durchläuft, schnell das Drei- bis Vierfache des Transaktionspreises kostet. Bei eConnect zahlen Sie nur für das Dokument, unabhängig davon, wie viele Statusnachrichten dabei ausgetauscht werden.
Invoice Response Message (BIS Invoice Response 3.0) ist der Peppol-Prozess, mit dem der Empfänger einer Rechnung einen inhaltlichen Status an den Absender zurückmeldet. Es handelt sich um eine Statusnachricht auf Geschäftsebene, die angibt, wie die Rechnung von der empfangenden Organisation verarbeitet wurde: empfangen, in Bearbeitung, bedingt akzeptiert, genehmigt, abgelehnt oder bezahlt. Die Rückmeldung erfolgt über dasselbe Peppol-Netzwerk wie die Rechnung selbst und ist vollständig strukturiert.
Invoice Response Message ist innerhalb von Peppol optional. Einzelne Länder können es für bestimmte Segmente verpflichtend vorschreiben. Für die meisten B2B-Ströme ist es optional, wird aber zunehmend von großen Organisationen angefordert, um ihre Cashflow-Prognosen zu schärfen.
Um Invoice Responses als Absender empfangen zu können, müssen Sie als Empfänger dieses Dokumenttyps registriert sein. eConnect erledigt dies automatisch in der SMP-Konfiguration: die Funktion invoiceResponse wird auf on gesetzt. Ab diesem Zeitpunkt gehen Statusnachrichten über Ihren Plattform-Posteingang oder über Webhooks auf dem PSB ein. Keine separate Integration erforderlich.
Invoice Response Message ist eine Statusnachricht auf Geschäftsebene: sie kommt von der empfangenden Organisation und betrifft die inhaltliche Verarbeitung der Rechnung. Message Level Status (MLS) ist eine technische Statusnachricht: sie kommt vom empfangenden Access Point und betrifft die Zustellung und Validierung der Nachricht selbst. Beide koexistieren und ergänzen sich. eConnect unterstützt beide und bündelt die Status in einer Übersicht.
Das hängt von den Prozessen der empfangenden Organisation ab. Ein AB (Acknowledge) kommt fast sofort nach dem Empfang. Ein IP (In Process) folgt, sobald die Rechnung in das Genehmigungssystem aufgenommen wurde, in der Regel innerhalb von 24 Stunden. Ein AP (Approved) oder PD (Paid) folgt, wenn der Empfänger die Zahlung autorisiert oder ausführt. eConnect garantiert, dass eingegangene Statusänderungen innerhalb von 3 Tagen nach Eingang mitgeteilt werden; in der Praxis ist das nahezu sofort.
Vereinbaren Sie ein Gespräch darüber, wie Invoice Response Messages Ihre Cashflow-Transparenz und Ihr Forderungsmanagement verbessern.
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