Kenter entwickelte die E-Rechnung nicht als separates IT-Projekt, sondern als Teil einer umfassenderen Wachstumsstrategie in einem sich schnell verändernden Energiemarkt. Aus den ersten Signalen von Regierungskunden im Jahr 2018 wuchs der Ansatz zu einer integrierten Rechnungskette mit AFAS und eConnect. Das Unternehmen kombinierte Standardisierung mit sektorspezifischer Anreicherung, einschliesslich der Energie-Erweiterung mit Messdaten wie EAN-Informationen. Das Ergebnis war in der Praxis sichtbar: In den ersten Monaten des Jahres 2021 vervierfachte sich die Zahl der Kunden, die E-Rechnungen erhielten, im Vergleich zu 2020, waehrend die Rechnungsabteilung wochentlich rund 4.000 Rechnungen verarbeitete.
Der Anlass war klar, die Umsetzung jedoch komplex. Der Vertrieb erhielt Signale von Regierungskunden, dass E-Rechnung eine harte Voraussetzung fuer die zukuenftige Zusammenarbeit wurde, verbunden mit der Beschaffungspraxis. Kenter musste daher schnell festlegen, welche Anforderungen galten, welches Format benoetigt wurde und ueber welches Netzwerk die Kunden empfangen wollten.
Gleichzeitig gab es eine sektorspezifische Herausforderung. Im Energiesektor reicht eine Standard-UBL-Rechnung oft nicht aus, da fuer die korrekte Verarbeitung zusaetzliche Informationen benoetigt werden, wie EAN-bezogene Messdaten. Kenter musste daher nicht nur digital fakturieren, sondern auch sicherstellen, dass der Inhalt der Rechnung den Erwartungen in der Energiekette entspricht.
Darueber hinaus befand sich das Unternehmen mitten in einem Systemwechsel von SAP B1 zu AFAS. Der E-Rechnungsansatz musste daher in eine sich veraendernde ERP-Landschaft passen, ohne dass der operative Rechnungsstellungsprozess zum Erliegen kam.
Auf der Eingangsseite war die Herausforderung eine andere, aber ebenso relevant. Auch Lieferanten mussten aktiviert werden, um E-Rechnungen zu senden. Selbst bei den 25 groessten Lieferanten war die Adoptionsrate begrenzt. Das machte deutlich, dass Technologie allein nicht ausreicht: Kettenadoption erfordert kontinuierliche Kommunikation.
Dazu kam die Marktdynamik. Kenter operiert in einem gesaettigten Messtechnikmarkt und gleichzeitig in einem Wachstumsmarkt rund um Energieversorgung und Ladeloesungen. Gerade in einem solchen Kontext ist die Standardisierung von Rechnungsstroemen wichtig, da verschiedene Geschaeftsbereiche schnell skalieren muessen, ohne zusaetzliche administrative Reibung.
Kenter baute den Ansatz schrittweise auf. In den Jahren 2018 und 2019 lag der erste Fokus auf ausgehender E-Rechnung und der Basis der Energie-E-Rechnung. Das Team arbeitete mit eigener Entwicklungskapazitaet an einer UBL/XML-Struktur mit Energie-Erweiterungen und testete diese mit Kunden. Aus diesen Tests ergab sich, dass eine Lieferung ueber Peppol notwendig war, woraufhin Kenter Anfang 2019 eConnect als Dienstleister waehlte. Im April 2019 folgte die erste ausgehende Energie-E-Rechnung ueber Peppol.
Der naechste Schritt war strategisch: die Entscheidung, E-Rechnung nachhaltig in AFAS zu verankern, dem System, das SAP B1 mittel- bis langfristig ersetzen sollte. Im Jahr 2020 wurde die Konfiguration optimiert, mit dem Ziel, mehr Kunden von PDF oder Post auf E-Rechnung umzustellen und gleichzeitig die verschiedenen Szenarien fuer die Energie-Erweiterung zuverlassig zu machen.
Ein wichtiges Gestaltungsprinzip war, dass der Arbeitsprozess im ERP so wenig wie moeglich veraendert werden musste. Kenter sendet aus AFAS eine regulaere E-Rechnung gemaess Standardfunktionalitaet. Anschliessend reichert eConnect die Rechnung innerhalb der Kette mit der erforderlichen Energie-Erweiterung auf Basis zusaetzlicher Daten aus dem Konnektor an. So entsteht eine gueltige E-Rechnung mit Energiekontext, ohne zusaetzliche manuelle Arbeit im primaeren Sendeprozess.
Diese massgeschneiderte Konfiguration wurde nach einer Testphase im Dezember 2020 implementiert. Damit wurde auch ein zukunftssicherer Vorteil realisiert: Wenn sich Systeme in Zukunft aendern, bleibt die Anreicherungsschicht als separater Mechanismus verfuegbar.
Ab 2021 verlagerte sich der Fokus auf die Ausweitung der Kette. Kenter begann, Lieferanten aktiver fuer eingehende E-Rechnungen anzusprechen und arbeitete gleichzeitig an einer weiteren Optimierung der ausgehenden Fakturierung, des Mahnwesens und der Nachverfolgung.
Die Implementierung wurde auch mit der taeglichen Arbeitspraxis in der Rechnungsabteilung verknuepft. Die Teams erhielten nicht nur eine technische Aenderung, sondern auch einen direkten Einblick in die Versendung und Verarbeitung. Das gab Vertrauen, insbesondere in der ersten Phase nach dem Go-live, in der das Mitverfolgen in der Kette half, schnell zu lernen und anzupassen.
Die Ergebnisse sind auf mehreren Ebenen sichtbar. Am konkretesten ist die Wachstumskurve bei der Kundendoption von E-Rechnungen:
- 2017: 1 Kunde mit E-Rechnung
- 2018: 45 Kunden
- 2019: 89 Kunden
- 2020: 100 Kunden
- 2021: 473 Kunden
Laut Kenter bedeutete dies, dass in den ersten Monaten des Jahres 2021 3 % der Kunden eine E-Rechnung erhielten -- eine Vervierfachung gegenueber dem Gesamtergebnis von 2020.
Ausserdem gab die Rechnungsorganisation an, dass ca. 57 % der versendeten E-Rechnungen in den vorangegangenen 6 Monaten ueber einen Intermediaar beim Endkunden ankamen, teilweise dank besserer Weiterleitung ueber GLN.
Auch operativ war die Wirkung gross. Die Abteilung Fakturierung und Inkasso verarbeitet wochentlich rund 4.000 Rechnungen. Dank der Digitalisierung und der technischen Konfiguration mit AFAS und eConnect konnte dieser Prozess in grossem Massstab mit mehr Kontrolle und weniger Reibung durchgefuehrt werden.
Auf der Qualitaetsseite bot die Energie-Erweiterung einen konsistenten Vorteil. Da Rechnungen mit sektorspezifischen Daten angereichert werden, stimmt die ausgehende Rechnung besser mit den Empfangsprozessen in der Energiekette ueberein. Dies reduziert Nacharbeit und erhoht die Chance auf eine einwandfreie Verarbeitung im ersten Anlauf.
Schliesslich entstand organisatorischer Schwung. Kenter konnte den Ansatz auf andere Geschaeftsbereiche ausdehnen, einschliesslich des internationalen Wachstums, waehrend E-Rechnung als Kernprozess weiterlief.
Neben diesen messbaren Ergebnissen brachte das Projekt auch mehr Vorhersehbarkeit in der Entscheidungsfindung. Durch die Zusammenarbeit mit einem klar definierten Dienstleister, einem integrierten ERP-Projekt und festen Testmomenten konnte Kenter schneller Entscheidungen ueber naechste Verbesserungsschritte treffen -- wie eingehende E-Rechnungen, Mahnwesen-Optimierung und die Ausweitung auf neue Organisationseinheiten.
"In der Praxis bleibt es ein schwieriges Thema, Lieferanten warten nicht immer darauf. Aber wir kommen jedes Mal zum gleichen Schluss: Wir laden Lieferanten weiterhin ein, einfach eine E-Rechnung zu senden." Kelly Vercauteren, Kenter
- Verknuepfen Sie E-Rechnung mit Ihrer ERP-Roadmap: Dann staerkt die Systemmigration Ihre Rechnungskette, anstatt zusaetzliche Komplexitaet zu erzeugen.
- Halten Sie den primaeren Sendeprozess im ERP einfach und regeln Sie sektorspezifische Anreicherung als separaten Kettenschritt.
- Messen Sie die Adoption explizit pro Jahr und pro Kundengruppe, damit der Fortschritt sichtbar und steuerbar wird.
- Beginnen Sie mit der Lieferantenaktivierung bei grossen Versendern, aber akzeptieren Sie, dass die Adoption auch dort oft Zeit braucht.
- Machen Sie E-Rechnung zum normalen Arbeitsprinzip im Finanzbereich: Das beschleunigt die interne Akzeptanz und externe Kommunikation.
- Testen Sie mit Kunden und Lieferanten in produktionsaehnlichen Situationen, bevor Sie in grossem Massstab skalieren, damit technische und prozessuale Details rechtzeitig geschaerft werden.
- Fuer Organisationen in der Energie- und Infrastrukturbranche, die mit sektorspezifischen Rechnungsinformationen arbeiten.
- Fuer AFAS-Umgebungen und hybride ERP-Transitionen, in denen Standardisierung und Massschneiderei zusammenarbeiten muessen.
- Fuer Unternehmen, die ausgehende und eingehende E-Rechnung gleichzeitig skalieren moechten, ohne zusaetzliche manuelle Arbeit in den Kernprozessen.
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