Hybride Rechnungsformate kombinieren ein visuelles PDF mit maschinenlesbarem XML. Wie funktioniert das und welche Formate gibt es?
Eine hybride Rechnung vereint zwei Welten in einer Datei: ein visuelles PDF, das von Menschen gelesen werden kann, und einen maschinenlesbaren XML-Anhang, der automatisiert verarbeitet werden kann. Dies macht hybride Formate besonders geeignet für die Übergangsphase zur vollständigen E-Invoicing, in der noch nicht alle Empfänger automatisiert verarbeiten können.
Eine hybride Rechnung ist technisch gesehen ein PDF/A-3-Dokument. PDF/A-3 ist eine Archivierungsvariante von PDF, die es erlaubt, beliebige Dateien als Anhang einzubetten. Im Falle einer hybriden Rechnung ist dieser Anhang eine strukturierte XML-Datei mit allen Rechnungsdaten.
Der Empfänger kann das Dokument auf zwei Arten verarbeiten:
Visuell. Das PDF öffnen und die Rechnung lesen, drucken oder archivieren, genau wie eine traditionelle PDF-Rechnung.
Automatisiert. Das eingebettete XML auslesen und automatisch im Buchhaltungs- oder ERP-System verarbeiten, ohne OCR oder manuelle Dateneingabe.
Dies unterscheidet hybride Formate sowohl von einem normalen PDF (nur visuell, nicht strukturiert) als auch von einem reinen XML-Format wie UBL oder CII (nur maschinenlesbar, nicht visuell).
Es existieren mehrere hybride Rechnungsformate, jedes mit eigenem Ursprung und eigenen technischen Entscheidungen. Was sie gemeinsam haben, ist das PDF/A-3-Prinzip; worin sie sich unterscheiden, ist das eingebettete XML-Schema.
Factur-X (Frankreich) und ZUGFeRD (Deutschland) sind zwei Namen für dasselbe Format. Das eingebettete XML verwendet das CII-Schema von UN/CEFACT und ist (ab Profil EN 16931) vollständig konform mit der europäischen Norm. Factur-X kennt fünf Profile, die in der Menge der strukturierten Daten variieren, von minimalen Basisdaten bis zu einem vollständig erweiterten Modell.
Factur-X ist das dominierende hybride Format in Europa. In Frankreich ist es eines der sechs Pflichtformate im Rahmen der CTC-Reform. In Deutschland und Österreich ist ZUGFeRD breit eingeführt. Das Format hat zudem eine eigene Peppol DocumentTypeId, sodass es direkt über das Peppol-Netzwerk versendet werden kann.
Mehr erfahren: Factur-X / ZUGFeRD: das hybride Rechnungsformat
ISDOC.PDF ist die tschechische Variante des hybriden Konzepts. Anstelle von CII wird das nationale ISDOC-XML als eingebetteter Anhang verwendet. Das Format ist nicht nativ EN 16931-konform und hat keine eigene Peppol DocumentTypeId. Für den grenzüberschreitenden Einsatz ist eine Konvertierung nach UBL erforderlich.
ISDOC.PDF ist vor allem für den tschechischen und slowakischen Markt relevant, wo es von lokaler Buchhaltungssoftware breit unterstützt wird. International ist es unbekannt; Handelspartner außerhalb dieser Region erwarten UBL oder CII.
Mehr erfahren: ISDOC: der tschechische Standard für E-Invoicing
Hybride Formate lösen ein praktisches Problem. Der Übergang zur vollständig strukturierten E-Invoicing (reines XML) verläuft schrittweise. Nicht jeder Empfänger kann bereits XML verarbeiten, aber gleichzeitig möchten Absender ihren Rechnungsprozess bereits automatisieren.
Eine hybride Rechnung bietet das Beste aus beiden Welten: Der Absender kann vollständig strukturiert fakturieren (das XML enthält alle Daten), während der Empfänger die Rechnung bei Bedarf einfach als PDF lesen kann. Sobald der Empfänger automatisiert verarbeiten kann, sind die Daten sofort verfügbar, ohne Anpassungen auf der Senderseite.
Alle hybriden Formate folgen demselben technischen Aufbau:
┌─────────────────────────────────┐
│ PDF/A-3 Container │
│ ┌───────────────────────────┐ │
│ │ Visuelle PDF-Seiten │ │
│ │ (Rechnungslayout) │ │
│ └───────────────────────────┘ │
│ ┌───────────────────────────┐ │
│ │ XMP-Metadaten │ │
│ │ (beschreibt Anhang) │ │
│ └───────────────────────────┘ │
│ ┌───────────────────────────┐ │
│ │ Eingebettete XML-Datei │ │
│ │ (CII, ISDOC, ...) │ │
│ └───────────────────────────┘ │
└─────────────────────────────────┘
Die drei Schichten sind:
Hybride Formate bringen spezifische Herausforderungen mit sich, die bei reinen XML-Formaten nicht auftreten.
Konsistenz PDF versus XML. Das PDF und das eingebettete XML müssen dieselben Informationen enthalten. In der Praxis können Diskrepanzen entstehen: Ein Betrag im PDF kann vom Betrag im XML abweichen, z. B. durch Rundungsdifferenzen oder Fehler bei der Erzeugung. Die Frage ist dann, welche Quelle maßgeblich ist. Bei automatisierter Verarbeitung ist das immer das XML; bei Streitigkeiten kann die PDF-Version Verwirrung stiften.
Profile und Verarbeitbarkeit. Bei Factur-X/ZUGFeRD bestimmt das Profil, wie viel Information im XML enthalten ist. Die niedrigeren Profile (Minimum, Basic WL) enthalten zu wenig Daten für eine vollständige automatisierte Verarbeitung. Ein Empfänger, der nur das Minimum-Profil erhält, kann das XML nicht nutzen, um die Rechnung vollständig zu verbuchen, und muss dennoch das PDF heranziehen.
Validierung. Neben der XML-Schema-Validierung muss bei hybriden Formaten auch die PDF/A-3-Struktur korrekt sein. Das Einbetten der XML-Datei muss der PDF/A-3-Spezifikation entsprechen, einschließlich korrekter XMP-Metadaten und Beziehungstyp (af:relationship). Dies fügt eine zusätzliche Validierungsebene hinzu.
Interoperabilität bei nationalen Formaten. Formate wie ISDOC.PDF, die ein eigenes nationales XML-Schema verwenden (statt CII oder UBL), sind nicht direkt mit europäischen Handelspartnern austauschbar. Eine Konvertierung ist erforderlich, aber diese Konvertierung erfolgt am eingebetteten XML, nicht am PDF-Container. Nach der Konvertierung ist das Ergebnis typischerweise eine eigenständige UBL-Datei, wobei der hybride Charakter verloren geht.
Dateigröße. Eine hybride Rechnung ist größer als eine eigenständige XML-Datei, da sie sowohl das visuelle PDF als auch das XML enthält. Bei einer einzelnen Rechnung ist das vernachlässigbar, aber bei der Stapelverarbeitung von Tausenden von Rechnungen pro Tag kann der Unterschied relevant sein.
eConnect unterstützt alle gängigen hybriden Rechnungsformate. Empfangene hybride Dokumente werden automatisch über das eingebettete XML verarbeitet, unabhängig davon, ob es sich um Factur-X, ZUGFeRD oder ISDOC.PDF handelt. Das visuelle PDF wird als Anhang aufbewahrt.
Die PSB kann hybride Formate auch zu Peppol BIS Billing V3 und anderen unterstützten Formaten transformieren. Dabei extrahiert die PSB das eingebettete XML, transformiert es in das gewünschte Ausgabeformat und routet das Dokument an den Empfänger. Dies funktioniert auch umgekehrt: Eine UBL-Rechnung kann in ein hybrides Format transformiert werden, wenn der Empfänger dies erwartet.
Besonders bemerkenswert ist, dass die PSB API diese Formate direkt empfangen und verarbeiten kann. Softwareanbieter, die bereits in Factur-X oder ISDOC fakturieren, können ihre bestehenden Dokumente direkt an die API senden, ohne vorher konvertieren zu müssen. Die PSB übernimmt die Transformation automatisch. Dies macht es für Softwarepartner in z. B. Tschechien oder Frankreich besonders einfach, sich über eConnect an das Peppol-Netzwerk anzuschließen.
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