Der SETU-Standard (Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche) ermöglicht den strukturierten, elektronischen Austausch von geleisteten Arbeitsstunden und Spesen für Zeitarbeitskräfte. Seit Juni 2024 sind SETU-Nachrichten im Peppol-Netzwerk verfügbar, sodass Zeitarbeitsfirmen, Entleiher und Subunternehmer Timesheets über dieselbe Infrastruktur austauschen können, die bereits für E-Rechnungen und E-Bestellungen genutzt wird. eConnect unterstützt das SETU-Format als zertifizierter Peppol Access Point.

SETU steht für Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche. Die Stiftung entwickelt und verwaltet Standards für den elektronischen Datenaustausch in der Personal- und Zeitarbeitsbranche. Die Standards beschreiben, wann und welche Informationen im Einstellungsprozess ausgetauscht werden, von der Stellenausschreibung und Auswahl bis zur Stundenerfassung und Rechnungsstellung.

Die SETU-Standards basierten ursprünglich auf HR-XML, einem internationalen XML-Schema für HR-bezogenen Datenaustausch. Mit Version 2.0 wurde der Standard modernisiert und für die internationale Nutzung über das Peppol-Netzwerk vorbereitet.

Der Standard ist ausschließlich für den Zeitarbeitssektor und verwandte Einstellungsprozesse bestimmt. Es handelt sich nicht um einen generischen Standard für Zeiterfassung außerhalb dieses Bereichs.

Die Kernnachricht im SETU-Standard ist die Timecard (auch E-Timecard oder digitales Timesheet genannt). Eine E-Timecard enthält alle Informationen, die benötigt werden, um geleistete Stunden und angefallene Spesen strukturiert vom Entleiher an die Zeitarbeitsfirma zu übermitteln.

Die Stunden werden in der Regel wöchentlich erfasst und eingereicht. Eine genehmigte Timecard bildet dann direkt die Grundlage für die Erstellung der Rechnung.

Der Einstellungsprozess umfasst mehrere Schritte, wobei die Timecard und die Rechnung die letzten sind:

1. Platzierung (Assignment): Die Zeitarbeitskraft wird beim Entleiher eingesetzt.
2. Stundenerfassung: Die Zeitarbeitskraft erfasst täglich die geleisteten Stunden und Spesen.
3. Genehmigung: Der Entleiher prüft und genehmigt die Timecard.
4. Versand: Die genehmigte Timecard wird elektronisch an die Zeitarbeitsfirma gesendet.
5. Rechnungsstellung: Auf Basis der genehmigten Timecard erstellt die Zeitarbeitsfirma automatisch eine Rechnung.

Da Entleiher und Zeitarbeitsfirma mit derselben genehmigten Timecard arbeiten, müssen Stunden nicht erneut eingegeben werden. Dies reduziert Fehler und beschleunigt den Rechnungsprozess erheblich.

Bei der sekundären Entleihung liefert eine Zeitarbeitsfirma Personal einer anderen Partei (des Subunternehmers) an den Entleiher. Der SETU-Standard unterstützt drei Varianten für die Weiterleitung von Timecards in dieser Situation:

Direkte Weiterleitung. Der Entleiher sendet die Timecard an die Zeitarbeitsfirma, die sie unverändert an den Subunternehmer weiterleitet. Dies erfordert zusätzliche Vereinbarungen über Identifikationscodes.

Anpassen und weiterleiten. Die Zeitarbeitsfirma empfängt die Timecard, passt Referenzen, Tarife und Identifikationscodes an die Vereinbarung mit dem Subunternehmer an und leitet die angepasste Version weiter. Dies ist die gängigste Variante.

Gleichzeitiger Versand. Der Entleiher sendet die Timecard gleichzeitig sowohl an die Zeitarbeitsfirma als auch an den Subunternehmer. Auch hier sind zusätzliche Vereinbarungen zur Identifikation erforderlich.

Seit Juni 2024 sind SETU-Nachrichten im Peppol-Netzwerk verfügbar, dank einer Zusammenarbeit zwischen SETU und der niederländischen Peppol-Autorität (NPa). Die folgenden Nachrichtentypen werden unterstützt:

Darüber hinaus gibt es ein SETU-spezifisches Rechnungsformat: SETU Invoice v2.2, das auf NLCIUS aufbaut und zusätzliche Felder für die Zeitarbeitsbranche enthält.

Tipp: Die vollständige Liste der unterstützten DocumentTypeIds für SETU-Nachrichten finden Sie in der Übersicht der DocumentType IDs.

eConnect unterstützt das SETU-Format als Teil der Procurement Service Bus (PSB). Über die PSB können SETU-Nachrichten über das Peppol-Netzwerk gesendet und empfangen werden, mit derselben Zuverlässigkeit und Sicherheit wie E-Rechnungen.

Konkret bedeutet dies:

Timecards senden und empfangen. Organisationen, die über eConnect mit Peppol verbunden sind, können SETU-Timecards mit anderen Peppol-Teilnehmern austauschen. Die PSB validiert die Nachricht, routet sie an den Empfänger und bestätigt die Zustellung.

Von der Timecard zur Rechnung. Eine genehmigte Timecard bildet die Grundlage für die automatische Rechnungsstellung. Die Rechnung kann anschließend ebenfalls über Peppol versendet werden, im NLCIUS-, BIS Billing V3- oder SETU Invoice-Format.

Alle SETU-Nachrichtentypen. Neben der Timecard unterstützt die PSB auch die übrigen SETU-Nachrichten für Platzierungen (Assignment), Personalanfragen (StaffingOrder) und Personaldaten (HumanResource).

Die aktuellen SETU-Nachrichten im Peppol-Netzwerk verwenden Version 1.4, basierend auf dem HR-XML-Schema. Version 2.0 befindet sich in der Entwicklung und führt mehrere wichtige Änderungen ein:

Die wichtigste Änderung in v2.0 ist der Fokus auf Internationalisierung. Neue Felder wie documentId, schemeAgencyId, legalId und taxId orientieren sich an internationalen Standards und Vorschriften. Dadurch wird die Timecard für den Einsatz außerhalb der niederländischen Zeitarbeitsbranche im internationalen Peppol-Netzwerk geeignet.

Achtung: Version 1.4 ist derzeit die aktive Version im Peppol-Netzwerk. Die Migration zu v2.0 wird von SETU mit einem detaillierten Mapping zwischen beiden Versionen begleitet.

SETU-Nachrichten werden im Peppol-Netzwerk mit spezifischen DocumentTypeIds identifiziert:

Eine SETU Timecard v1.4 ist ein XML-Dokument basierend auf dem HR-XML-Schema. Die wichtigsten Elemente sind:

<TimeCard xmlns="http://ns.hr-xml.org/2007-04-15">
    <Id idOwner="StaffingCustomer">
        <IdValue>TC00123456</IdValue>
    </Id>
    <ReportedResource>
        <Person>...</Person>
    </ReportedResource>
    <ReportedTime>
        <PeriodStartDate>2024-01-08</PeriodStartDate>
        <PeriodEndDate>2024-01-12</PeriodEndDate>
        <TimeInterval type="Regular" billable="true">
            <Duration>8.00</Duration>
            <RateOrAmount currency="EUR" type="hourly"
                         multiplier="100">0.00</RateOrAmount>
        </TimeInterval>
        <Allowance type="102B" billable="true">
            <Amount currency="EUR">3.50</Amount>
            <Quantity>5</Quantity>
        </Allowance>
    </ReportedTime>
    <ApprovalInfo>
        <ApprovedDateTime>2024-01-14T09:00:00</ApprovedDateTime>
    </ApprovalInfo>
</TimeCard>

Das TimeInterval-Element enthält die geleisteten Stunden pro Tagesabschnitt, mit dem Typ (Regular, Overtime, Shift), der Dauer und dem Tarif. Das multiplier-Attribut gibt den Zuschlagsprozentsatz an: 100 für reguläre Stunden, 150 für Überstunden und so weiter. Das Allowance-Element erfasst Spesen wie Reisekosten.

SETU bietet Schematron-Validierungsdateien für alle Nachrichtentypen. Die PSB validiert eingehende SETU-Nachrichten automatisch bei Empfang. Nachrichten, die nicht dem Schema entsprechen, werden mit einer klaren Fehlermeldung abgelehnt.

Die vollständigen Spezifikationen, Beispielnachrichten und Validierungsartefakte sind verfügbar unter standard.setu.nl und in Semantic Treehouse.

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