FA_VAT ist das verpflichtende E-Rechnungsformat für das polnische KSeF-System (Krajowy System e-Faktur). Anders als Formate wie NLCIUS oder XRechnung ist FA_VAT keine Variante der europäischen Norm EN 16931, sondern ein eigenständiges XML-Schema, das vom polnischen Finanzministerium entwickelt wurde.

FA_VAT (Faktura VAT) ist die XML-Struktur, die jede Rechnung einhalten muss, um von KSeF akzeptiert zu werden. Das Schema definiert alle Pflicht- und optionalen Felder für polnische Umsatzsteuerrechnungen, einschließlich Korrekturrechnungen und Gut-/Lastschriften.

Das KSeF-System arbeitet als Pre-Clearance-Modell: Jede Rechnung wird zuerst an die Steuerbehörde übermittelt, validiert und mit einer eindeutigen Referenznummer versehen, bevor der Empfänger sie abrufen kann.

econnect-docid::http://crd.gov.pl/wzor/2025/06/25/13775::Faktura##ksef::3.0

Der Ablauf erfolgt in vier Schritten:

1. Der Absender erstellt eine Rechnung im FA_VAT-XML-Format (Schema FA(3)).
2. Die Rechnung wird an KSeF hochgeladen.
3. KSeF validiert die Rechnung und vergibt eine eindeutige Referenznummer.
4. Der Empfänger ruft die Rechnung über KSeF oder über seinen Access Point ab.

Die KSeF-Referenznummer dient als Nachweis, dass die Rechnung bei der Steuerbehörde registriert wurde, und muss im ERP-System des Absenders gespeichert werden.

Tipp: Für Situationen, in denen KSeF vorübergehend nicht erreichbar ist, gibt es einen Offline-Modus. Rechnungen dürfen dann offline erstellt und müssen spätestens am nächsten Werktag hochgeladen werden.

Für grenzüberschreitende Rechnungen (z. B. Deutschland nach Polen) wird Peppol BIS Billing V3 verwendet, nicht FA_VAT.

Die KSeF-Pflicht wird stufenweise eingeführt:

Alle Umsatzsteuerpflichtigen in Polen müssen ab dem 1. Februar 2026 KSeF-Rechnungen empfangen können.

eConnect unterstützt FA_VAT vollständig. Wenn Sie eine Rechnung an einen polnischen Empfänger über KSeF senden, wandelt die PSB Ihre UBL-Rechnung automatisch in FA_VAT-XML (Schema FA(3)) um. Liefern Sie bereits im FA_VAT-Format an, wird die Rechnung direkt weitergeleitet. Nach der Clearance erhalten Sie die KSeF-Referenznummer über den Webhook zurück.

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