E-fakturowanie do holenderskiej administracji publicznej odbywa się przez sieć Peppol i wymaga specyficznej identyfikacji: OIN (numer identyfikacyjny organizacji). Ten artykuł wyjaśnia, jak prawidłowo wysłać fakturę rządową i jakie ustawienia są potrzebne.

OIN (Organisatie-identificatienummer) to unikalny identyfikator holenderskich organizacji rządowych w sieci Peppol. Dotyczy to gmin, prowincji, ministerstw, zarządów wodnych i innych organizacji publicznych.

Termin OINO (OIN-Overheid) jest czasem używany jako synonim. W rejestracji Peppol stosowany jest schemeID 0190 (NL:OINO). Starszy schemeID NL:OIN został usunięty ze standardu; należy zawsze używać NL:OINO (0190).

OIN/OINO zawsze składa się z 20 cyfr, łącznie z zerami wiodącymi. Zazwyczaj zaczyna się od 00000004 i dalszego numeru identyfikacyjnego. Konieczne jest użycie wszystkich 20 cyfr: OIN bez zer wiodących nie jest rozpoznawany w sieci.

Uwaga: jeśli Państwo wprowadzą OIN z apostrofem lub nie uwzględnią wszystkich zer wiodących, może się zdarzyć, że faktura zostanie trasowana wewnętrznie zamiast przez Peppol. Należy zawsze sprawdzić, czy numer zawiera dokładnie 20 cyfr.

OIN organizacji rządowej można znaleźć w rejestrze OIN Logius. Należy wyszukać nazwę organizacji, aby znaleźć odpowiedni numer OIN.

Poniżej kilka często używanych numerów OIN:

Wskazówka: niektóre organizacje rządowe mają wiele numerów OIN, na przykład dla różnych działów lub strumieni finansowych. UWV ma nawet dwa oddzielne OINO dla Dużego i Małego Strumienia. W razie wątpliwości należy sprawdzić u organizacji odbierającej, który OIN należy użyć.

Przed wysłaniem faktur do administracji publicznej należy prawidłowo skonfigurować dwa ustawienia w organizacji eConnect:

1. OrganisatieID: ustawić na numer OIN/OINO odbiorcy
2. Wyślij przez: ustawić również na OIN/OINO

Oba ustawienia muszą być na OIN. Jeśli jedno z nich nie jest prawidłowo skonfigurowane, faktura nie może zostać dostarczona.

Proces jest w dużej mierze taki sam jak wysyłanie zwykłej faktury:

1. Utworzyć fakturę na platformie lub przez integrację oprogramowania.
2. Wyszukać odbiorcę po numerze OIN (schemeID 0190).
3. Sprawdzić, czy OIN ma 20 cyfr, łącznie z zerami wiodącymi.
4. Wysłać fakturę. Zostanie trasowana przez Peppol do Digipoort, a stamtąd do instytucji rządowej odbierającej.

Prowincja Noord-Brabant i Groen Ontwikkelfonds Brabant (GOB) stosują te same zasady fakturowania. Odbiór odbywa się tylko przez Peppol, w NLCIUS. Poczta, e-mail (także PDF) i XML jako załącznik nie są rozpatrywane. Dotyczy to nowych umów od 1 stycznia 2020.

Adres Peppol to NL:OINO:00000001009261606000. Wartość identyfikatora to 00000001009261606000 (dokładnie 20 cyfr). Scheme to 0190. Nie wstawiaj prefiksu 0190: w polu wartości. Ustaw OrganisatieID i Zenden-via oba na OIN/OINO, z tą samą wartością. Numer jest też w tabeli powyżej.

Numer zamówienia jest obowiązkowy, chyba że umówiono inaczej z prowincją. Numer zamówienia zaczyna się od 45. Przepisz go dosłownie ze zlecenia. Bez numeru zamówienia skontaktuj się ze zlecającym albo osobą kontaktową w prowincji. Prowincja nie publikuje obowiązkowego pola na dział albo miejsce kosztów. Wypełnij je tylko wtedy, gdy zleceniodawca o to prosi.

Fonds Nazorg Gesloten Stortplaatsen nie należy do tego adresu Peppol. Faktury dla tego funduszu idą jako PDF e-mailem albo pocztą na adres Fonds Nazorg Gesloten Stortplaatsen Provincie Noord-Brabant, Financiële Administratie, Postbus 90151, 5200 MC 's-Hertogenbosch. Adres e-mail jest w zasadach fakturowania prowincji.

Termin płatności (30 dni od odbioru, o ile nie umówiono inaczej, według ogólnych warunków zakupu prowincji) jest warunkiem prowincji, nie ustaleniem eConnect.

Przy fakturowaniu do rządu centralnego obowiązkowe jest dołączenie IBAN. Reguła walidacji NLCIUS BR-NL-BFR-3 weryfikuje to. Należy upewnić się, że numer konta bankowego jest prawidłowo wypełniony w ustawieniach organizacji przed wysłaniem faktury do administracji publicznej.

Dla fakturowania do holenderskiej administracji publicznej obowiązkowy jest standard NLCIUS (holenderska implementacja Peppol BIS Billing V3). Platforma eConnect automatycznie generuje faktury zgodne z NLCIUS, bez konieczności konfiguracji.

W rzadkich przypadkach może wystąpić problem techniczny w usłudze dostarczania odbiorcy (kod błędu 420 lub AFS400). Oznacza to, że eConnect pomyślnie wysłał fakturę i Digipoort ją odebrał, ale wystąpił błąd w dalszym przetwarzaniu po stronie odbiorcy.

W takim przypadku:

1. Otrzymują Państwo komunikat o błędzie w Skrzynce Nadawczej eConnect.
2. Należy przekazać komunikat o błędzie do Helpdesku e-fakturowania rządowego (helpdesk-efactureren.nl).
3. Helpdesk może zbadać i rozwiązać problem po stronie odbiorcy.

Chcą Państwo wiedzieć, czy organizacja rządowa jest osiągalna przez Peppol? Mogą Państwo wyszukać OIN w rejestrze OIN Logius.