UWV jest jednym z największych odbiorców e-faktur w Holandii i stawia specyficzne wymagania dotyczące treści i struktury faktur. Przez eConnect mogą Państwo wysyłać faktury do UWV przez Peppol, ale ważne jest, aby znać właściwy strumień finansowy, prawidłowy numer OINO i obowiązkowe pola. Ten artykuł wyjaśnia wszystko krok po kroku.

UWV rozróżnia dwa strumienie finansowe, z których każdy ma własny numer OINO i własne wymogi fakturowe:

Uwaga: OINO zawsze ma 20 cyfr, łącznie z zerami wiodącymi. Jeśli Państwo pominą zera, faktura nie zostanie dostarczona.

Przy wystawianiu faktury należy użyć OINO właściwego strumienia finansowego. Jeśli Państwo nie są pewni, do którego strumienia należy faktura, należy zapytać swojego kontaktu w UWV.

Duży Strumień ma najbardziej rozbudowane wymagania. Faktura musi spełniać następujące wymogi:

Obowiązkowe pola na poziomie dokumentu:

• Numer zamówienia zakupowego: numer zamówienia UWV, który Państwo otrzymali. Maksymalnie jeden numer zamówienia na fakturę.
• Ustawowe dane fakturowe: numer KvK, numer VAT i IBAN dostawcy muszą być w pełni wypełnione.
• Dane kontaktowe dostawcy: adres e-mail i numer telefonu muszą znajdować się na fakturze.

Obowiązkowe pola na wiersz faktury:

• Kod produktu (BuyersItemIdentification): każdy wiersz faktury musi zawierać kod produktu, który UWV podał w zamówieniu zakupowym.
• Referencja do wiersza zamówienia: każdy wiersz faktury musi odwoływać się do odpowiedniego wiersza zamówienia.

Wskazówka: kody produktów znajdą Państwo w zamówieniu zakupowym otrzymanym od UWV. Należy je dokładnie przenieść, ponieważ różniące się kody prowadzą do odrzucenia.

Mały Strumień ma nieco inne wymogi:

Obowiązkowe pola na poziomie dokumentu:

• Numer zamówienia zakupowego lub centrum kosztów: należy wypełnić numer zamówienia z zamówienia zakupowego UWV lub centrum kosztów, jeśli numer zamówienia nie jest dostępny.
• Nazwisko osoby kontaktowej UWV: nazwisko osoby kontaktowej w UWV musi znajdować się na fakturze.

Obowiązkowe pola na wiersz faktury:

• Numery wierszy zamówienia: każdy wiersz faktury musi odwoływać się do odpowiedniego wiersza w zamówieniu zakupowym UWV.

Sprawdzenie kwoty całkowitej: kwota całkowita faktury nie może przekraczać kwoty z odpowiedniego zamówienia zakupowego. Wyższa kwota prowadzi do automatycznego odrzucenia.

Jeśli Państwo otrzymają zamówienie zakupowe od UWV przez Peppol, mogą je Państwo na platformie eConnect kilkoma kliknięciami zamienić na fakturę. Nazywa się to Order flip. Platforma automatycznie przenosi dane zamówienia (numer zamówienia, wiersze, kody produktów, kwoty), więc wystarczy sprawdzić i wysłać.

Order flip zapobiega błędom literowym i zapewnia, że faktura natychmiast spełnia wszystkie wymogi UWV, ponieważ obowiązkowe pola są automatycznie przenoszone z zamówienia zakupowego.

Trzeba skorygować fakturę? UWV akceptuje tylko pełne korekty: należy wystawić notę kredytową na pełną kwotę oryginalną, a następnie utworzyć nową fakturę z prawidłową kwotą. Nota kredytowa musi mieć nowy, unikalny numer faktury.

Jeśli faktura nie spełnia wymagań, Państwo otrzymują komunikat o błędzie ze specyficznym kodem błędu UWV.

Wskazówka: otrzymują Państwo kod błędu, którego nie ma na liście? Skontaktuj się z support@econnect.eu, a pomożemy.

UWV017 nie jest zwykłą walidacją pola, ale invoiceCheck: platforma eConnect sprawdza przez służbę InvoiceCheck w systemie UWV, czy podany numer zamówienia jest ważnym, istniejącym numerem zamówienia UWV -- w połączeniu z numerem KvK dostawcy. Jeśli nie zostanie znaleziona ważna kombinacja, pole numeru zamówienia zostaje wyczyszczone i następuje UWV017.

Wymagania dotyczące numeru zamówienia:

• Pole: Invoice/OrderReference/ID (maksymalnie jeden numer zamówienia na fakturę -- wiele numerów zamówienia generuje UWV009).
• Format: AN10 (alfanumeryczny, maksymalnie 10 znaków), z co najmniej 7 cyframi.
• Numer zamówienia musi istnieć w UWV i być powiązany z numerem KvK, z którym Państwo składają.

Rozwiązanie:

1. Sprawdzić numer zamówienia na zamówieniu zakupowym UWV i wpisać go dokładnie w Invoice/OrderReference/ID (format AN10, co najmniej 7 cyfr).
2. Sprawdzić, czy numer KvK na fakturze jest numerem, do którego przypisano zamówienie UWV. Rozbieżność między numerem zamówienia a KvK jest najczęstszą przyczyną UWV017.
3. Najbardziej niezawodną drogą jest Order flip: przekształcić zamówienie zakupowe UWV przesłane przez Peppol w fakturę, wtedy numer zamówienia i powiązanie KvK są automatycznie poprawnie przejmowane.

Uwaga (KG): gdy pole numeru zamówienia zostaje wyczyszczone przez invoiceCheck, widoczny jest tylko UWV017, a nie UWV013 (numer wiersza zamówienia).

UWV014 oznacza, że w jednym lub więcej wierszach faktury brakuje kodu produktu lub nie odpowiada on wymaganemu formatowi. Kod produktu jest obowiązkowy w Dużym Strumieniu (GG) i domyślnie opcjonalny w Małym Strumieniu (KG).

Wymagania dotyczące kodu produktu:

• Pole: Invoice/InvoiceLine[n]/Item/BuyersItemIdentification/ID.
• Format: A2_N4_N3 (2 litery, 4 cyfry, 3 cyfry), lub N4 (4 cyfry), lub N3 (3 cyfry).

Rozwiązanie:

1. Na każdym wierszu faktury umieścić kod produktu z zamówienia zakupowego UWV w Item/BuyersItemIdentification/ID, w formacie A2_N4_N3, N4 lub N3.
2. Jeśli kod produktu nie może być umieszczony w tym polu, eConnect (tylko w przepływie GG) rozpoznaje kod również z innych pól -- pod warunkiem podania prefiksu jak productcode, product lub code (opcjonalnie z UWV, bez rozróżniania wielkości liter).
3. W polach OrderReference/ID, AccountingCost i AccountingCostCode kod produktu bez prefiksu jest rozpoznawany, gdy tylko odpowiada formatowi.
4. Najbardziej niezawodną drogą jest ponownie Order flip, gdzie kody produktów z zamówienia zakupowego są automatycznie przenoszone do wierszy faktury.

1. Zalogować się na platform.econnect.eu i kliknąć Factuur opstellen.
2. Wyszukać UWV jako odbiorcę po numerze OINO właściwego strumienia finansowego.
3. Wypełnić numer zamówienia zakupowego otrzymany od UWV.
4. Dodać wiersze faktury z prawidłowymi kodami produktów i numerami wierszy zamówienia.
5. Sprawdzić, czy numer KvK, numer VAT, IBAN, adres e-mail i numer telefonu są prawidłowo wypełnione.
6. Sprawdzić kwotę całkowitą: nie może przekraczać kwoty zamówienia (przy Małym Strumieniu).
7. Kliknąć Verzenden.

Faktura zostanie dostarczona do UWV przez Peppol. Status można śledzić w Skrzynce Nadawczej.

Chcą Państwo wiedzieć, jak działają e-zamówienia od UWV? Więcej o odbieraniu e-zamówień przez Peppol.