Trzy kluczowe pojęcia platformy eConnect: środowisko, użytkownik i organizacja oraz nawigacja po systemie.
Platforma eConnect opiera się na trzech kluczowych pojęciach: środowisko, użytkownik i organizacja. Zrozumienie ich wzajemnych relacji pozwala efektywnie korzystać z platformy, niezależnie od tego, czy użytkownik pracuje jako freelancer, jako firma z wieloma oddziałami, czy jako biuro rachunkowe zarządzające klientami.
Środowisko to nadrzędna przestrzeń robocza na platformie. Przy tworzeniu konta platforma sprawdza, czy istnieje już środowisko powiązane z domeną adresu e-mail użytkownika. Jeśli tak, nowy użytkownik jest dodawany jako gość do istniejącego środowiska, a administrator otrzymuje powiadomienie. Jeśli dla danej domeny nie istnieje jeszcze środowisko, tworzone jest nowe. W przypadku ogólnych domen (takich jak gmail.com czy hotmail.com) zawsze tworzone jest własne środowisko. W ramach środowiska zarządza się organizacjami, dla których przetwarzane są faktury, użytkownikami mającymi dostęp oraz abonamentem.
Saldo i opcje płatności są dostępne od subskrypcji Basic. Saldo (środki transakcyjne) jest współdzielone przez wszystkie organizacje w ramach środowiska. Nie ma znaczenia, która organizacja wysyła lub odbiera fakturę: koszty są potrącane ze wspólnego salda. Darmowy Invoice Portal umożliwia wysyłanie faktur bez kosztów, ale nie obejmuje salda ani opcji płatności.
Użytkownik to każda osoba posiadająca własne konto na platformie. Każdy użytkownik loguje się za pomocą adresu e-mail i hasła oraz posiada rolę w ramach środowiska: użytkownik podstawowy, użytkownik zaawansowany lub administrator. Rola określa uprawnienia na poziomie środowiska, takie jak zapraszanie innych użytkowników lub tworzenie organizacji.
Ponadto każdy użytkownik posiada uprawnienia na poziomie poszczególnych organizacji. Można być członkiem jednej lub wielu organizacji. Tylko te organizacje, do których użytkownik należy, są widoczne na platformie. Jeśli po zalogowaniu nie widać faktur lub pojawiają się puste ekrany, prawdopodobnie użytkownik nie został jeszcze przypisany do odpowiednich organizacji. Administrator organizacji może to ustawić.
Przy tworzeniu środowiska pierwszy użytkownik automatycznie otrzymuje rolę administratora. Wszyscy użytkownicy dodani później domyślnie otrzymują rolę użytkownika podstawowego. Administrator może zmieniać role w dowolnym momencie.
Organizacja reprezentuje jedną firmę, fundację lub instytucję publiczną, dla której wysyłane lub odbierane są faktury. Przy dodawaniu organizacji platforma automatycznie wyszukuje dane na podstawie numeru rejestrowego lub nazwy firmy. Po aktywacji organizacja zostaje zarejestrowana w sieci Peppol i można od razu przetwarzać faktury.
W jednym środowisku można zarządzać wieloma organizacjami. Jest to przydatne w przypadku holdingu z firmami zależnymi lub biura rachunkowego obsługującego wielu klientów. Każda organizacja posiada własną rejestrację Peppol, własne ustawienia faktur (numeracja, logo, adres e-mail) i własnych członków. W ramach jednej organizacji może być wielu administratorów.
Wizualnie: środowisko → organizacje → użytkownicy. Platforma rozróżnia dwa poziomy administratorów: administrator środowiska (zarządza użytkownikami i abonamentem) oraz administrator organizacji (zarządza członkami i ustawieniami organizacji). Administrator środowiska nie ma automatycznie dostępu do wszystkich organizacji. Każdy członek organizacji widzi wszystkie faktury tej organizacji (przychodzące i wychodzące).
Struktura działa następująco: środowisko zawiera organizacje, a użytkownicy są przypisywani do organizacji. Użytkownik będący członkiem organizacji A widzi wszystkie faktury organizacji A (przychodzące i wychodzące). Użytkownik będący członkiem zarówno A, jak i B widzi faktury obu.
Ten model zapewnia dużą elastyczność. Oto kilka typowych konfiguracji:
Jedna firma, jeden pracownik: jedno środowisko z jedną organizacją. Użytkownik jest jednocześnie administratorem i członkiem, z pełnym dostępem do wszystkiego.
Jedna firma, wielu pracowników: współpracownicy są dodawani jako użytkownicy. Dla każdego z nich określa się, do których organizacji zostanie przypisany i jakie uprawnienia otrzyma. Każdy członek organizacji widzi wszystkie faktury (przychodzące i wychodzące).
Holding z firmami zależnymi: wszystkie organizacje znajdują się w tym samym środowisku. Do każdej organizacji przypisywani są odpowiedzialni pracownicy. Administrator holdingu widzi pełny przegląd.
Biuro rachunkowe z klientami: biuro posiada własne środowisko. Za pomocą modelu autoryzacji środowiska klientów są powiązane z własnym środowiskiem, co pozwala zarządzać fakturami wszystkich klientów z jednego miejsca.
Platforma jest dostępna w wielu językach. Język można zmienić w sekcji Edytuj profil (w prawym górnym rogu menu), wybierając preferowany język wyświetlania. Po zmianie może minąć chwila, zanim wszystkie etykiety zostaną zaktualizowane. W razie wyświetlania niezrozumiałego tekstu należy odświeżyć stronę.
Faktury są automatycznie tłumaczone na podstawie kodu kraju odbiorcy.
Wskazówka: nie trzeba ręcznie ustawiać języka faktury. Platforma automatycznie wybiera odpowiedni język na podstawie kraju odbiorcy.
Wskazówka: przy każdej fakturze widoczna jest ikona (Skan, E-mail, Platforma lub Peppol). Dzięki temu na pierwszy rzut oka można rozpoznać, przez jaki kanał dokument został przetworzony, bez konieczności otwierania szczegółów.
W Skrzynce odbiorczej i Skrzynce nadawczej przy każdym dokumencie widoczna jest ikona wskazująca kanał, przez który faktura została odebrana lub wysłana. Cztery najczęstsze ikony:
Te ikony pomagają szybko rozpoznać sposób przetworzenia dokumentu bez konieczności otwierania szczegółów faktury.
Przy każdym logowaniu platforma wyświetla okno z pytaniem, czy dla danej organizacji mają być odbierane e-faktury. Aktywacja odbioru jest usługą płatną, która wymaga wcześniejszego doładowania salda.
Kliknięcie Włącz aktywuje odbiór dla organizacji. Aby wyłączyć pytanie, należy wybrać Wyłącz wyskakujące okno. Ustawienie odbioru faktur jest zapisywane w szczegółach organizacji, gdzie można je w każdej chwili włączyć lub wyłączyć.
Po włączeniu odbioru organizacja zostaje zarejestrowana w sieci Peppol do odbierania dokumentów. Inne podmioty mogą wówczas wysyłać e-faktury przez Peppol.
Wskazówka: nie ma pewności, czy odbiór jest już aktywny? Należy przejść do szczegółów organizacji i sprawdzić to ustawienie.
Więcej informacji o rolach i uprawnieniach można znaleźć w artykule Uprawnienia i role na platformie.
Zaloguj się do platformy