Voordelen van Peppol
Peppol is een internationaal afsprakenstelsel tussen providers, dat het voor aangesloten organisaties mogelijk maakt elektronische documenten uit te wisselen. In Nederland is het gebruik van Peppol voor e-facturatie niet verplicht. De Rijksoverheid raadt aan om Peppol hiervoor te gebruiken. We hebben een aantal voordelen voor je op een rij gezet.
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is in 2008 opgericht en wordt gebruikt voor het veilig en grensoverschrijdend ontvangen en/of verzenden van o.a. e-facturen en inkooporders tussen bedrijven onderling en Europese Overheden. In Europa zijn er 12 Peppol-autoriteiten die elk verantwoordelijk zijn voor het technische beheer van de Access Points en het toezicht daarop in hun eigen land. De Peppol-autoriteit in Nederland heet de Nederlandse Peppol Autoriteit (NPa)
Peppol in andere landen
NPa is één van de autoriteiten binnen Europa. Buiten Europa vind je nog drie Peppol-autoriteiten: Info-Communications Media Development Authority (IMDA) in Singapore, Ministry of Business Innovation and Employment in Nieuw-Zeeland en The Australian Taxation Office (ATO) in Australië.
Voordelen van Peppol
Het gebruik van Peppol kent velen voordelen. Hieronder worden enkele van deze voordelen uitgelicht.
Veiligheid
Van spookfacturen of dubbele facturen is geen sprake meer. Iedereen die werkt met Peppol wordt in Nederland geïdentificeerd door een uniek kenmerk. In Nederland is dit in de meeste gevallen het KvK-nummer, in België is dit het KBO-nummer.
Internationaal
Het Peppol-netwerk is wereldwijd beschikbaar. Met 37 aangesloten landen en in totaal 15 Peppol autoriteiten, is het hard op weg om de standaard te worden voor het verzenden en ontvangen van financiële procurement berichten, zoals facturen en orders.
Nauwkeurigheid
Facturen worden foutloos ingelezen in de financiële software. Dit bespaart ook nog eens veel tijd bij het handmatig verwerken en controleren van facturen.
Snellere betaling
Facturen komen direct in het financieel softwarepakket terecht van de leverancier. Het is bewezen dat facturen hierdoor sneller worden betaald. Zie ook het boek “Sneller betalen doen we zo” uitgebracht door het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK), in samenwerking met de VNG en het IPO.
Automatische uitbreiding
Door elke organisatie (ontvanger en verzender) die zich aansluit op het netwerk van Peppol wordt het netwerk, waarmee je facturen kunt uitwisselen, automatisch vergroot.
Hogere klanttevredenheid
Alle bovengenoemde voordelen dragen bij aan een hogere “klanttevredenheid”, zowel bij klanten als leveranciers.
Doelgroep Peppol
Aansluiting op het netwerk van Peppol is voor iedere organisatie interessant, ongeacht grootte, branche of specialisatie. Sinds 18 april 2019 is het tevens voor overheden en andere aanbestedingsplichtige organisaties verplicht om e-facturen te ontvangen van al hun leveranciers en is Peppol het preferente aanleverkanaal.
Zie ook dit filmpje.
Er zijn drie vereisten om via het Peppol-netwerk facturen uit te wisselen:
1. Peppol Access Point
Op Peppol werken softwarepartijen en providers van e-facturatie nauw samen om directe uitwisseling van elektronische berichten te realiseren. Om je organisatie aan te sluiten op het Peppol-netwerk is een provider nodig met een Peppol Access Point. Je zou dit kunnen vergelijken met providers voor een netwerk voor mobiele telefonie. Er zijn in Nederland verschillende billing service providers, waaronder eConnect.
2. Peppol ID
Om e-facturen te kunnen ontvangen en verzenden is een Peppol ID nodig. Dit ID wordt bepaald door het eenmalig registreren van je organisatie op Peppol. In Nederland is het KvK-nummer bij registratie het meest gebruikt. Je kunt daarnaast ook kiezen om je btw-nummer of je IBAN-nummer te registreren als Peppol ID. Voor Belgische ondernemingen wordt in de meeste gevallen gekozen voor het KBO-nummer. Het ID wordt gebruikt om de authenticiteit van de organisatie te bepalen.
3. XML-formaten
E-facturen worden opgemaakt in XML-bestandsformaat. In Nederland wordt vaak gebruik gemaakt van Universal Business Language (UBL), een gestandaardiseerd XML-formaat dat bestaat uit voor gedefinieerde velden. Hierdoor kan het door de meeste financiële software eenvoudig worden ingelezen.
Gebruikmaken van Peppol via eConnect
Aansluiting op het Peppol-netwerk is eenvoudig. Maak je gebruik van een financieel softwarepakket, kijk dan of eConnect ook een koppeling heeft met jouw software. Heeft jouw software nog geen koppeling of werk je niet met een financieel pakket, dan kun je alsnog e-factureren door gebruik maken te maken van het gratis factuurportaal van eConnect.