Elektronisch factureren helpt gemeenten en provincies hun leveranciers sneller te betalen
Als ondernemer hoor je binnen dertig dagen betaald te krijgen wanneer je een factuur stuurt aan overheden als gemeenten en provincies. Toch gebeurt dat niet altijd. Dat kan komen doordat hun processen daar nog niet op zijn ingericht, of doordat ambtenaren tegenwoordig veelal thuis werken waardoor facturen langer blijven liggen. Overstappen naar elektronisch factureren kan het proces van factureren naar goedkeuren en betalen aanzienlijk versnellen.
“We zien dat de inkoopprocessen bij veel gemeenten al tien jaar hetzelfde zijn”, zegt Nick Hoek van NCN Capital, dat onder meer gemeenten ondersteunt met het optimaliseren van hun inkoop- en factuurverwerkingsprocessen. “Vaak wordt er eerst een bestelling geplaatst bij een leverancier, die na de levering een factuur stuurt die dan nog langs allerlei goedkeurders gaat voordat hij betaalbaar kan worden gesteld. Dat leidt vaak tot een overschrijding van de betaaltermijn.” Tegenwoordig zijn er allerlei hedendaagse inkoopsystemen die het mogelijk maken om dat proces om te draaien, waardoor de factuur veel sneller na ontvangst kan worden betaald.
Bij de meeste van die digitale inkoopsystemen kunnen medewerkers die iets nodig hebben via een soort interne webshop bestellingen plaatsen bij leveranciers waarmee de gemeente of provincie al inkoopafspraken heeft gemaakt. “Wanneer een ambtenaar in ons digitale systeem een order heeft ingevoerd, kunnen de goedkeurders al hun akkoord geven voordat de bestelling naar de leverancier gaat. Dan hoeft de factuur die hij na zijn levering stuurt niet meer langs het hele goedkeuringstraject en kan deze meteen betaalbaar gesteld worden. Waar je als leverancier wel op moet letten is dat je een factuur stuurt die precies volgens de afspraken is opgesteld, met bijvoorbeeld het juiste inkoopnummer, want anders ontstaat er alsnog vertraging.
Hoewel alle overheden verplicht zijn om elektronische facturen te kunnen verwerken, ontvangen ze in de praktijk nog vaak facturen in de vorm van pdf-bestanden. Hoek: “Als je de factuur als pdf stuurt, gebruik dan een writeable pdf zodat de software de gegevens makkelijk kan lezen. Zo voorkom je dat die alsnog handmatig moeten worden ingevoerd omdat de pdf alleen readable is.” Verder adviseert hij leveranciers om ervoor te zorgen dat ze tevoren weten bij wie ze moeten aankloppen als de betalingen regelmatig te lang duren.
Johan Schaeffer, eConnect
Elektronisch factureren: sneller en veiliger
Nog beter dan pdf’s mailen is om elektronisch te factureren. Dat is niet alleen veel sneller, maar ook veiliger. Pdf’s sturen per e-mail is namelijk erg fraudegevoelig. Een e-factuur is een digitaal bestand (meestal XML) dat je niet via e-mail verstuurt, maar met een digitale verbinding van het ene boekhoudsysteem naar het andere, via een netwerk zoals Peppol, het Europese e-factuurnetwerk waar ook de Nederlandse overheden gebruik van maken. “Die verbindingen worden verzorgd door zogeheten providers”, vertelt Johan Schaeffer van eConnect, een van die providers. “Zij zorgen ervoor dat e-factuurnetwerken zoals Peppol met elkaar worden verbonden, zodat ze e-facturen kunnen uitwisselen. Via een netwerk als Peppol wordt bij het verzenden van facturen de identiteit van de verzender én de ontvanger geverifieerd en de gegevens worden versleuteld uitgewisseld. Dat maakt het veel lastiger om te frauderen.”
Fouten komen dan nauwelijks meer voor, legt Schaeffer uit: “Bij e-factureren wordt op wel een paar honderd rekenregels gevalideerd. Eigenlijk is het niet mogelijk om een e-factuur met fouten te versturen.” Uiteraard blijft het wel belangrijk om correcte gegevens in te vullen, want het gaat ook weer niet zo ver dat het systeem bijvoorbeeld een verkeerd ingevuld ordernummer automatisch corrigeert. “Als je een fout maakt, krijg je nu nog geen melding van wat er verkeerd is, maar wel is er tegenwoordig de optie – e-retour genaamd – om geautomatiseerd statusberichten uit te wisselen over de factuur.”
Vrijwel alle ERP-softwarepakketten bevatten al standaard de mogelijkheid om e-facturen te versturen. “Ondernemers die niet zo’n pakket hebben, kunnen ook gebruikmaken van bijvoorbeeld een gratis online factuurportal”, zegt Schaeffer. Om te kunnen e-factureren moeten wel alle klantgegevens op orde zijn die nodig zijn voor de verificatie. “Als er problemen zijn bij partijen die net beginnen met e-factureren gaat het bijna altijd om het ontbreken van bijvoorbeeld KvK- of BTW-nummers van hun klanten.”
Gemiddelde betaaltermijn van 3,92 dagen
In navolging van de Rijksoverheid gaan ook andere overheden volledig over op e-facturen. “Sinds begin dit jaar zijn we begonnen met het alleen nog maar accepteren van e-facturen, behalve in heel specifieke gevallen”, zegt Eelke Blonk van de provincie Noord-Brabant. “Onze doelstelling om facturen binnen 20 dagen te betalen is over heel 2020 in 93,67% van de gevallen gelukt, met een gemiddelde betaaltermijn van iets meer dan 7 dagen. Sinds begin dit jaar tot nu lukt het ons om 98,22% van alle facturen binnen 20 dagen te betalen, met een gemiddelde betaaltermijn van 3,92 dagen. Dit is volledig veroorzaakt door e-facturen. Deze zijn voor ons veel efficiënter af te handelen dan ‘normale’ facturen, waardoor wij ook sneller kunnen betalen. Wat ons betreft een win-win voor de provincie en de leveranciers van de provincie.”
“E-facturen zorgen voor een snelle verzending. Ze blijven niet een tijd in iemands mailbox hangen of op de stapel liggen, maar komen altijd aan in onze centrale administratie”, vult zijn collega Dirk Booltink aan. De gegevensuitwisseling gaat in realtime, legt hij uit. “Op het moment dat de factuur verzonden is, is hij ook meteen bij ons binnen. In een later stadium gaan we verder uitrollen dat de leverancier ook realtime kan zien wat de status van een factuur is.”
Instructies aan leveranciers
Grote bedrijven zijn hier erg enthousiast over en vragen vaak zelf al of ze mogen e-factureren, vertelt Booltink. “Kleinere bedrijven zonder geavanceerde boekhoudsoftware staan hier minder om te springen en ervaren dit nog als extra administratieve last. Deze bedrijven bieden wij de mogelijkheid te e-factureren via een online tool. Ze betalen eenmalig € 0,30 om te controleren of de identiteit van de bankhouder klopt en om te zien de persoon namens de organisatie mag handelen; veilige verzending is immers één van de grondbeginselen van e-factureren. Daarna kunnen ze al hun facturen via e-facturatie naar ons sturen, maar ook naar andere bedrijven die op Peppol zitten.”
Dat laatste zal van pas komen als straks de wettelijke betaaltermijn van grote aan kleine bedrijven ook maximaal dertig dagen wordt. Om die betaaltermijn haalbaar te maken, valt te verwachten dat diverse grote ondernemingen e-facturen van hun kleinere leveranciers verlangen. Noord-Brabant probeert de drempel te verlagen voor ondernemers die nog moeten overstappen naar e-factureren. Booltink: “We hebben instructies per mail naar leveranciers gestuurd en er is een webpagina met uitleg. Bovendien hebben we een e-facturatieconsultant beschikbaar die leveranciers op weg helpt als ze moeilijkheden ervaren met het indienen van een e-factuur.”
Naast diverse kleine bedrijven blijven er ook gemeenten die elektronisch factureren nog niet helemaal hebben omarmd. “Vaak komt dat door gebrek aan kennis over hoe ze het moeten aanpakken”, zegt Johan Schaeffer van eConnect. “Ik heb wel gezien dat gemeenten weliswaar e-facturen kunnen ontvangen, maar dat dan alsnog op de traditionele manier verwerken.” De organisaties die Schaeffer heeft bijgestaan in het digitaliseren van hun processen zien vooral voordelen, zoals de tijdwinst, toegenomen veiligheid en kostenbesparingen.
Gemeenten en GIBIT
“Omdat zo goed als alle ERP- en boekhoudpakketten – mogelijk optioneel - oplossingen voor e-factureren hebben, zou gesteld kunnen worden dat de overgrote meerderheid van gemeenten elektronische facturen kan ontvangen”, zegt woordvoerder Ruud Koerts van de Vereniging Nederlandse Gemeenten, “maar in hoeverre daadwerkelijk van deze mogelijkheid gebruikgemaakt wordt is ons niet bekend.
Koerts wijst erop dat leveranciers die volgens de Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) leveren sinds 2016 verplicht zijn om facturen elektronisch te verzenden. In de Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen bij de GIBIT is beschreven welke eisen worden gesteld. “Gemeenten kunnen aanvullende eisen stellen”, zegt Koerts. “Deze kwaliteitsnormen gelden alleen voor overeenkomsten waarop de GIBIT van toepassing is verklaard; het zal dan met name gaan om overeenkomsten met een ICT-component. Voor zover ons bekend zijn er vooralsnog geen actuele plannen om elektronisch factureren binnen het gemeentelijk domein te verplichten.”