E-retour berichten via Peppol
E-retourberichten (Invoice Response) via Peppol zijn technisch (sinds 2015) onderdeel van de dienstverlening van eConnect. Met e-retourberichten krijg je als verzender automatisch bericht van een gewijzigde factuurstatus bij de ontvanger van de factuur. Deze doorontwikkeling is een groot voordeel ten opzichte van het versturen van facturen per e-mail.
De Nederlandse Overheid heeft onderzoeksbureau GBNED opdracht gegeven om e-retourberichten in samenwerking met een kopgroep van Service Providers en Softwarepakketten in Nederland te testen. Dit in navolging van onze zuiderburen van de Vlaamse Overheid, waar de Business Level Response (BLR) in het Mercuriusportaal het hoogst gewaardeerd werd door gebruikers. Invoice Response (IR) is de opvolger van BLR en eConnect neemt natuurlijk deel aan de kopgroep om e-retourberichten tussen partijen uit te wisselen.
Achtergrond
Het Peppol-netwerk wordt gebruikt voor het veilig en grensoverschrijdend ontvangen en/of verzenden van o.a. e-facturen en inkooporders tussen bedrijven onderling en Europese Overheden. Het versturen van een e-factuur via Peppol is technisch mogelijk in steeds meer standaard financiële softwarepakketten en ERP software. Toch is het verzenden van pdf-facturen nog steeds het meest gangbaar, ongeveer 75% van alle facturen wordt nog op deze manier verstuurd. De voordelen van e-facturatie via Peppol zijn wel bekend, maar toch neemt e-facturatie nog geen vlucht. De nadelen van het versturen van een pdf per e-mail kent ook iedereen. Het opnieuw per e-mail versturen van pdf-facturen die “niet zijn ontvangen” is een behoorlijke verborgen kostenpost. Het kan natuurlijk zijn dat deze dan in een spam-filter is tegengehouden of het wordt als excuus gebruikt om de factuur later dan de afgesproken betalingstermijn te voldoen. Dat kan beter! Het is met Peppol technisch mogelijk om procuratie statussen zoals bijvoorbeeld “goedgekeurd” en “afgekeurd” machine-2-machine uit te wisselen. De technische naam is Peppol BIS - Invoice - response 3.0 (IR), wij noemen het vanaf nu e-retour. E-retourberichten gaan alleen van de afnemer naar de leverancier. Schematisch ziet dat er dan zo uit (Bron: GBNED)
Welke e-retourstatussen zijn er?
De status van de factuur wordt automatisch gewijzigd in het business-proces van de ontvanger van de factuur (de afnemer). Een factuur kan altijd maar één status hebben dus elk Invoice Response bericht kan maar één e-retourbericht bevatten. De statuswijziging in het proces moet binnen 3 dagen na aanpassing worden doorgegeven aan de leverancier. Onderstaande statussen zijn in volgorde van het proces opgenomen in de e-retour berichten:
AB Acknowledged De afnemer laat weten dat de factuur technisch door hem is ontvangen en kan worden verwerkt in zijn procuratie-proces.
IP In process De factuur wordt verwerkt in het ERP of in de financiële software van de afnemer.
UQ Under query De verwerking van de factuur is tijdelijk gestopt omdat er onduidelijkheden zijn.
CA Conditionally accepted De factuur is voorwaardelijk geaccepteerd. Het kan zijn dat er nog verwezen moet worden naar een order of bestelling.
RE Rejected (Final status) Deze status wordt gebruikt als de afnemer de factuur niet verder verwerkt en afwijst. Dat betekent niet dat de transactie waar de factuur betrekking op had niet heeft plaatsgevonden. Het kan zijn dat de factuur niet conform levering was.
AP Accepted (approved) De factuur is goedgekeurd voor betaling. Dit is de laatste status voordat de factuur wordt betaald.
PD Paid (Final status)
Met dit bericht geeft de afnemer de definitieve betaalstatus aan de factuur. Hiermee kun je als leverancier controleren of het bedrag ook daadwerkelijk is ontvangen.
Voor sommige statussen (zoals UQ, CA en RE) is het verplicht om ook een reden aan te geven waarom deze status aan de factuur is toegekend. Ook deze statussen hebben een eigen code en worden dus automatisch doorgegeven.
Voordelen van e-retour
- Leverancier kan eerder actie ondernemen als de factuur wordt betwist bij de afnemer.
- Leverancier kan bij een status “goedgekeurd” (AP) of “betaald” (PD) de cashflow van de organisatie sneller up-to-date brengen.
- Leverancier kan statussen geautomatiseerd aanpassen in het ERP, dit scheelt handmatige aanpassingen.
- E-retour berichten structureren de feedback loop van afnemer naar leverancier en zorgen zo voor een betere relatie.
Conclusie
De Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) heeft e-retour via Peppol als een heel belangrijk punt aangemerkt en de Nederlandse overheid zal dit met hun eigen accespoint zeker gaan ondersteunen. Hierdoor krijg je , als je een e-factuur naar de overheid stuurt, direct inzicht in de status en weet je ook als er een dispuut is, bijvoorbeeld “afgekeurd wegens het ontbreken van een ordernummer”. Je hoeft dus niet meer te bellen of e-mailen als je factuur niet betaald wordt. Je kunt je dispuut direct oplossen en krijgt dus per saldo eerder betaald. Met e-retour in het achterhoofd, wordt het voor verzenders van facturen (leveranciers) steeds logischer om af te stappen van het versturen van facturen per e-mail en over te stappen op Peppol. Naast veiligheid en snelheid komt er nu een mooie feature bij die de meerwaarde geeft aan de debiteurenpositie of helpt bij het up to date hebben van je liquiditeitspositie.
eConnect is koploper e-facturatie in Nederland en onderstreept dat door deelname aan dit initiatief. Ons voorstel is om e-retourberichten tussen Peppol Serviceproviders verplicht te maken. Als de techniek standaard beschikbaar is, wordt e-retour een echte accelerator voor e-facturatie via Peppol. Voor leverancier én afnemer.