'Als de overheid duidelijk is over e-factureren, volgt de markt vanzelf'
Johan Schaeffer klimt naar eigen zeggen regelmatig op de zeepkist om over de onmiskenbare voordelen van e-factureren te vertellen. Als oprichter van Billing Service Provider eConnect helpt hij bedrijven, overheden en andere organisaties met e-factureren. De algemene acceptatie daarvan zou weleens snel kunnen gaan als de overheid meer duidelijkheid schept, is zijn overtuiging.
"De voordelen van e-facturatie zijn evident", aldus Schaeffer. "Zestig jaar geleden hadden we er al systemen voor, nog voordat we internet hadden. Het is eigenlijk heel bijzonder dat we een factuur maken met de computer om er vervolgens een pdf van te maken. Die pdf is in het systeem van de ontvanger namelijk niet meer bruikbaar. Dus die gaat hem overtypen of met software herkennen, wat zeker niet efficiënt of helemaal foutloos is. We versturen allerlei soorten gegevens tussen computers heen en weer, alleen bij facturen gebruiken we de pdf als onhandige tussenstap. De vraag is: hoe doorbreek je dat?"
Peppol klaar voor massaal gebruik
Op dit moment is het wereldwijde Peppol-netwerk de standaard voor het versturen van e-facturen aan het worden, aldus Schaeffer. Dat biedt kansen. Vergeleken bij e-mail - de meest gebruikte verzendmethode voor pdf-facturen - biedt Peppol duidelijke voordelen: statusberichten over de ontvangst en verwerking van een factuur bijvoorbeeld. Peppol biedt ook een betrouwbare manier om de ontvanger van een factuur op te zoeken, zelfs als je niet al diens gegevens hebt. Bovendien is de beveiliging veel beter. "Het heeft even geduurd, maar Peppol is nu klaar voor massaal gebruik", zegt Schaeffer.
Trage adoptie e-facturatie
Ondanks de voordelen die e-factureren biedt - snellere verwerking, minder fouten, kortere betaaltermijn - neemt het gebruik maar langzaam toe. Mogelijk heeft een papieren of pdf-factuur een soort tastbare waarde, die er niet is als je een factuur elektronisch vanuit je administratie verstuurt, denkt Schaeffer. "Natuurlijk kan het soms wat moeite kosten om over te stappen op e-factureren. Je hebt enige kennis nodig om het te begrijpen en bij wat grotere bedrijven is soms een aparte implementatie nodig. Als leveranciers van boekhoudsoftware e-factureren niet aanbieden aan hun klanten, kunnen die er niet gemakkelijk van profiteren. De voordelen zijn echter heel groot."
Adoptie versnellen met Peppolfirst
Een manier om de overgang naar e-factureren te versnellen is Peppolfirst. Het houdt in dat software die is aangesloten op Peppol automatisch detecteert of de ontvanger van een factuur een Peppolaansluiting heeft. Als dat zo is, wordt automatisch een e-factuur aangemaakt. "Dit is een optie die Peppol biedt, maar die helaas nog weinig gebruikt wordt", vertelt Schaeffer. "Het is een hele mooie manier om een soepele overgang naar e-factureren te creëren, zonder dat je zelf handmatig factuuradressen of verzendmethodes hoeft aan te passen. Misschien kan een kopgroep van bedrijven eens laten zien dat dit werkt, net als de Kopgroep e-retour dat voor Peppol-statusberichten heeft gedaan."
E-factureren verplicht stellen?
"Ik heb nog nooit een ondernemer gesproken die e-factureren geen goed idee vindt. De vraag is alleen: wie begint?", aldus Schaeffer. "Hierin kan de overheid een beslissende rol spelen. Je ziet nu dat e-factureren in sommige landen verplicht wordt gesteld, niet alleen voor facturen van bedrijven aan de overheid, maar ook tussen bedrijven onderling. Dat geeft de adoptie het beslissende duwtje dat we nodig hebben, schat ik in. De aankondiging is vaak al voldoende, net zoals nieuwe auto's vanaf 2035 uitsluitend nog elektrisch mogen zijn. Als de overheid op zo'n manier duidelijkheid schept, weet de markt waar hij aan toe is. Vervolgens gaat het lopen."
Netwerken naast Peppol
"In Nederland krijgen we gek genoeg nog niet echt de handen op elkaar voor e-factureren uitsluitend via Peppol. Sterker nog: de overheid geeft subsidies voor de ontwikkeling van alternatieve netwerken. Doordat de overheid geen duidelijke keuze maakt, gaan ondernemers in sommige branches nu hun eigen standaard ontwerpen. Een voorbeeld daarvan is het Smart Connected Supplier Network (SCSN) voor de maakindustrie. De consequentie van meerdere netwerken is wel dat het duurder wordt, want voor de serviceproviders is het complex om ze allemaal te verbinden. Ik denk dat we daarover zeker in gesprek moeten, één netwerk voor het versturen van e-factureren en andere soorten financiële documenten zou echt efficiënter zijn."
Wat serviceproviders doen
"De kerntaak van een serviceprovider bij e-factureren is zorgen dat factuurgegevens gevalideerd worden en via een beveiligde verbinding worden verstuurd naar de serviceprovider van de ontvanger", vertelt Schaeffer. "Daarbij gelden allerlei eisen voor de kwaliteit en de zekerheid van de aflevering. De Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) houdt daar toezicht op. Serviceproviders zorgen er daarnaast met aanvullende dienstverlening ook voor dat e-facturen met verschillende standaarden bruikbaar zijn op het netwerk. Vergelijk het met mobiele telefonie: je provider zorgt ervoor dat je altijd verbinding krijgt, of je nou met een oude Nokia belt via wifi, of met de nieuwste smartphone via 5G."
Aanvullende dienstverlening
Serviceproviders bieden naast hun basisdienstverlening allerlei aanvullende diensten op het gebied van workflow, administratieve verwerking en archivering. Behalve de inrichting van een e-facturenstroom, bieden ze ook oplossingen voor het verwerken van facturen die niet elektronisch zijn. Als het nodig is, kan een serviceprovider je behalve op Peppol bovendien aansluiten op andere e-factuurnetwerken. "Het mooie aan Peppol is dat je als verzender en ontvanger niet afhankelijk bent van één provider", licht Schaeffer toe. "De providers zijn gedwongen samen te werken in het Peppol-netwerk en de overheid doet zelf geen uitvoering, maar de markt doet dat. Daardoor krijg je in principe de beste prijs."