Feedback di stato strutturato dal destinatario al mittente tramite Peppol. Niente più telefonate o e-mail per sapere se una fattura è stata approvata, è in elaborazione o verrà pagata. eConnect lo supporta dal 2015 ed è co-sviluppatore dello standard.
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Senza Invoice Response Message, un fornitore deve seguire manualmente se una fattura è arrivata, è stata esaminata ed è stata approvata per il pagamento. Questo richiede tempo, mette a dura prova il rapporto commerciale e non produce un flusso di cassa prevedibile. Con Invoice Response Message, il mittente riceve automaticamente una notifica strutturata ad ogni cambio di stato: ricevuta, in elaborazione, accettata condizionalmente, approvata, pagata o rifiutata con una motivazione. I messaggi Invoice Response viaggiano tramite lo stesso Peppol Access Point della fattura — non è necessaria alcuna infrastruttura separata.
Fattura ricevuta e leggibile. Il destinatario conferma che il documento è elaborabile dal punto di vista del contenuto.
La fattura è in elaborazione nel sistema ERP o di approvazione del destinatario.
Sono necessarie informazioni aggiuntive dal fornitore prima che la fattura possa essere ulteriormente elaborata.
Fattura accettata condizionalmente. Il destinatario accetta la fattura subordinatamente ad accordi o correzioni aggiuntivi.
Fattura rifiutata (stato finale). Il destinatario fa riferimento al motivo tramite un codice Clarification Reason.
Fattura approvata e autorizzata al pagamento. Il pagamento segue nei termini concordati.
Fattura interamente pagata (stato finale). La prova di pagamento chiude il ciclo di vita della fattura.
Ogni Invoice Response Message contiene uno dei sette stati che coprono il ciclo di vita di una fattura.
Oltre al codice di stato, ogni messaggio contiene opzionalmente un Clarification Reason (perché è stato assegnato questo stato, ad esempio riferimento errato o differenza di prezzo) e una Clarification Action (cosa si aspetta il destinatario, ad esempio una nuova fattura o una nota di credito). In questo modo il fornitore sa non solo che c'è un problema, ma anche cosa deve essere fatto. Questo riduce il numero di contatti e accelera notevolmente la risoluzione.
Stato del contenuto della fattura, inviato dalla stessa organizzazione ricevente. Facoltativo; i singoli paesi possono renderlo obbligatorio.
Stato di consegna e validazione del messaggio, inviato dall'Access Point ricevente. Parte standard del protocollo Peppol.
Per ogni fattura si sa sia se il messaggio è stato consegnato tecnicamente (MLS), sia come il destinatario lo gestisce dal punto di vista del contenuto (Invoice Response).
eConnect combina entrambi gli stati in un unico storico di stato e un unico flusso webhook. L'integratore non ha bisogno di modellare la differenza.
Entrambi sono messaggi di stato su Peppol, ma operano a livelli diversi.
Con eConnect, Invoice Response Message è incluso come standard nel prezzo del documento. Con molti concorrenti, ogni messaggio di stato conta come una transazione separata, quindi una singola fattura che percorre l'intero ciclo di vita può costare facilmente da tre a quattro volte il prezzo della transazione. Con eConnect si paga solo per il documento, indipendentemente dal numero di messaggi di stato scambiati.
Invoice Response Message (BIS Invoice Response 3.0) è il processo Peppol con cui il destinatario di una fattura invia al mittente uno stato a livello di contenuto. Si tratta di un messaggio di stato a livello commerciale che indica come la fattura è stata elaborata dall'organizzazione ricevente: ricevuta, in elaborazione, accettata condizionalmente, approvata, rifiutata o pagata. Il feedback viaggia tramite la stessa rete Peppol della fattura ed è completamente strutturato.
Invoice Response Message è facoltativo all'interno di Peppol. I singoli paesi possono renderlo obbligatorio per segmenti specifici. Per la maggior parte dei flussi B2B è facoltativo, ma è sempre più richiesto da grandi organizzazioni per affinare le loro previsioni di flusso di cassa.
Per poter ricevere Invoice Responses come mittente, è necessario essere registrati come destinatari di questo tipo di documento. eConnect gestisce questo automaticamente nella configurazione SMP: la capacità invoiceResponse viene impostata su on. Da quel momento, i messaggi di stato arrivano tramite la casella di posta della piattaforma o tramite webhook sul PSB. Non è necessaria alcuna integrazione separata.
Invoice Response Message è un messaggio di stato a livello commerciale: proviene dall'organizzazione ricevente e riguarda l'elaborazione del contenuto della fattura. Message Level Status (MLS) è un messaggio di stato tecnico: proviene dall'Access Point ricevente e riguarda la consegna e la validazione del messaggio stesso. Entrambi coesistono e si completano a vicenda. eConnect supporta entrambi e combina gli stati in un'unica panoramica.
Dipende dai processi dell'organizzazione ricevente. Un AB (Acknowledge) arriva quasi immediatamente dopo la ricezione. Un IP (In Process) segue quando la fattura viene inserita nel sistema di approvazione, solitamente entro 24 ore. Un AP (Approved) o PD (Paid) segue quando il destinatario autorizza o esegue il pagamento. eConnect garantisce che i cambiamenti di stato ricevuti vengano comunicati entro 3 giorni dalla ricezione; in pratica, ciò avviene quasi immediatamente.
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