Une commune doit pouvoir recevoir des factures électroniques sans bouleverser son paysage applicatif. Depuis le 18 avril 2019, cette obligation s'applique aux administrations, alors que la chaîne financière, la gestion documentaire et l'archivage sont souvent déjà en place.
À la commune de Nimègue, le Procurement Service Bus d'eConnect a été relié par API à l'Enterprise Service Bus propre. Deux jours après la mise en œuvre, la première facture électronique était arrivée. Elle passe ensuite par le système documentaire Corsa et Invoice Matching vers Unit4 Financials.
Sophie Groenen, gestionnaire fonctionnelle senior, a indiqué que plusieurs parties ont été examinées. La fonctionnalité seule n'a pas décidé. La commune voulait une solution agile, simple à raccorder à son ESB, et une collaboration réactive.
Dans la même période, un projet intense autour d'Unit4 Financials était en cours, car la version existante arrivait en fin de support. La facturation électronique devait rester légère pour l'équipe.
"Grâce à l'expérience d'eConnect avec Unit4 Financials, la mise en œuvre s'est très bien passée. En deux jours, nous avions déjà notre première facture électronique."
Sophie Groenen, gestionnaire fonctionnelle senior, commune de Nimègue
Les factures électroniques arrivent via le PSB sur l'ESB propre, puis dans Corsa pour l'archivage, et ensuite dans Unit4 Financials via Invoice Matching. Aucun nouveau processus de bout en bout n'était nécessaire.
La commune a indiqué aux fournisseurs qu'elle était joignable sur Peppol, via des messages, le site web et les conditions de livraison. Le ton était informatif. L'envoi sortant n'était pas encore actif, car ce n'était pas disponible dans Unit4 Financials à ce moment-là.
La plupart des factures entrantes arrivent encore en PDF, une partie par courrier, et une plus petite part en facture électronique. La part électronique était d'environ 8 à 10 pour cent, sur environ 30 000 à 35 000 factures par an.
- Première facture électronique dans les deux jours, PSB via API sur l'ESB propre.
- Ensuite Corsa et Invoice Matching vers Unit4 Financials.
- Environ 30 000 à 35 000 factures par an ; part électronique d'environ 8 à 10 pour cent.
Vous travaillez dans une commune avec un ESB propre et Unit4 Financials ? Planifiez une réunion de présentation.