Routage automatique des factures vers la bonne administration sur la base du nom et de l'adresse.
Vous travaillez avec plusieurs administrations au sein de votre organisation ? Avec la détection d'administration, eConnect route les factures entrantes automatiquement vers la bonne administration. Vous pouvez ainsi utiliser une seule adresse e-mail pour toutes vos administrations au lieu de gérer une adresse distincte par administration.
Le système identifie sur la base du nom et de l'adresse sur la facture vers quelle administration la facture doit être routée. Condition : les administrations possibles sont connues d'eConnect à l'avance. La plateforme sait alors quels noms et adresses correspondent à quelle administration.
Pour les organisations aux structures complexes (par exemple les gestionnaires immobiliers avec plusieurs bâtiments), vous pouvez définir des alias par administration. Un alias est un nom alternatif pouvant figurer sur la facture et que le système associe à la bonne administration.
Exemple : un gestionnaire immobilier a une administration par immeuble. Le fournisseur adresse la facture à « Immeuble de bureaux De Toren ». Via un alias, la plateforme sait que cela correspond au numéro d'administration 4523 et route la facture en conséquence.
Les blocs d'administration (CustomerParty) dans l'écran IDR sont remplis à partir d'une BuyerGroup. Une BuyerGroup est créée par le support eConnect au niveau du compte. La plateforme collecte les données de toutes les organisations du compte et les envoie vers la BuyerGroup dans l'IDR. Si un groupe IDR est gris ou incomplet, vérifiez que les données d'organisation sur la plateforme sont complètes (rue, code postal, ville, pays). En cas de données incomplètes, la solution consiste à supprimer la BuyerGroup et à la recréer afin que les informations mises à jour soient transmises à l'IDR.
Si le système ne peut pas déterminer avec certitude à quelle administration appartient une facture, la facture n'est pas routée automatiquement mais envoyée en tâche intermédiaire vers l'équipe Quality Control. Elle détermine manuellement la bonne administration.
Vous configurez la détection d'administration via l'Email Receiver avec l'option « Conversion pour plusieurs organisations ».
Vous souhaitez activer la détection d'administration ? Configurez un expéditeur de confiance avec l'option pour plusieurs organisations.
Si le système ne peut pas déterminer avec certitude à quelle administration appartient une facture, elle est transmise à l'équipe Quality Control pour attribution manuelle. En cas d'attribution structurellement incorrecte, vous pouvez définir des alias afin que les noms alternatifs soient correctement associés à la bonne administration.
Oui, la détection d'administration est disponible avec l'abonnement Professional ou supérieur. Vous configurez la fonctionnalité via l'Email Receiver avec l'option « Conversion pour plusieurs organisations ». Cette fonctionnalité n'est pas disponible avec l'abonnement Scan & Reconnaissance de base.
Oui, la détection d'administration fonctionne aussi bien pour les e-factures (XML) que pour les factures PDF traitées via l'IDR. Le système identifie sur la base du nom et de l'adresse sur la facture vers quelle administration la diriger.
Vous souhaitez configurer la détection d'administration ? Configurez un expéditeur de confiance avec l'option pour plusieurs organisations.
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