Comment eConnect reconnaît et bloque les factures en double, et comment passer outre un document bloqué si nécessaire.
La plateforme détecte automatiquement lorsque la même facture arrive plus d'une fois, même si elle a été envoyée via différents canaux. La première facture est traitée ; les exemplaires suivants sont retenus comme doublons. Cela vous évite de comptabiliser deux fois la même facture.
La plateforme compare trois attributs pour déterminer si une facture est un doublon :
Si les trois correspondent à une facture déjà reçue, le document est marqué comme doublon et n'est pas transmis à votre logiciel comptable.
La détection des doublons fonctionne sur tous les canaux. Si la même facture arrive à la fois via Peppol et par e-mail en PDF, la plateforme le reconnaît comme un doublon. La première version est traitée ; la suivante est bloquée.
Ceci est particulièrement pertinent pour les organisations qui reçoivent des factures via plusieurs canaux. Un fournisseur qui envoie une facture à la fois par e-mail et via Peppol ne provoque pas de double comptabilisation.
Il arrive qu'un document marqué comme doublon soit en fait un original. Cela peut se produire si deux factures différentes partagent par hasard le même numéro, ou si vous souhaitez délibérément retraiter la même facture.
Dans la plateforme, vous pouvez passer outre un doublon bloqué en marquant le document comme « Marquer comme original ». La facture est alors traitée comme s'il s'agissait d'un nouveau document.
Un doublon peut passer inaperçu si le numéro de facture est reconnu différemment lors de la deuxième soumission. Cela peut se produire si la facture arrive via un autre canal avec un format ou une qualité de scan différente, amenant l'OCR à interpréter légèrement différemment le numéro de facture. Il s'agit d'une limitation inhérente à la reconnaissance sur les documents PDF.
Conseil : vous recevez régulièrement des notifications de doublon ? Vérifiez si votre fournisseur n'envoie pas la facture simultanément via plusieurs canaux (par exemple à la fois par e-mail et via Peppol). Convenez d'un canal unique pour la transmission des factures.
Vous souhaitez en savoir plus sur le traitement des factures ? Consultez Tâche de conversion : le processus de bout en bout.
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