Avec les groupes, vous organisez les utilisateurs de la plateforme eConnect en équipes logiques. Au lieu d'attribuer des tâches à des collaborateurs individuels, vous les attribuez à un groupe : le système détermine alors qui prend en charge la tâche. Les groupes sont également utilisés pour partager efficacement des documents avec plusieurs collègues à la fois.

Les groupes ont deux utilisations principales :

Attribution dans le workflow : dans le moteur de workflow, vous pouvez attribuer des tâches à un groupe plutôt qu'à une seule personne. C'est pratique lorsque plusieurs collègues traitent le même type de tâches, comme l'approbation de factures ou le contrôle des notes de frais. La tâche apparaît dans l'aperçu de tous les membres du groupe.

Partage de documents : lors du partage de documents, vous pouvez sélectionner un groupe comme destinataire. Tous les membres du groupe reçoivent alors les droits configurés (lecture, modification ou accès complet). Cela vous évite d'ajouter manuellement chaque utilisateur.

La plateforme propose trois types de groupes, chacun avec sa propre portée :

Conseil : pour la plupart des organisations, les groupes d'environnement suffisent. Les groupes partenaires ne sont pertinents que si vous avez un partenariat actif avec un autre environnement.

Le groupe est immédiatement disponible pour une utilisation dans les workflows et lors du partage de documents.

Dans l'aperçu des groupes, vous pouvez à tout moment ajouter ou supprimer des membres. Cliquez sur le nom du groupe pour ouvrir les détails et utilisez les actions Ajouter un membre et Supprimer un membre.

Les modifications de l'adhésion prennent effet immédiatement : si vous ajoutez un utilisateur à un groupe utilisé dans un workflow actif, cet utilisateur reçoit immédiatement les tâches en cours.

Lorsque vous configurez un workflow, vous pouvez choisir un groupe pour l'attribution des tâches. Deux modes existent :

• Une seule personne suffit : dès qu'un membre du groupe approuve la tâche, le document progresse
• Tous les membres doivent agir : le document ne progresse que lorsque chaque membre du groupe a agi

Cela se configure au niveau de l'étape du workflow, pas au niveau du groupe.

Les groupes partenaires connectent des utilisateurs de deux environnements ayant un partenariat. C'est utile lorsque vous travaillez avec un comptable ou un intermédiaire sur le traitement de factures. La création d'un groupe partenaire nécessite :

• Un partenariat actif entre les deux environnements
• Au minimum le rôle Utilisateur avancé ou Administrateur

Vous souhaitez savoir comment fonctionnent les workflows ? Consultez Configurer un workflow.

• Configurer un workflow, automatiser le processus d'approbation
• Tâches sur la plateforme
• Partager des documents avec collègues et partenaires
• Droits et rôles sur la plateforme
• Le partenariat expliqué