Cada factura en la plataforma eConnect tiene un estado que indica en qué punto del proceso se encuentra el documento. Los estados difieren entre facturas entrantes (compra) y salientes (venta).

Los estados "Pendiente de aprobación", "Aprobada", "Aprobada para pago" y "Rechazada" se utilizan cuando se ha configurado un flujo de aprobación. Sin workflow, la factura llega directamente con el estado "Recibida" y puede marcarla manualmente como pagada. Los estados "Pago iniciado" y "Cobro realizado" aparecen en procesos de pago y cobro automatizados.

Un cambio de estado en la Bandeja de entrada (por ejemplo a Descargada, o en lenguaje coloquial "mark as done" / finalizada) solo modifica la etiqueta de estado. El documento permanece disponible. Las facturas en la Bandeja de entrada no se pueden eliminar.

¿Ha marcado por accidente una factura como finalizada o Descargada sin descargarla? Haga lo siguiente:

1. Vaya a la Bandeja de entrada en platform.econnect.eu.
2. Busque por número de factura (ajuste el filtro de estado a Descargada o Todas si es necesario).
3. Abra la factura y descárguela de nuevo como PDF y/o XML desde la pantalla de detalle.

Consulte también Cambiar el estado de una factura de compra.

A través de Peppol, la factura siempre llega como UBL/XML estructurado. Un PDF solo está presente si:

1. el proveedor incrustó un PDF en el UBL (AdditionalDocumentReference / EmbeddedDocumentBinaryObject), o lo envió por separado; o
2. la cuenta receptora tiene activada la generación de PDF a partir de XML (plataforma heredada, a nivel de cuenta; modos: Cuando no está presente / Siempre / Nunca). Consulte Generar PDF y fusión de PDF.

PSB: la generación de PDF bajo demanda a partir de UBL aún no es estándar; solo se devuelve un PDF incrustado. Un UBL sin PDF incrustado significa que no hay PDF a través de la PSB.

Solo XML sin un PDF procesado es normal cuando el proveedor no incluyó un PDF y la generación no produjo ninguno. Eso no es un error de recepción.

Vista de factura frente a adjunto (plataforma): un PDF incrustado solo cuenta como el PDF de la factura en la vista de factura del panel cuando cac:AdditionalDocumentReference contiene el valor de detección exacto:

• cbc:DocumentDescription = CommercialInvoice (camelCase, sin espacio), o
• DocumentType = PrimaryImage

El texto "Commercial Invoice" significa lo mismo, pero la detección de la plataforma sigue exclusivamente el literal exacto anterior. Sin esa etiqueta, la plataforma trata el PDF como un adjunto normal; con la generación de PDF establecida en Cuando no está presente/Siempre, la plataforma aún puede crear un PDF de eConnect a partir del XML (a menudo primero la portada en lugar del PDF original del proveedor). Consulte Estructura de una factura UBL.

Autoverificación en la Bandeja de entrada (platform.econnect.eu):

1. Abra la Bandeja de entrada, busque por número de factura o proveedor.
2. Vista de detalle/factura: si allí se muestra un PDF, está disponible (enviado/incrustado o generado).
3. Adjuntos: PDFs adicionales o especificaciones del proveedor.
4. Descargar XML mediante la opción de descarga de la factura, busque AdditionalDocumentReference + DocumentDescription / DocumentType. Consulte Descargar factura XML.
5. ¿Falta CommercialInvoice / PrimaryImage? Es un mensaje para el proveedor (eConnect no reescribe el XML): pídale que incruste el PDF de la factura con DocumentDescription CommercialInvoice en el UBL.

Variantes de búsqueda: omitir portada en facturas, PDF eConnect primero, PDF original primero, etiqueta CommercialInvoice, DocumentDescription ausente, PrimaryImage, PDF incrustado como adjunto, contactar proveedor por etiqueta PDF.

Consulte también: PDF vía Peppol (ruta de emisor e incrustación).

Los estados "Pendiente de aprobación", "Pagada" y "Rechazada" en las facturas salientes son establecidos por la parte receptora, no por usted como emisor. Cuando ambas partes utilizan la plataforma eConnect, los cambios de estado se intercambian automáticamente. En envíos a través de Peppol, el destinatario puede devolver un mensaje de estado mediante la Invoice Response Message.

Cuando tanto el emisor como el receptor utilizan la plataforma eConnect, los cambios de estado se comparten en tiempo real. Si el receptor aprueba una factura o la marca como pagada, lo verá reflejado directamente en su Bandeja de salida. Esto también funciona a la inversa: si marca una factura de compra como pagada, el emisor puede ver ese estado en su propio sistema.

Para facturas enviadas a través de Peppol a un destinatario en otro proveedor de servicios, el intercambio de estados depende de la compatibilidad con Invoice Response Messages de la parte receptora.

La plataforma verifica automáticamente la existencia de duplicados. Cuando llega una factura que ya fue recibida anteriormente (incluso si llegó por otro canal), la nueva factura se marca como "Duplicada". La factura original conserva su estado.

Una factura marcada como duplicada no se reenvía automáticamente al software contable. ¿Se ha marcado incorrectamente? Puede marcar la factura como "Original" a través del menú (tres puntos), tras lo cual será procesada normalmente. Más información en ¿Cómo se detecta una factura duplicada?.

En el panel de control puede ver un resumen visual de los estados de sus facturas. Las facturas en verde están completamente procesadas; las facturas en naranja han sido recibidas pero aún no se han procesado por completo. Un número elevado de facturas en naranja puede deberse a duplicados rechazados intencionalmente; este es un comportamiento normal, no un error.

¿Desea modificar manualmente el estado de una factura de compra? Consulte Cambiar el estado de una factura de compra.