Dónde encontrar sus facturas de venta enviadas, cómo hacer seguimiento del estado de entrega y configurar confirmaciones.
Todas las facturas que ha enviado a través de la plataforma eConnect se encuentran en la Bandeja de salida. Allí puede ver por cada factura el estado, el destinatario, el importe y el método de entrega.
Abra la Bandeja de salida desde el menú principal. Verá un listado cronológico de todas sus facturas enviadas, con la información más relevante de un vistazo: número de factura, destinatario, importe, fecha y estado.
Utilice la barra de búsqueda para localizar rápidamente una factura específica. Puede buscar por número de factura, nombre del destinatario o importe. Con las opciones de filtrado puede refinar aún más el listado, por ejemplo por periodo, estado u organización.
Cada factura enviada tiene un estado que indica en qué punto se encuentra del proceso de entrega:
Los estados "Pendiente de aprobación", "Pagada" y "Rechazada" son establecidos por la parte receptora. Cuando ambas partes utilizan la plataforma eConnect, estos estados se intercambian automáticamente. En envíos a través de Peppol, el destinatario puede devolver un mensaje de estado (Invoice Response Message).
El siguiente diagrama muestra las posibles transiciones de estado de una factura enviada.
El estado Recibida en la Bandeja de salida significa que eConnect ha recibido una confirmación de entrega de la parte receptora. Esta es la prueba de que la factura se ha entregado correctamente.
La rapidez con que aparece este estado depende del destinatario:
En la pantalla de facturas de venta encontrará por cada factura un diagrama Track & Trace que visualiza la ruta completa de la factura: desde la creación hasta la entrega, incluyendo posibles actualizaciones de estado del destinatario.
Algunos destinatarios admiten el Invoice Response Message (IRM), un estándar Peppol mediante el cual el destinatario puede comunicar el estado de su factura. Los siguientes estados son posibles:
No todos los destinatarios admiten Invoice Response. Si un destinatario no devuelve un mensaje de estado, el estado permanece en "Recibida" tras una entrega correcta.
Si envía facturas a través del Email Receiver, puede configurar por remitente de confianza si desea recibir una confirmación de entrega por correo electrónico. Esta confirmación se envía a la dirección de correo de contacto del remitente en cuestión. Puede activar o desactivar esta opción en el remitente de confianza, mediante la opción Notificación de recepción por correo electrónico.
¿Trabaja frecuentemente con la misma configuración de filtros? Guárdela como una vista. También puede compartir vistas con compañeros para que todos trabajen con el mismo listado. Desde cualquier vista puede exportar los resultados como archivo CSV (máximo 20.000 registros). Más información en Filtros y vistas: crear y compartir.
Haga clic en una factura para abrir todos los detalles. Verá los datos de la factura, las líneas, los adjuntos y el historial completo de entrega. Desde esta pantalla también puede descargar la factura como PDF o archivo XML, o reenviar la factura.
Sí, la Bandeja de salida ofrece las mismas opciones de filtro que la Bandeja de entrada. Puede filtrar por estado, periodo, organización y otros criterios. Con la barra de búsqueda busca por número de factura, destinatario o importe.
Sí, abra la factura en la Bandeja de salida. En los detalles de la factura encontrará el historial completo de entrega, incluido el canal (Peppol, correo electrónico, plataforma) y el estado de entrega. Es útil si un destinatario indica que una factura no ha llegado.
Abra la factura en la Bandeja de salida y haga clic en Descargar. Puede elegir entre PDF (representación visual) y XML (datos estructurados de e-factura). El archivo XML también puede usarse como plantilla para una nueva factura.
Las facturas enviadas están siempre en la Bandeja de salida, no en la Bandeja de entrada. Busque por número de documento, número de factura o fecha. Si el estado es procesada correctamente, la factura se ha procesado y se encuentra en la Bandeja de salida. La causa más frecuente cuando una factura parece "no visible" es buscar en la carpeta incorrecta (Bandeja de entrada en lugar de salida) o usar filtros demasiado estrechos. En una factura de venta desde AFAS Profit se trata siempre de esta dirección saliente: busque en la Bandeja de salida, no en la de entrada. Consulte Solución de problemas ERP: AFAS para el diagnóstico paso a paso.
¿Busca facturas recibidas? Las encontrará en la Bandeja de entrada.
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