Dónde encontrar las facturas recibidas en la plataforma eConnect: Bandeja de entrada y filtros.
Todas las facturas que recibe a través de Peppol, correo electrónico o la plataforma eConnect llegan a su Bandeja de entrada. Allí puede consultarlas, filtrarlas y reenviarlas a su software contable.
Abra la Bandeja de entrada desde el menú principal. Verá un listado de todas las facturas de compra recibidas, ordenadas por fecha. Para cada factura puede ver de un vistazo la información más relevante: remitente, número de factura, importe, fecha y estado.
Utilice la barra de búsqueda en la parte superior para localizar rápidamente una factura específica. Puede buscar por número de factura, remitente, importe u otras características. Con las opciones de filtrado puede refinar aún más el listado, por ejemplo por periodo, estado u organización.
Haga clic en una factura para abrir todos los detalles. Verá los datos de la factura, las líneas y los posibles adjuntos. Desde esta pantalla también puede descargar la factura como PDF o como archivo XML.
La vista PDF muestra la factura tal como la diseñó el remitente o, si la factura llegó como factura electrónica, una presentación generada por la plataforma a partir de los datos XML. El archivo XML contiene los datos estructurados de la factura electrónica que su software contable puede importar.
Cada factura recibida tiene un estado que indica en qué punto se encuentra del proceso:
Puede modificar manualmente el estado de una factura desde la página de detalle. Si ambas partes utilizan la plataforma eConnect, los cambios de estado se intercambian automáticamente: el remitente puede ver en tiempo real que la factura ha sido aprobada o pagada.
Si tiene configurada una integración de software, las facturas recibidas se reenvían automáticamente a su software contable. Esto sucede en segundo plano sin que necesite hacer nada. Por lo general, una factura es visible en su software contable en un plazo de 4 horas.
Si una factura no se ha entregado correctamente a su software, puede reenviarla al software manualmente. Hágalo desde los detalles de la factura con la opción "Reenviar al software". Esto funciona tanto para facturas de compra como de venta.
Atención: las facturas marcadas como "Duplicada" deben marcarse primero como "Original" antes de poder reenviarlas al software.
La plataforma verifica automáticamente si hay facturas duplicadas. Para cada factura recibida se comprueba la combinación de proveedor, fecha de factura y número de factura. Si una factura ya fue recibida anteriormente (incluso si llegó por otro canal, por ejemplo primero como XML y después como PDF), el duplicado se marca automáticamente.
Para facturas electrónicas auténticas (XML), la detección de duplicados es 100 % fiable. Para facturas PDF, la detección mejora continuamente, pero en casos excepcionales puede no detectarse automáticamente un duplicado. Recibirá una notificación por correo electrónico cuando se detecte una factura duplicada.
¿Trabaja frecuentemente con la misma configuración de filtros? Guárdela como una vista. También puede compartir vistas con compañeros para que todos trabajen con el mismo listado. Desde cualquier vista puede exportar los resultados como archivo CSV (máximo 20.000 registros).
¿Desea recibir una notificación automática con cada nueva factura? Configure las notificaciones.
Consultar las facturas recibidas
Solicite al proveedor (o a su Access Point) el returnedMessageId. eConnect genera este identificador en el momento en que un documento es aceptado o rechazado mediante AS4; tiene el formato GUID@econnect.eu (ejemplo: 088762a2-2446-4077-a9b3-d20959b2565c@econnect.eu). Con este identificador, el soporte puede localizar el documento y hacer seguimiento de su procesamiento.
Las dos causas más frecuentes de errores en la recepción AS4 son:
Si el soporte no puede localizar el documento mediante el returnedMessageId, el caso se escala a Tech Support.
No. Solo ha cambiado la etiqueta de estado; los documentos en la Bandeja de entrada no se pueden eliminar. Busque por número de factura, ajuste el filtro de estado a Descargada o Todas, abra la factura y descárguela de nuevo como PDF y/o XML. Consulte Estados de las facturas.
Este es un mecanismo distinto de la detección de duplicados anterior. En facturas PDF, eConnect reconoce el número de factura a partir de facturas ya procesadas del mismo proveedor: cuantas más facturas se hayan procesado y más coherente sea el diseño, más fiable será el reconocimiento. ¿El número mostrado difiere del de la PDF, está truncado, o la IDR toma otro campo (por ejemplo un número de pedido/PO o el número de registro mercantil del proveedor en lugar del número de factura real)? Infórmelo a soporte con el número de factura y la factura correspondiente. Ajustaremos el reconocimiento para este proveedor para que las facturas futuras se procesen correctamente.
¿Una factura está marcada como duplicada siendo un documento nuevo (por ejemplo una nota de crédito cuyo número de pedido se reconoció como número de factura)? Es un mecanismo aparte; véase ¿Cómo se reconoce una factura duplicada?.