Cómo detecta eConnect las facturas duplicadas y qué hacer si una marca es incorrecta.
La plataforma eConnect comprueba por defecto de forma automática las facturas duplicadas. Este comportamiento se puede desactivar a petición. En cada factura entrante se comprueba si la misma factura ya se recibió antes, también si llegó por otro canal. Así evitas contabilizar o pagar la misma factura dos veces.
La detección de duplicados se produce en varios momentos del proceso:
En las facturas electrónicas reales (XML) la detección de duplicados es fiable al 100%, porque el número de factura y todos los datos se comparan de forma exacta.
En las facturas PDF la detección depende del reconocimiento del IDR (Intelligent Document Recogniser). En casi todos los casos los duplicados se reconocen bien. Queda un pequeño margen en facturas con un diseño atípico o si el OCR lee el número de factura de forma ligeramente distinta.
El control del paso 5 (en el paquete ERP) es una comprobación aparte de tu software contable, independiente de la detección de la plataforma. La plataforma solo marca una factura como duplicado si coinciden exactamente proveedor, fecha de factura y número de factura a la vez. Tu software contable también puede rechazar una factura solo por proveedor y número de factura, aunque la fecha difiera. Eso no es un duplicado de la plataforma. Consulta Resolución de problemas ERP para mensajes propios del paquete, como [U4BadRequest]: Invoice number already exists en Unit4 ERPx.
Una factura reconocida como duplicado recibe el estado "Duplicada" en la bandeja de entrada. No se reenvía automáticamente a tu software contable. Recibes un aviso por correo cuando se detecta una factura duplicada.
La factura original conserva su estado y se procesa con normalidad.
En casos excepcionales una factura puede marcarse por error como duplicada. Puede ocurrir si dos facturas distintas coinciden por casualidad en proveedor, fecha y número, o si el OCR lee un número de factura de forma ligeramente distinta.
Un patrón conocido: el reconocimiento lee un campo de cabecera recurrente del PDF, como un código postal, en lugar del número de factura real. Si ese número incorrecto aparece en varias facturas del mismo proveedor, la plataforma las marca correctamente según la clave, pero de forma indebida en cuanto al contenido. Ocurre, entre otros, en facturas de Alemania, donde a veces se lee un código postal (PLZ) como número de factura.
Para liberar una factura marcada por error:
La factura se procesa y, si tienes una conexión de software, se envía a tu software contable.
La conversión de PDF elimina siempre todos los espacios del número de factura. El XML del proveedor (Peppol o una carga XML) conserva el número de factura tal como se envió, espacios incluidos.
El control de la plataforma coincide de forma exacta en proveedor, fecha de factura y número de factura. Solo una diferencia de espacio entre la conversión PDF y el XML del proveedor produce dos originales. No es un duplicado ni una incidencia.
El XML manda. Si la conversión PDF difiere del XML, envía solo el XML. Un nombre de archivo distinto se corrige en el remitente.
¿Quieres saber más sobre los estados de tus facturas? Lee Estados de las facturas.
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