La plataforma eConnect verifica automáticamente si hay facturas duplicadas. Para cada factura entrante se comprueba si la misma factura ya fue recibida anteriormente, incluso si llegó por otro canal. Así se evita contabilizar o pagar la misma factura dos veces.

La detección de duplicados se realiza en varios momentos del proceso:

1. Al recibir: la plataforma verifica si una factura electrónica (XML) ya fue entregada electrónicamente con anterioridad.
2. Al procesarse: verificación de la combinación de proveedor, fecha de factura y número de factura.
3. En la conversión de PDF: verificación adicional por parte del partner de conversión que transforma el PDF en factura electrónica.
4. Cross-channel: detección cuando la misma factura llega tanto como XML como PDF, independientemente del canal.
5. En el software ERP: verificación de proveedor y número de factura al descargar al software contable.
6. Al pagar: última verificación en la aprobación de pagos.

Para facturas electrónicas auténticas (XML), la detección de duplicados es 100 % fiable, ya que el número de factura y todos los datos se comparan de forma exacta.

Para facturas PDF, la detección depende del reconocimiento por la IDR (Intelligent Document Recogniser). En la gran mayoría de los casos los duplicados se detectan correctamente, pero existe un pequeño margen residual en facturas con un formato atípico o cuando el OCR lee el número de factura de forma ligeramente diferente.

Una factura identificada como duplicado recibe el estado "Duplicada" en la Bandeja de entrada. La factura no se reenvía automáticamente al software contable. Recibirá una notificación por correo electrónico cuando se detecte una factura duplicada.

La factura original conserva su estado y se procesa normalmente.

En casos excepcionales, una factura puede marcarse incorrectamente como duplicada. Esto puede suceder si dos facturas diferentes coinciden por casualidad en la combinación de proveedor, fecha y número, o si el OCR lee un número de factura de forma ligeramente distinta.

Un patrón conocido en este caso: el reconocimiento lee un campo de encabezado recurrente en el PDF, como un código postal, en lugar del número de factura real. Si ese número incorrecto aparece en varias facturas del mismo proveedor, la plataforma las marca correctamente según la clave, pero de forma incorrecta en cuanto al contenido como duplicado. Esto ocurre, entre otros casos, con facturas procedentes de Alemania, donde a veces se lee un código postal (PLZ) como número de factura.

Para liberar una factura marcada incorrectamente:

1. Abra la factura en la Bandeja de entrada.
2. Haga clic en el menú (tres puntos).
3. Seleccione "Marcar como original".

La factura se procesará normalmente y, si tiene una integración de software, se reenviará a su software contable.

¿Quiere saber más sobre los estados de sus facturas? Consulte Estados de las facturas.