El Email Receiver (también conocido como Remitente de confianza) es una función de la plataforma eConnect que te permite recibir y procesar facturas por correo electrónico, como parte de Scan & Reconocimiento. Configuras una dirección de correo o un dominio de confianza, y las facturas enviadas desde esa dirección se procesan automáticamente.

Muchos paquetes de software usan el Email Receiver como método principal de conexión con eConnect. La plataforma genera una dirección de correo única por organización. Tu software envía las facturas como adjunto a esa dirección y la plataforma las procesa según el tipo de documento configurado.

Al crear un Email Receiver, la plataforma genera una dirección de correo única. Compartes esta dirección con tu proveedor de software o la introduces en tu paquete. En cuanto tu software envía una factura como adjunto a esa dirección, la plataforma procesa la factura automáticamente. Las facturas XML se procesan directamente; las facturas PDF se convierten al formato de e-factura (UBL) mediante conversión IDR.

El procesamiento depende del tipo de documento que hayas configurado: factura borrador, factura de venta o factura de compra.

Al crear un Email Receiver, eliges un tipo de documento. Esto determina cómo se procesa la factura recibida.

La factura se prepara como borrador en la plataforma. Puedes revisar la factura y luego enviarla manualmente al destinatario a través de Peppol. Si activas la opción de envío automático de XML (auto-send), las facturas XML válidas se envían automáticamente sin intervención manual.

La factura va directamente al archivo para el procesamiento administrativo. Esto es adecuado cuando la factura ya es definitiva y no necesita más revisión antes del archivado.

La factura se entrega como factura de compra al destinatario. Si la factura ya se proporciona como UBL, se omite la conversión. En el caso de facturas PDF, se realiza la conversión IDR al formato de e-factura.

Navegación para nuevos clientes: tras el registro llegas a la vista de gestión de entorno/cuenta. El Email Receiver no es visible allí de forma directa. En el menú haz clic en Apps → Receptor de email (Email Receiver) para abrir el resumen. En Todo verás la dirección de correo del receptor creada automáticamente para tu organización.

1. Inicia sesión en platform.econnect.eu.
2. Ve a la app Email Receiver (en Apps del menú izquierdo).
3. Haz clic en Nuevo remitente (el botón naranja con el icono de más).
4. Configura los siguientes campos:
   • Organización: selecciona la organización para la que quieres procesar facturas.
   • Tipo de factura: elige Factura borrador, Factura de venta o Factura de compra.
   • Tipo de lista blanca: introduce la dirección de correo o el dominio del remitente autorizado a enviar. Por Email Receiver solo se puede poner en lista blanca un dominio o una dirección de correo.
   • Dirección de correo de contacto: la dirección a la que se envían las notificaciones de rechazo.
5. Haz clic en Guardar. La plataforma genera una dirección de correo única para esta conexión.
6. Activa el remitente de confianza. Se puede hacer de dos formas: cambia manualmente el estado a "Activo", o envía una invitación al remitente. Con una invitación, el remitente recibe un correo con instrucciones sobre la dirección generada. En el primer uso, el Email Receiver se activa automáticamente.
7. Comparte la dirección de correo generada con tu proveedor de software o introdúcela en tu paquete.

Si una organización necesita recibir facturas de varios dominios, crea una dirección Email Receiver independiente para cada dominio.

• Notificación al recibir: recibes un correo cuando se ha enviado y procesado una factura.
• Requisito SSL/TLS: procesar solo correos enviados a través de una conexión segura.
• Envío automático de XML (auto-send): las facturas XML válidas se envían automáticamente sin revisión manual. Requiere que SSL/TLS esté activado y que el XML sea válido.
• Tipos de documento permitidos: determina si aceptas solo e-facturas (XML), solo facturas digitales (PDF), o ambas.
• Reconocimiento del proveedor: configura qué campo de correo se usa para reconocer al proveedor. Por defecto es la dirección del remitente, pero con alias o reenvíos puedes elegir otro campo (por ejemplo Reply-To). La dirección reconocida también se incluye en el XML entregado a tu sistema contable.
• Conversion for multiple organizations (conversion para varias organizaciones): deteccion de administracion / conversion multiparty. El IDR determina automaticamente para que administracion de la misma cuenta esta destinada una factura PDF, incluso si se envia a traves del receptor de correo de otra organizacion. Requiere Professional como minimo (nombrado por separado en el contrato), opcion de feature pack Allow multi party for IDR conversion (pestana IDR Features) y la opcion en el receptor de correo. El valor predeterminado es la organizacion del receptor de correo; con una mejor coincidencia, el sistema coloca la factura en la otra administracion. En caso de duda, se mantiene el valor predeterminado.

Nota: una factura definitiva de tu software no puede modificarse en cuanto a deudor y líneas de factura después de recibirse como factura borrador en la plataforma eConnect. Revisa solo la corrección de la factura y envíala después.

Un Email Receiver defectuoso o inactivo no tiene por qué repararse creando uno nuevo. A menudo el Remitente de confianza aún no está activo o está mal configurado. Cuando las facturas "no se reciben", comprueba primero estos puntos:

1. Dirección de correo copiada correctamente — revisa si hay errores tipográficos en la dirección generada …@trust.econnect.eu que pasaste al paquete de software.
2. Estado del Email Receiver Activo — si el Remitente de confianza sigue en estado "Borrador creado", el Email Receiver aún no está activo y no se puede usar. En ese caso el remitente recibe un bounce (salvo que haya otro Email Receiver activo con otra dirección de contacto).
3. Lista blanca correcta — comprueba que la dirección de correo o el dominio del remitente esté correctamente configurado en la lista blanca del Email Receiver.
4. Tipo de documento correcto — con el tipo de documento incorrecto, las facturas se procesan mal. Ejemplo: un Remitente de confianza creado con tipo Factura de compra procesa facturas como facturas de compra en lugar de facturas borrador. Crear un nuevo Email Receiver con tipo Factura borrador puede haberse elegido como solución temporal, pero preferiblemente corrige el tipo de documento en el Email Receiver existente.

Ejemplo de registro interno de bounce para un Email Receiver inactivo: #11.INFO [...]: Bounce (bounce-id: ...) was sent to [invoicing@mailer.twinfield.com] successfully.

Además del Email Receiver, eConnect también ofrece una Conexión rápida mediante el conector de email. Es una integración basada en claves de conexión que se configura rápidamente a través de la UI de Conexión rápida en la plataforma. Nota: aunque el nombre "conector de email" suena a envío por correo, funciona con claves de conexión, no con correos enviados.

Los siguientes paquetes están disponibles mediante Conexión rápida (conector de email):

Además del conector de email estándar, hay variantes que transforman el documento recibido a un formato específico (siempre SI 2.0, siempre BIS v3, siempre SI 1.2 o siempre SALES005 Factura). La configuración es la misma que la del conector de email estándar; eConnect gestiona la entrega en el formato elegido.

Como destinatario puedes crear un conector de email para que las facturas recibidas por eConnect se reenvíen automáticamente a una dirección de correo indicada. Por defecto solo se incluye el XML -- sin PDF ni otros adjuntos. Este comportamiento lo controla el parámetro excludeAdditionalAttachments:

• excludeAdditionalAttachments=true (predeterminado): no se incluyen adjuntos extra como un PDF.
• excludeAdditionalAttachments=false: también se incluyen el PDF y otros adjuntos posibles.

En el conector de email estándar (el Collabrr auto-hook) este parámetro está en true. Si también quieres recibir el PDF, solo Techsupport puede cambiarlo.

Nota tras un cambio de Techsupport: si después, como cliente, modificas tú mismo el conector de email, ese cambio sobrescribe automáticamente el ajuste de Techsupport. El PDF se vuelve a suprimir y deja de incluirse. No modifiques el conector tú mismo después de la corrección.

Si usas el mailhook en el PSB y configuras el conector tú mismo, puedes definir este parámetro tú mismo -- es una vía self-service separada e independiente.

Este reenvío es una alternativa adecuada para un destinatario que (aún) no está en Peppol pero quiere recuperar automáticamente los datos de la factura o el documento PDF.

Cuando las facturas se envían por correo a destinatarios que no están en Peppol, se aplican dos mecanismos separados:

El correo de notificación "Nueva factura recibida" (para destinatarios en la plataforma) no contiene adjuntos -- ni XML ni PDF. Es solo una notificación; el documento permanece en la plataforma. El destinatario puede desactivar esta notificación en su propio perfil de usuario (ver Notificaciones y alertas).

Los documentos en el correo de envío los configura por cuenta de cliente un agente de soporte. La elección determina qué documentos se incluyen en el correo al enviar:

• Solo XML
• Solo el PDF principal (si está disponible)
• Tanto XML como el PDF principal (si hay un PDF disponible)

Si la opción de incluir PDF conlleva costes adicionales lo determina Sales; consúltalo con el equipo de Sales.

Alternativas recomendadas para destinatarios fuera de Peppol:

• Registro Peppol del destinatario -- la ruta más robusta; las facturas van entonces por Peppol en lugar de por correo.
• Cuenta en la plataforma -- el destinatario crea una cuenta y usa un conector de email para reenviar automáticamente las facturas recibidas.

En caso de rechazo, el Email Receiver envía un mensaje de error a la dirección de contacto configurada:

• Sin adjuntos procesables: no se reconocieron archivos de factura en el correo.
• Bloqueo de lista blanca: el remitente no está en la lista blanca; no se procesa ningún archivo.
• Error SSL/TLS: el correo no se envió por una conexión segura y no se procesa.
• XML no válido o no reconocido: mensaje de error con instrucciones sobre validez UBL y codificación UTF-8. Si el correo también contiene un PDF junto al XML, el PDF sí se procesa. El aviso del XML rechazado no se puede suprimir mientras se procese el PDF.

Consejo para envíos estructurales de XML y PDF: si un proveedor siempre envía XML y PDF pero solo se desea el PDF, el soporte puede configurar el Email Receiver solo para facturas digitales (PDF). Así el XML deja de ofrecerse para validación y desaparece el mensaje de error asociado. Es un cambio de configuración del soporte, a petición del cliente.

El Email Receiver clasifica los adjuntos de un correo entrante y determina qué documento se trata como factura y cuál como adjunto. eConnect comprueba cada documento enviado de forma individual para el estado adjunto/factura. Los documentos se fusionan en el orden de envío: el primer documento se convierte en la primera página de la factura, aunque sea un adjunto. En cuanto un archivo se reconoce como adjunto, todos los archivos siguientes del mismo correo también se tratan como adjuntos.

Al enviar varios archivos PDF:

• Un archivo reconocido como factura, los demás son otros tipos de documento — los demás documentos del mismo correo se tratan como adjuntos y por defecto se añaden a la factura. Piensa en un parte de daños, un albarán o una especificación junto a la verdadera factura PDF: puedes nombrar ambos documentos "factura", pero si Detect no reconoce uno de ellos como factura, no se trata de un error de división sino de un comportamiento esperado — el documento que no es factura se convierte en adjunto de la factura reconocida. ¿Dudas de si el segundo documento es también una factura (número de factura, IVA, importe a pagar, proveedor/destinatario presentes)? Solicita los adjuntos PDF originales y el XML desde la bandeja de entrada para su investigación.
• Varios adjuntos reconocidos como factura — cada PDF de factura se procesa individualmente (facturas separadas). El sistema no vincula automáticamente los demás adjuntos a una factura específica del mismo correo. En caso de duda, envía 1 factura por correo.

Adjunto Excel/ODS/CSV junto a factura PDF: la presencia de un adjunto Excel no bloquea el procesamiento de la factura PDF, siempre que el archivo esté en un formato admitido y no supere los 5 MB. Comportamiento por escenario:

• Formato admitido + no mayor de 5 MB (.xlsx, .ods, .csv) -- el archivo se añade como adjunto secundario a la factura (no se envía a IDR); la factura PDF se procesa con normalidad.
• Formato admitido + mayor de 5 MB -- se rechaza todo el correo con un correo de bounce.
• Formato no admitido (.xls, .doc, .docx) -- el procesamiento no es posible.

Tipos MIME admitidos: application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet (.xlsx), application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet (.ods), text/csv (.csv). No admitidos: application/msword (.doc), application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document (.docx), application/vnd.ms-excel (.xls). Implementado mediante EVCS-5805 y EVCS-5802.

Rotación de páginas: las páginas no se rotan automáticamente. El cliente es responsable de la orientación correcta al enviar.

Adjuntos grandes: un adjunto muy grande se reduce para que el PDF siga siendo manejable.

Fusión de adjuntos: la plataforma ofrece la opción de fusionar todos los adjuntos de una e-factura en un solo PDF.

Generar PDF desde XML: hay una opción para generar automáticamente un PDF de la factura XML. Se puede combinar con la funcionalidad de fusión y configurarse en: siempre, nunca, o solo si aún no existe un PDF.

PDF enviado sin cambios: eConnect solo gestiona la traducción/el procesamiento y no modifica el archivo PDF enviado (sí se puede generar un PDF).

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