Con el motor de workflow de eConnect automatiza el proceso de aprobación para facturas entrantes, declaraciones de gastos y otros documentos. Establece reglas que determinan qué controles se ejecutan automáticamente y quién debe aprobar los documentos. La funcionalidad de workflow está disponible como complemento con una suscripción SLA (suscripción y/o costes de configuración). La funcionalidad se encuentra en Workflows en el entorno del cliente; sin contrato o suscripción no está presente.

• Workflow básico: la tarea de conversión en la plataforma. Los correos ante el rechazo de una factura PDF provienen de este workflow básico.
• Workflow a medida: construido bajo petición en el entorno del cliente. Se aplica por defecto a todas las organizaciones de ese entorno. El enrutamiento específico de organización se añade mediante un paso o condición adicional que solo afecta a esa organización (por ejemplo en document.extra.receiverId).

Un workflow tiene:

• exactamente 1 paso Initial/inicial
• 1 o más pasos Intermediate/intermedios
• 1 o más pasos Final/finales
• opcionalmente: un Método o un paso sin Actor

Un Método (sin Actor) se usa por ejemplo en facturas de compra para restablecer la fecha de descarga. Así, el documento solo va al paquete de software después de haber sido aprobado y pasar por este paso.

En la pestaña Pasos siguientes eliges a qué otros pasos puede ir el documento. El enrutamiento se puede automatizar según condiciones, normalmente en el primer paso o en un paso sin actor.

Un workflow consiste en una serie de pasos que un documento recorre en cuanto llega. Cada paso puede ser una validación automática (el sistema verifica una condición) o una acción manual (un empleado debe revisar el documento).

El motor de workflow valida sobre campos UBL/XML conocidos por la plataforma. Ejemplos:

• ¿Hay un número de pedido presente?
• ¿El número de pedido comienza con un prefijo determinado?
• ¿Es la divisa distinta de EUR?
• ¿Se ha reconocido el documento como duplicado?

En función del resultado, se asignan tareas o el documento se reenvía automáticamente.

El selector de campos solo muestra campos XML de la plataforma. Las extensiones UBL en bruto procedentes de IDR no se incluyen ahí, salvo disponibilidad en otro lugar mediante functions o XPath. Son posibles operadores y functions, por ejemplo comprobaciones de longitud o subcadena. Para búsquedas sin modificar el workflow al ampliar una lista, use una búsqueda en lista de datos (dl:getFirstResult).

Patrones de condición habituales:

Si un documento no puede aprobarse automáticamente, se crea una tarea y se asigna a un usuario, grupo o rol. La asignación puede basarse en el resultado de la validación. Por ejemplo: facturas superiores a € 5.000 al director financiero, facturas inferiores a € 5.000 al contable.

El empleado que recibe una tarea puede:

• Aprobar: el documento pasa al siguiente paso o recibe el estado "Listo para pago"
• Rechazar: el documento recibe el estado "Rechazado" y el workflow se detiene
• Delegar: el documento se reenvía a un compañero (también en un entorno partner)

En tareas asignadas a varias personas, puede configurar si todas las personas deben actuar o si es suficiente con que una persona apruebe.

En la práctica, estas acciones se gestionan a través de las tareas. Consulte Tareas en la plataforma para los pasos y la vista de pantalla.

El workflow está disponible para:

• Facturas de compra
• Borradores de facturas de venta
• Declaraciones de gastos
• Tareas de conversión
• Remitentes de confianza (Email Receivers)

Un workflow puede iniciarse automáticamente al recibir un documento, o manualmente desde la Bandeja de entrada.

1. Cree una representación visual del flujo de facturas y determine los pasos del proceso y los elementos del workflow.
2. Cree el workflow en el entorno del cliente en Workflows (requiere suscripción).
3. Determine tareas y transiciones (Initial / Intermediate / Final / Método opcional).
4. Asigne ejecutores: usuarios y/o grupos. Todos los usuarios asignados ven la tarea.
5. Cree opcionalmente plantillas de correo.
6. Añada pasos de envío de correo al workflow.

Primero Pilot: construya y pruebe siempre primero el workflow en Pilot; configúrelo después en producción.

Un admin o gestor puede intervenir en el workflow en Administración (Workflow admin).

El elemento de menú Plantillas se usa para crear listas de datos. Las listas de datos se emplean en el workflow para la aprobación o el rechazo automático, el enrutamiento y el mapeo (por ejemplo EAN a centro de coste). Las plantillas de factura, tarea de conversión y otras plantillas estándar no pueden ser personalizadas por los clientes.

Las listas de datos se rellenan mediante carga CSV. Los nombres de columna deben coincidir exactamente con la lista de datos en la plataforma, el orden debe ser el mismo, y se aplica un límite máximo de 5.000 filas. Guarde el CSV sin formato UTF-8 (ANSI/Windows-1252). Hay una plantilla descargable disponible en la pestaña "Cargar datos".

El workflow envía automáticamente notificaciones por correo en cada paso:

• Al empleado que recibe una tarea
• Al proveedor o al contacto interno al aprobar o rechazar
• Al administrador en caso de escaladas o excepciones

Menú: Desarrollo > Plantillas de correo. Se necesitan permisos para desarrollar plantillas de correo (normalmente suscripción Professional o superior). La lista muestra las plantillas de la cuenta y puede estar vacía si aún no hay plantillas propias. Pestañas: Entorno (plantillas de la cuenta) y Plataforma (plantillas de plataforma de todos los canales).

Las notificaciones del workflow y otros correos de la plataforma usan plantillas de correo. Las variables difieren según el contexto. Las plantillas de plataforma y las propias se vinculan en los pasos de notificación de workflow o de envío de correo.

1. Más/Nuevo (abajo a la derecha o botón Nuevo).
2. Rellenar asunto y contenido; al guardar aparece una ventana con metadatos.
3. Nombre y Descripción: etiqueta interna.
4. Contexto: obligatorio y único; determina cuándo se puede seleccionar la plantilla.
5. Canal: canal del cliente (por ejemplo eConnect o UWV).
6. Idioma: la plataforma elige la plantilla en inglés si se conoce la dirección de correo y el idioma configurado es inglés. Variante de idioma adicional mediante el menú contextual Crear variante (traducción manual del contenido).

1. Pestaña Plataforma: todas las plantillas de correo de plataforma de todos los canales.
2. Buscar la plantilla; abrir una vista previa mediante los tres puntos con el canal del cliente.
3. Copiar al entorno.
4. La plantilla queda entonces en la pestaña Entorno y solo se adapta para esta cuenta.
5. La plantilla de plataforma adaptada se utiliza de inmediato en el correo correspondiente.

Las variables difieren según el contexto; no todas están disponibles en todos los sitios. Ejemplos: [[params.INVOICEID]], [[params.SENDER]], [[params.RECEIVER]]. Las variables disponibles suelen encontrarse en Propiedades de la plantilla (de plataforma).

Para facturas también hay XPath sobre XML, por ejemplo:

• [[document.xpath(//urn1:ID)]] = número de factura
• [[document.xpath(//urn2:AccountingSupplierParty/urn2:Party/urn2:Contact/urn1:ElectronicMail)]] = correo de contacto del remitente

Después de crear o modificar, vincule los pasos de envío de correo en el workflow.

Cada paso del workflow se registra en un registro de auditoría completo. Puede consultar en todo momento quién ha aprobado qué, cuándo y qué validaciones se han ejecutado. Esto es esencial para el cumplimiento normativo y el control interno.

Para la gestión de workflows existe un rol administrativo especial. Un usuario con este rol puede reiniciar tareas, reasignarlas y anular pasos, sin interrumpir el workflow regular.

El motor de workflow ofrece visibilidad a través de la Línea de tiempo por documento y la vista de administración:

• Historial de pasos por documento: abra una factura y consulte la Línea de tiempo para ver qué pasos del workflow se han completado. Como Workflow Admin también puede consultar todos los pasos ejecutados a través de la pestaña "All executed steps".
• Documentos rechazados: como Workflow Admin puede filtrar los documentos procesados con estado "Rechazado" a través de "Todas las instancias". Requisito: asigne a sus pasos descripciones claras para que en el resumen sea reconocible qué paso rechazó la factura.
• Granularidad: si un paso verifica varios criterios simultáneamente, no es visible qué criterio específico provocó el rechazo. Divida los pasos de validación en un criterio por paso para obtener la máxima visibilidad.

Atención: la función de exportación dentro del Workflow no funciona actualmente. Las razones de validación y los pasos del workflow no son exportables como CSV ni se pueden añadir como columna a la vista de Tareas. Utilice como alternativa la Línea de tiempo por documento.

"The Workflow instance is already executing"

Este mensaje de error aparece cuando una acción de workflow se activa dos veces, por ejemplo al hacer doble clic en el botón de aprobación.

Solución como Workflow Admin:

1. Busque la instancia afectada a través de "Todas las instancias"
2. Reenvíe el workflow
3. Mueva el documento al siguiente paso (por ejemplo, el paso de descarga)

En caso de mensajes de error en workflows salientes, como admin puede reanudar la tarea a través de la opción de reanudación tras la corrección. Una tarea cancelada permanece en el mismo estado.

¿Desea saber cómo funcionan las tareas en la práctica? Consulte Tareas en la plataforma.

• Tareas en la plataforma: asignar y procesar
• Estados de las facturas
• Suscripciones en la plataforma de eConnect