Haga clic en Factura de venta en la barra lateral y seleccione Nueva factura. Accederá al formulario de facturación con dos pestañas: Documento (los datos de la factura) y Adjuntos.

Totalmente autoservicio: eConnect no carga ni envía facturas en nombre del cliente. Cada organización activada crea y envía sus facturas de forma autónoma a través de la plataforma. Esto también se aplica a los proveedores extranjeros activados -- tras la activación, siguen el mismo flujo (Factura de venta → Nueva factura, o cargar un archivo XML existente) que las organizaciones neerlandesas. El idioma de la plataforma es el neerlandés de forma predeterminada; puede cambiar al inglés a través de Editar perfil (arriba a la derecha en la plataforma). Antes de iniciar sesión, hay una selección de idioma disponible en la página de registro.

• Proveedor: su propia organización. Este campo no se rellena automáticamente -- seleccione su organización en el menú desplegable. ¿No ve su organización en la lista? Consulte El campo Proveedor está vacío.
• Deudor (destinatario): busque por número de registro mercantil, nombre de empresa o número OIN a través de Buscar organización. La plataforma consulta automáticamente los registros mercantiles para obtener los datos correctos. No existe una libreta de direcciones aparte para clientes habituales: en cada nueva factura busca de nuevo al cliente, lo que resulta igual de rápido que consultar una libreta de direcciones. ¿Factura habitualmente solo a uno o dos clientes? Guárdelos en una factura borrador que reutilice como plantilla.
• Número de factura: se genera automáticamente si ha configurado la numeración automática. En caso contrario, introduzca un número manualmente.
• Fecha de factura: por defecto la fecha actual, pero puede modificarla.
• Tipo de factura: seleccione el tipo a través del menú desplegable. Por defecto se trata de una factura ordinaria. Para una nota de crédito, seleccione "Nota de crédito"; consulte Enviar una nota de crédito.
• Líneas de factura: añada una o varias líneas con descripción, cantidad, precio unitario y tipo de IVA. Los tipos de IVA disponibles se componen dinámicamente en función del país del proveedor y del país del cliente. Para un cliente en otro país de la UE, aparece automáticamente la opción "Exento por entrega intracomunitaria"; para un cliente fuera de la UE, aparece la opción "Export".

Variantes de búsqueda: "organización desaparecida", "ya no formo parte de la organización", "no formo parte de la organización", "no puedo hacer nada en el portal", "no puedo hacer nada en absoluto".

Seleccione su organización en el campo del proveedor mediante el menú desplegable. Si su organización no aparece en la lista, no podrá seleccionar su propia organización como remitente. Sin los datos del proveedor, la factura no se puede guardar ni enviar.

Hay tres motivos habituales por los que su organización puede no aparecer en la lista:

1. Organización no seleccionada: si tiene varias organizaciones en su entorno, al crear una factura debe indicar desde cuál desea enviar. Si no lo ha hecho, el campo permanecerá vacío.
2. Organización no activada: una organización que ha sido añadida pero aún no activada no puede utilizarse como proveedor. Primero debe completar la activación.
3. Sin pertenencia a la organización: es miembro del entorno, pero no de la organización. Sin pertenencia, la organización normalmente no aparece en Mis organizaciones (sí puede verse en Todas las organizaciones) y no se puede seleccionar como Proveedor. La activación por sí sola no lo resuelve; un administrador de la organización debe añadirlo primero como miembro. Consulte Permisos y roles.

Haga clic en el icono de edición junto al campo del proveedor y seleccione su organización. Si solo tiene una organización, esta se completará directamente.

Si su organización no aparece en la lista, compruebe primero la pertenencia en Mis organizaciones y después el estado de activación en Mi entorno > Organizaciones. Complete la activación si es necesario con Añadir y activar una organización.

Tras seleccionar la organización, los datos de su empresa (nombre, dirección, número de registro mercantil, número de IVA) se completarán automáticamente en la factura.

El formulario contiene varios campos opcionales que puede completar según las exigencias del destinatario:

• Número de pedido: el número de orden de compra del destinatario. Muchas grandes empresas y organismos públicos exigen que el número de pedido figure en la factura. Sin él, la factura a veces se rechaza automáticamente. Nota: al menos uno de los campos Número de pedido o Referencia del comprador debe estar cumplimentado -- si faltan ambos, la factura no se puede guardar.
• Fecha de entrega: la fecha en que se entregaron los bienes o servicios, si difiere de la fecha de factura.
• Número de proyecto: una referencia al proyecto para el que se emite la factura. Resulta práctico cuando factura por proyecto.
• Número de contrato: una referencia al contrato subyacente.
• Nota de factura: un campo de texto libre para información adicional, visible para el destinatario.
• Fecha de inicio / Fecha de fin: el periodo de servicio al que se refiere la factura. Utilice estos campos para servicios recurrentes o suscripciones.
• Referencia del comprador: una referencia que el destinatario reconoce, por ejemplo un centro de costes o departamento. En la facturación a la administración pública neerlandesa, este campo es fundamental: introduzca aquí el código de enrutamiento que exige el organismo.

Consejo: ¿factura a un organismo público o a una gran empresa? Pregunte siempre qué campos de referencia exigen. Una factura sin número de pedido o código de enrutamiento a menudo se rechaza automáticamente.

No todos los campos UBL están disponibles en el formulario de factura:

• BT-46 (Buyer Identifier): no existe un campo de entrada separado para el Buyer Identifier aparte del número de IVA. El campo de IVA no acepta puntos, lo que impide introducir identificadores como '1004.E00513.0001' (por ejemplo, para organismos públicos griegos).
• BT-158 (Item Classification / código CPV): no disponible en el formulario de factura.

Las organizaciones que necesitan estos campos no pueden resolverlo actualmente a través de la interfaz estándar de la plataforma. En ese caso, contacte con soporte para un método de envío alternativo.

A través del enlace Añadir detalles de entrega, puede incluir información específica de entrega, como una dirección de entrega diferente a la dirección de facturación. Esto es especialmente relevante en entregas físicas o al facturar a otra filial.

En la pestaña Adjuntos puede añadir archivos adicionales a la factura. Una factura regular es un mensaje Peppol BIS V3; solo se permiten los siguientes formatos de adjunto:

Exporte primero un documento Word a PDF antes de añadirlo como adjunto.

Límites: máximo 9 MB de adjunto por factura, con un límite más estricto de 6 MB para archivos CSV. Peppol permite técnicamente hasta 100 MB, pero se recomienda mantenerse por debajo de 10 MB por factura. Al facturar a organismos gubernamentales neerlandeses se aplica un máximo de 10 adjuntos separados; eConnect puede fusionar los adjuntos si se solicita, en cuyo caso el orden de los adjuntos fusionados es aleatorio.

Los adjuntos se transmiten tanto en la entrega por Peppol (incrustados en el mensaje UBL) como en el envío por correo electrónico (como archivo separado en el mismo correo que el PDF de la factura).

Antes de enviar, puede revisar la factura:

• Logotipo de empresa: si ha configurado un logotipo en los ajustes de la organización, este aparecerá automáticamente en la vista previa PDF.
• Vista previa PDF: vea cómo se mostrará la factura al destinatario haciendo clic en Vista previa.
• Comentarios internos: añada una nota visible para todos los usuarios con acceso al documento. Nota: si usted es el proveedor y su cliente también tiene acceso a la plataforma eConnect, su cliente también podrá ver esta nota. Sea discreto con lo que escriba aquí.

En la parte superior del formulario encontrará tres botones:

• Guardar: guarde la factura como borrador sin enviarla
• Enviar: envíe la factura de inmediato
• Compartir: comparta la factura con un compañero o socio para su revisión, sin enviarla. Resulta práctico cuando otra persona debe revisar la factura antes de enviarla.

Haga clic en Enviar para enviar la factura. La plataforma elige automáticamente el mejor canal de entrega:

1. Peppol (red externa): la ruta principal y recomendada. La plataforma comprueba automáticamente si el destinatario está registrado en Peppol (#PeppolFirst) y entrega la factura como factura electrónica.
2. Correo electrónico (fallback): cuando el destinatario no es accesible a través de Peppol ni de la plataforma. En la configuración de la cuenta puede elegir qué archivos se adjuntan: solo PDF, PDF + XML, solo XML, o sin adjuntos.

Tras el envío, la factura aparece en su Bandeja de salida con un resumen de estados.

Cree una nota de crédito por el importe de la factura incorrecta. Esto anula la factura errónea.

Cree a continuación una nueva factura con el importe correcto y envíela al destinatario.