Fiskalische Aufbewahrungspflicht in den Niederlanden: Fristen, Umwandlungsprinzip, digitale Archivierung und Regeln für E-Rechnungen.
Jeder Unternehmer in den Niederlanden ist gesetzlich verpflichtet, Rechnungen und Buchhaltung aufzubewahren. Die Belastingdienst stellt Anforderungen an Dauer, Form und Zugänglichkeit dieser Aufbewahrung. Für Organisationen, die auf E-Rechnung umsteigen, sind diese Regeln besonders relevant, denn sie bestätigen, dass digitale Rechnungen digital aufbewahrt werden müssen.
Kurz gesagt: Rechnungen bewahren Sie 7 Jahre auf (10 Jahre bei Immobilien) in der Form, in der Sie sie gesendet oder empfangen haben. Digitale Rechnungen drucken Sie nicht aus, sondern speichern sie digital. Papierrechnungen dürfen Sie scannen und digital aufbewahren (Umwandlungsprinzip), sofern der Scan richtig und vollständig ist.
Die Standard-Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Basisdaten beträgt 7 Jahre. Für bestimmte Kategorien gilt eine längere Frist:
Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht am Rechnungsdatum, sondern in dem Moment, in dem der Aktualitätswert der Angabe entfällt. Einen 4-jährigen Leasingvertrag bewahren Sie also zuerst 4 Jahre als Teil der aktiven Buchhaltung auf; erst danach beginnt die 7-jährige Aufbewahrungsfrist.
Hinweis: auch nach Beendigung Ihres Unternehmens muss die Buchhaltung aufbewahrt bleiben, damit die Belastingdienst eine Abschlussprüfung durchführen kann.
Die Belastingdienst ist klar: Sie bewahren Rechnungen in der Form auf, in der Sie sie gesendet oder empfangen haben. Eine digital empfangene Rechnung (als UBL, Peppol BIS oder XML-Datei) speichern Sie digital. Ausdrucken und die digitale Datei löschen ist nicht erlaubt.
Umgekehrt gilt dasselbe: eine auf Papier empfangene Rechnung bewahren Sie grundsätzlich auf Papier auf, es sei denn, Sie nutzen das Umwandlungsprinzip (siehe unten).
Tipp: wenn Sie Rechnungen über eConnect senden oder empfangen, werden sie automatisch digital im Portal archiviert. Damit erfüllen Sie unmittelbar die Form-Anforderung der Belastingdienst.
Das Umwandlungsprinzip gibt Unternehmern die Möglichkeit, Daten von einem Speichermedium auf ein anderes zu übertragen. Denken Sie an das Scannen von Papierrechnungen ins Digitale, das Übertragen von Dateien von einer CD-ROM auf einen USB-Stick oder das Konvertieren von Daten in ein anderes Dateiformat.
Nach einer gültigen Umwandlung muss das Originaldokument nicht mehr aufbewahrt werden. Die digitale Version tritt an die Stelle des Originals.
Die Belastingdienst stellt vier Bedingungen an die Umwandlung:
Nicht alle Dokumente dürfen umgewandelt werden. Die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung und bestimmte Zolldokumente müssen in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt bleiben.
Die Auditfile Financieel ist ein Auszug aus dem Hauptbuch und wird von den meisten Buchhaltungspaketen unterstützt. Es reicht jedoch nicht aus, nur die Auditfile aufzubewahren: alle zugrunde liegenden Detaildaten (Rechnungen, Belege, Verträge) müssen verfügbar bleiben.
Die Belastingdienst zählt alle Daten über Ihr Unternehmen zur Buchhaltung, unabhängig von der Form:
Geschäftliche Nachrichten über E-Mail, WhatsApp, SMS und soziale Medien fallen ebenfalls unter die Aufbewahrungspflicht. Bei einer Prüfung müssen diese in der vom Prüfer gewünschten Form verfügbar sein. Wurde keine Trennung zwischen geschäftlichen und privaten Daten vorgenommen, müssen auch private Daten aufbewahrt werden.
Die Aufbewahrungspflicht verlangt, dass digitale Dateien während der gesamten Aufbewahrungsfrist konsultierbar bleiben. In der Praxis kann das bedeuten, dass Sie alte Hardware oder Software aufbewahren müssen, wenn Dateien nur darauf lesbar sind. Bei der Wahl einer Archivierungslösung ist es daher ratsam, mit offenen, breit unterstützten Formaten zu arbeiten.
Tipp: strukturierte E-Rechnungen im UBL- oder Peppol-BIS-Format sind offene Standards, die nicht von spezifischer Software abhängen. Damit erfüllen Sie die Anforderung langfristiger Konsultierbarkeit einfacher als mit proprietären Formaten.
Wenn Ihre Buchhaltung ganz oder teilweise durch einen Buchhalter, Steuerberater oder ein anderes Büro geführt wird, müssen auch die Daten bei dieser dritten Partei gemäß denselben Regeln aufbewahrt bleiben.
Bei unvollständiger Buchhaltung oder zu kurzer Aufbewahrungsfrist kann die Belastingdienst Ihren Umsatz und Gewinn selbst festsetzen. Wenn Sie mit dieser Berechnung nicht einverstanden sind, müssen Sie beweisen, dass sie falsch ist. Das heißt Umkehr der Beweislast und ist eine einschneidende Sanktion, die Sie vermeiden wollen.
Die fiskalischen Aufbewahrungsregeln passen nahtlos zum Umstieg auf E-Rechnung:
Die Standard-Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt 7 Jahre. Für Daten zu Immobilien und Daten unter der Unions- oder Einfuhrregelung (One Stop Shop) gilt eine Frist von 10 Jahren. Die Frist beginnt in dem Moment, in dem der Aktualitätswert der Angabe entfällt, nicht am Rechnungsdatum.
Ja, das ist auf Grundlage des Umwandlungsprinzips erlaubt. Der Scan muss inhaltlich mit dem Original identisch sein, während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben und reproduzierbar sein. Echtheitsmerkmale (Farbe, Logo, Unterschrift) müssen mitgespeichert oder durch technische Maßnahmen wie hohe Auflösung kompensiert werden.
Nein, gerade nicht. Die Belastingdienst schreibt vor, dass Sie Rechnungen in der Form aufbewahren, in der Sie sie gesendet oder empfangen haben. Eine digital empfangene Rechnung (als UBL, Peppol BIS oder XML) speichern Sie digital. Ausdrucken und die digitale Datei löschen ist nicht erlaubt.
Möchten Sie wissen, welche Angaben auf einer Rechnung Pflicht sind? Lesen Sie mehr über die gesetzlichen Rechnungsanforderungen.
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