PDF-Generierung und Zusammenführungsoptionen: wann eConnect eine neue PDF erstellt und wie Anhänge kombiniert werden.
Viele Buchhaltungsprogramme können nur eine PDF-Datei pro Rechnung anzeigen. Deshalb kann eConnect automatisch eine PDF aus den E-Rechnungsdaten erzeugen und Anhänge zu einem übersichtlichen Dokument zusammenführen.
Wenn Sie eine E-Rechnung (XML) ohne mitgelieferte PDF erhalten, kann die Plattform automatisch eine PDF anhand der Rechnungsdaten in der XML erzeugen. So haben Sie immer eine visuell lesbare Version jeder Rechnung, unabhängig davon, wie sie eingereicht wurde.
Es gibt drei Modi, einstellbar auf Kontoebene:
Die Einstellung ist je Strom getrennt (eingehend und ausgehend) und wird von eConnect Support verwaltet. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie den Modus ändern möchten.
Eine nützliche Option ist, die von eConnect erzeugte PDF vorne im Dokument zu platzieren. Der Benutzer sieht dann immer dasselbe standardisierte Layout, unabhängig vom Layout der ursprünglichen Lieferantenrechnung. Das ist besonders nützlich für Organisationen, die viele Rechnungen verschiedener Lieferanten erhalten und eine einheitliche Darstellung im Freigabeprozess wollen.
Bei Rechnungen, die zusammen mit Spezifikationen, Lieferscheinen oder anderen Dokumenten eingehen, können Sie alles zu einer PDF zusammenführen lassen. Das ist wichtig für ERP-Systeme, die in ihrem Freigabe-Workflow nur eine PDF-Datei pro Rechnung verarbeiten können.
Die Reihenfolge der Zusammenführung ist:
Alternativ können Sie Anhänge als einzelne Dateien mitsenden, statt sie zusammenzuführen. Die richtige Wahl hängt davon ab, was Ihre Software verarbeiten kann.
PDF-Merge ist vor allem in diesen Situationen wertvoll:
Lieferanten können eine PDF auch in die UBL-Rechnung einbetten (als Base64-Anhang im Element AdditionalDocumentReference). Das ist eine von Peppol unterstützte Methode, mit der Lieferanten in einer Datei sowohl die strukturierten Daten als auch die visuelle PDF mitsenden. eConnect verarbeitet das korrekt und stellt die eingebettete PDF als Anhang bereit.
Ja. Mit PDF-Merge werden alle Anhänge (Spezifikationen, Lieferscheine und andere Dokumente) automatisch zu einer PDF-Datei zusammengeführt. Das ist besonders nützlich für ERP-Systeme, die in ihrem Freigabe-Workflow nur eine PDF pro Rechnung verarbeiten können. Alternativ können Sie Anhänge auch als einzelne Dateien mitsenden lassen.
Drei Modi sind auf Kontoebene einstellbar, je Strom getrennt (eingehend und ausgehend): "Immer" (bei jeder Rechnung wird eine neue PDF aus den E-Rechnungsdaten erzeugt), "Wenn nicht vorhanden" (Standard; nur wenn der XML-Rechnung keine PDF beigefügt war) und "Nie" (es wird keine PDF erzeugt). Die Einstellung wird von eConnect Support verwaltet.
PDF-Generierung und Merge-Einstellungen werden von eConnect Support verwaltet. Kontaktieren Sie den Support über support.econnect.eu, um den Modus zu ändern oder PDF-Merge für Ihr Konto zu aktivieren.
Möchten Sie die PDF-Einstellungen für Ihr Konto anpassen? Kontaktieren Sie den Support.
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