Der vollständige Konvertierungsprozess: von der Einreichung bis zur Lieferung, einschließlich Status und Durchlaufzeit.
Wenn Sie eine PDF-Rechnung oder ein Bild an eConnect übermitteln, wird daraus eine Konvertierungsaufgabe. Der IDR (Intelligent Document Recogniser) wandelt das Dokument in eine validierte E-Rechnung um. Dieser Artikel erklärt, wie dieser Prozess von Anfang bis Ende funktioniert.
Jede PDF oder jedes Bild, das Sie einreichen – per E-Mail, über einen vertrauenswürdigen Absender oder über die API – wird automatisch zu einer Konvertierungsaufgabe. Das System bestimmt die beste Konvertierungsmethode und beginnt mit der Arbeit.
Das System empfängt das Dokument und klassifiziert es über die Detect API. Handelt es sich um eine Rechnung, einen Lieferschein, eine Mahnung oder etwas anderes? Nur Dokumente, die als Rechnung erkannt werden, werden zur Konvertierung weitergeleitet. Andere Dokumente werden automatisch als Anhang zur Rechnung hinzugefügt.
Der IDR analysiert das Dokument mit drei Technologieschichten:
Der IDR erkennt die wichtigsten Felder der Rechnung: Lieferant, Empfänger, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Mehrwertsteuersatz und Zahlungsdaten.
Nach der Erkennung werden alle Felder validiert:
Der IDR vergleicht die erkannten Werte mit zuvor verarbeiteten Rechnungen desselben Lieferanten. Je mehr Rechnungen eines Lieferanten verarbeitet wurden, desto besser wird die Erkennung. Das System lernt kontinuierlich.
Wenn der IDR nicht sicher genug über die Erkennung ist, wird die Konvertierungsaufgabe an das Quality-Control-Team von eConnect weitergeleitet. Dieses überprüft die Zweifelsfälle manuell, zum Beispiel einen schwer lesbaren Betrag oder ein fehlendes Feld.
Jede Korrektur des QC-Teams wird als Trainingsdaten an den IDR zurückgegeben. So wird ein Fehler, der einmal auftritt, in Zukunft vermieden.
Nach erfolgreicher Erkennung und Validierung wird das Dokument in eine standardisierte E-Rechnung im UBL-Format umgewandelt. Diese E-Rechnung enthält alle strukturierten Daten, die Ihre Buchhaltungssoftware benötigt.
Die verarbeitete Rechnung erscheint in Ihrem Posteingang (bei Eingangsrechnungen) oder Postausgang (bei Ausgangsrechnungen). Wenn Sie eine Softwareintegration eingerichtet haben, wird die Rechnung automatisch an Ihr Buchhaltungsprogramm weitergeleitet.
Die Garantie lautet 99 % innerhalb von 8 Stunden. In der Praxis liegt der durchschnittliche Durchsatz bei etwa 30 Minuten. Ein Dokument, das zur Qualitätskontrolle geht, kann an Werktagen bis zu 24 Stunden dauern.
Sie können den Fortschritt einer Konvertierungsaufgabe in der Plattform verfolgen. Die standardmäßige Aufbewahrungsfrist für Konvertierungsaufgaben beträgt 4 Monate, danach werden sie automatisch gelöscht.
Manchmal kann ein Dokument nicht vollständig verarbeitet werden. Dies kann daran liegen, dass die Datei unleserlich ist, wesentliche Daten fehlen oder die Rechnung nicht dem geforderten Standard entspricht. In diesem Fall wird die Konvertierungsaufgabe abgelehnt und Sie erhalten eine Benachrichtigung mit dem Grund.
Der IDR verwendet zwei Kennzahlen, die immer zusammen präsentiert werden:
Diese zwei Zahlen messen unterschiedliche Dinge: 100 % bezieht sich auf die Vollständigkeit des Kanals, 98 % auf die Korrektheit des Inhalts. Sie gelten immer zusammen.
Die Garantie lautet 99 % innerhalb von 8 Stunden. In der Praxis liegt der durchschnittliche Durchsatz bei etwa 30 Minuten. Wenn Qualitätskontrolle nötig ist, kann es an Werktagen bis zu 24 Stunden dauern.
Bei unzureichender Sicherheit wird die Konvertierungsaufgabe zur manuellen Überprüfung an das Quality-Control-Team weitergeleitet. Jede Korrektur wird als Trainingsdaten an das System zurückgegeben, sodass ähnliche Fehler in Zukunft automatisch verhindert werden. Sie können einen Fehler auch beim Support melden.
Ja, Sie können den Fortschritt jeder Konvertierungsaufgabe in der eConnect-Plattform verfolgen. Pro Dokument sehen Sie, in welcher Phase sich die Verarbeitung befindet. Die standardmäßige Aufbewahrungsfrist für Konvertierungsaufgaben beträgt 4 Monate, danach werden sie automatisch gelöscht.
Nein. Eine Status- oder Zusammenfassungsmail über eingereichte Anhänge informiert über den Fortschritt der Verarbeitung. Das ist keine E-Rechnung und keine UBL-Datei als Anhang. Die verarbeitete E-Rechnung landet nach der Konvertierung im Posteingang, nicht im Postfach, von dem aus gesendet wurde (auch nicht bei einem Testpostfach, es sei denn, dafür wurde ausdrücklich eine manuelle Kopplung eingerichtet). Verfolgen Sie den Fortschritt über Konvertierungsaufgaben in der Plattform. Die E-Rechnung selbst sehen Sie erst nach der Konvertierung im Posteingang.
Dieser Name gehört zu einem Mitarbeiter des Quality-Control-Teams, der das Dokument manuell geprüft hat (siehe Schritt 4 oben). Das ist Teil des normalen IDR/QC-Prozesses bei unzureichender Erkennungssicherheit und weist nicht auf einen gesonderten Kundenweg hin.
Das Feld Eigentümer ist keine persönliche Zuweisung und auch nicht der Name des Quality-Control-Bearbeiters aus der Zeitleiste (siehe die vorherige Frage). Eigentümer ist System-Eigentümerschaft: standardmäßig der zuletzt ernannte Umgebungsadministrator. Siehe Rechte und Rollen für die Plattformrollen.
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