So reichen Sie Eingangsrechnungen per E-Mail bei eConnect ein für automatische Konvertierung und Zustellung.
Erhalten Sie Ihre Rechnungen per E-Mail oder Post? Indem Sie diese an Ihre persönliche eConnect-E-Mail-Adresse weiterleiten, werden sie automatisch verarbeitet und an Ihre Buchhaltungssoftware zugestellt. Es spielt keine Rolle, ob es sich um ein PDF, ein Bild oder eine XML-Datei handelt, eConnect Scan & Erkennung verarbeitet alles.
Sobald Ihre Organisation auf der Plattform aktiviert ist, erhalten Sie eine eigene E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen:
<handelsregisternummer>@inkoopfacturen.econnect.eu
Diese Adresse ist sofort verfügbar und muss nicht separat angefordert oder aktiviert werden. Die Standardeinstellungen sind jedoch nicht immer auf Ihre spezifischen Wünsche abgestimmt. Prüfen Sie daher immer, ob die Adresse korrekt konfiguriert ist, oder erstellen Sie über den Email Receiver eine neue Adresse, bei der Sie die Einstellungen genau nach Wunsch einrichten können.
Neben der Standard-Handelsregisteradresse können Sie über den Email Receiver auch eine spezifische E-Mail-Adresse pro Lieferant anlegen. Die Plattform generiert dann eine eindeutige Adresse auf der Domain trust.econnect.eu mit einer zufälligen Zeichenfolge, zum Beispiel:
y49jvmtw@trust.econnect.eu
Pro Adresse legen Sie fest, welche Domain oder E-Mail-Adresse einreichen darf, welcher Dokumenttyp erstellt wird und ob XML-Rechnungen automatisch weitergeleitet werden. Dies bietet mehr Kontrolle als die Standard-Handelsregisteradresse und ist ab dem Basic-Abonnement verfügbar.
Tipp: Nutzen Sie den PSB (Procurement Service Bus)? Wenden Sie sich an Sales, um zu besprechen, wie eConnect Ihnen bei der Einrichtung der E-Mail-Verarbeitung auf dem PSB helfen kann.
Wenn Sie eine E-Mail mit einer Rechnungsanlage an Ihre Eingangsrechnungen-Adresse senden, geschieht Folgendes:
Das System prüft jede Anlage und bestimmt automatisch, ob es sich um eine Rechnung, einen Lieferschein, eine Anlage oder ein anderes Dokument handelt.
Rechnungen werden in eine validierte E-Rechnung umgewandelt. PDF-Rechnungen durchlaufen den IDR (Intelligent Document Recogniser) zur OCR-Erkennung. XML-Rechnungen werden direkt validiert.
Andere Dokumente in derselben E-Mail (Spezifikationen, Lieferscheine) werden automatisch als Anlage zur Rechnung hinzugefügt.
Die verarbeitete Rechnung erscheint in Ihrem Posteingang und wird automatisch an Ihre verknüpfte Buchhaltungssoftware weitergeleitet.
Die meisten Rechnungen werden innerhalb weniger Minuten verarbeitet. Lesen Sie mehr über Verarbeitungszeiten.
eConnect verarbeitet PDFs, XML-Rechnungen (alle E-Rechnungsformate), Bilder (JPEG, PNG, BMP) und Hybridformate wie ZUGFeRD/Factur-X. Eine E-Mail darf maximal 35 MB groß sein mit maximal 50 Anlagen. Eine Anlage kleiner als 10 KB wird ignoriert. Senden Sie immer eine Rechnung pro Datei.
Lesen Sie die Voraussetzungen für das Einreichen von Rechnungen für die vollständige Übersicht über Formate, Limits und Aufmerksamkeitspunkte.
Sie können E-Mails mit Rechnungen auch aus Ihrer eigenen Mailbox weiterleiten. Beachten Sie dabei:
everbinding.nl und econnect.eu von der automatischen Weiterleitung aus, um Schleifen zu vermeiden.Falls beim Einreichen etwas schiefgeht, erhalten Sie eine Fehlermeldung per E-Mail an die Adresse, von der Sie die Rechnung gesendet haben. Häufige Ursachen sind eine zu große Datei, ein nicht lesbares PDF oder eine XML-Datei, die nicht dem erforderlichen Standard entspricht.
Ja, Sie können mehrere Rechnungen als Anlage in einer E-Mail mitsenden, bis zu maximal 50 Anlagen und 35 MB insgesamt. Jede Rechnung muss jedoch in einer separaten Datei stehen. Ein PDF mit mehreren Rechnungen wird abgelehnt.
Wenn der IDR das Dokument nicht verarbeiten kann, erhalten Sie eine Fehlermeldung per E-Mail an die Adresse, von der Sie die Rechnung gesendet haben. In den meisten Fällen können Sie das Problem selbst lösen, zum Beispiel indem Sie eine besser lesbare Version einreichen oder das richtige Dateiformat verwenden.
Die durchschnittliche Rechenzeit ohne menschliches Eingreifen liegt zwischen 5 und 30 Sekunden pro Dokument. Die durchschnittliche End-to-End-Durchlaufzeit inklusive Warteschlange beträgt etwa 3,5 Minuten. Die SLA-Norm ist 99 % innerhalb von 8 Stunden. Geht das Dokument in die manuelle Prüfung, kann es an Werktagen bis zu 24 Stunden dauern.
Möchten Sie, dass Lieferanten ihre Rechnungen direkt an diese Adresse senden? Richten Sie einen vertrauenswürdigen Absender ein für zusätzliche Sicherheit.
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