Pomocí skupin organizujete uživatele na platformě eConnect do logických týmů. Místo přidělování úkolů jednotlivým zaměstnancům je přidělíte skupině: systém pak určí, kdo úkol převezme. Skupiny se také používají pro efektivní sdílení dokumentů s více kolegy najednou.

Skupiny mají dvě hlavní využití:

Přidělování ve workflow: ve workflow engine můžete úkoly přidělovat skupině místo jedné osobě. To je užitečné, když více kolegů zpracovává stejný typ úkolů, jako je schvalování faktur nebo kontrola vyúčtování. Úkol se zobrazí v přehledu všech členů skupiny.

Sdílení dokumentů: při sdílení dokumentů můžete jako příjemce vybrat skupinu. Všichni členové skupiny pak získají nastavená oprávnění (čtení, úpravy nebo plný přístup). Ušetříte si tak ruční přidávání jednotlivých uživatelů.

Platforma rozlišuje tři typy skupin, každý s vlastním rozsahem:

Tip: pro většinu organizací stačí skupiny prostředí. Partnerské skupiny jsou relevantní pouze pokud máte aktivní partnerství s jiným prostředím.

1. Přejděte na Skupiny v postranním menu
2. Klikněte na tlačítko + nebo na Vytvořit skupinu
3. Zvolte typ skupiny (prostředí, veřejná nebo partnerská)
4. Pojmenujte skupinu rozpoznatelným názvem
5. Přidejte členy výběrem uživatelů
6. Uložte skupinu

Skupina je okamžitě k dispozici pro použití ve workflow a při sdílení dokumentů.

V přehledu skupin můžete kdykoli přidávat nebo odebírat členy. Klikněte na název skupiny, otevřete detail a použijte akce Přidat člena a Odebrat člena.

Změny v členství se projeví okamžitě: pokud přidáte uživatele do skupiny, která se používá v aktivním workflow, tento uživatel ihned obdrží otevřené úkoly.

Při konfiguraci workflow můžete u přidělování úkolů zvolit skupinu. K dispozici jsou dva režimy:

• Jeden člen stačí: jakmile jeden člen skupiny úkol schválí, dokument pokračuje dále
• Všichni členové musí jednat: dokument pokračuje teprve poté, co každý člen skupiny provede akci

Tento režim nastavujete u kroku workflow, nikoli u skupiny samotné.

Partnerské skupiny propojují uživatele ze dvou prostředí, která mají partnerství. To je užitečné, pokud společně s účetním nebo zprostředkovatelem pracujete na zpracování faktur. Vytvoření partnerské skupiny vyžaduje:

• Aktivní partnerství mezi oběma prostředími
• Minimálně roli Pokročilý uživatel nebo Administrátor

Pozor: odstranění skupiny nemá vliv na probíhající workflow, ve kterých je skupina již přidělena. Stávající úkoly zůstávají u členů skupiny.

Chcete vědět, jak workflow funguje? Přečtěte si Nastavení workflow, automatizace schvalovacího procesu.