Ako eConnect rozpoznáva a blokuje duplicitné faktúry a ako spracovať zablokovaný dokument v prípade potreby.
Platforma automaticky zistí, keď tá istá faktúra dorazí viac ako raz, aj keď bola odoslaná rôznymi kanálmi. Prvá faktúra sa spracuje; ďalšie kópie sú zadržané ako duplikáty. Tým sa zabráni dvojitému zaúčtovaniu tej istej faktúry.
Platforma porovnáva tri atribúty, aby zistila, či je faktúra duplikátom:
Ak všetky tri zodpovedajú predtým prijatej faktúre, dokument sa označí ako duplikát a nepredá sa do účtovného softvéru.
Detekcia duplikátov funguje na všetkých kanáloch. Ak tá istá faktúra dorazí ako cez Peppol, tak e-mailom vo formáte PDF, platforma to rozpozná ako duplikát. Prvá verzia sa spracuje; ďalšia sa zablokuje.
To je obzvlášť dôležité pre organizácie, ktoré prijímajú faktúry prostredníctvom viacerých kanálov. Dodávateľ, ktorý odošle faktúru ako e-mailom, tak cez Peppol, nespôsobí dvojité zaúčtovanie.
Niekedy je dokument označený ako duplikát v skutočnosti originál. Môže k tomu dôjsť, ak dve rôzne faktúry náhodne zdieľajú rovnaké číslo alebo ak chcete zámerne znovu spracovať tú istú faktúru.
Na platforme môžete zablokovaný duplikát spracovať označením dokumentu ako „Označiť ako originál". Faktúra sa potom spracuje, akoby šlo o nový dokument.
Duplikát môže zostať nepovšimnutý, ak je číslo faktúry rozpoznané inak pri druhom odoslaní. Môže k tomu dôjsť, ak faktúra dorazí iným kanálom s iným formátom alebo kvalitou skenovania, takže OCR mierne odlišne interpretuje číslo faktúry. Toto je inherentné obmedzenie rozpoznávania v PDF dokumentoch.
Tip: pravidelne dostávate oznámenia o duplikátoch? Skontrolujte, či dodávateľ nezasiela faktúru súčasne prostredníctvom viacerých kanálov (napr. ako e-mailom, tak cez Peppol). Dohodnite sa na jednom kanáli na doručovanie faktúr.
Chcete sa dozvedieť viac o spracovaní faktúr? Prečítajte si Konverzná úloha: proces od začiatku do konca.
Zobraziť konverzné úlohy