Vytváranie a správa skupín používateľov pre prideľovanie workflow a zdieľanie dokumentov.
Pomocou skupín organizujete používateľov na platforme eConnect do logických tímov. Namiesto prideľovania úloh jednotlivým zamestnancom ich prideľujete skupine: systém potom určí, kto sa úlohy ujme. Skupiny sa tiež používajú na efektívne zdieľanie dokumentov s viacerými kolegami naraz.
Skupiny majú dve hlavné využitia:
Prideľovanie workflow: vo workflow engine môžete úlohy prideľovať skupine namiesto jednej osobe. To je praktické, keď rovnaký typ úloh spracováva viacero kolegov, napríklad schvaľovanie faktúr alebo kontrola vyúčtovaní. Úloha sa zobrazí v prehľade všetkých členov skupiny.
Zdieľanie dokumentov: pri zdieľaní dokumentov môžete ako príjemcu vybrať skupinu. Všetci členovia skupiny potom získajú nastavené oprávnenia (čítanie, úprava alebo plný prístup). Ušetríte si tak manuálne pridávanie jednotlivých používateľov.
Platforma rozoznáva tri typy skupín, každý s vlastným dosahom:
Tip: pre väčšinu organizácií postačujú skupiny prostredia. Partnerské skupiny sú relevantné iba ak máte aktívne partnerstvo s iným prostredím.
Prejdite na Skupiny v bočnom menu.
Kliknite na tlačidlo + alebo na Vytvoriť skupinu.
Vyberte typ skupiny: prostredie, verejná alebo partnerská.
Zadajte zrozumiteľný názov skupiny.
Vyberte používateľov, ktorých chcete pridať do skupiny.
Kliknite na Uložiť pre vytvorenie skupiny.
Skupina je okamžite dostupná na použitie vo workflow a pri zdieľaní dokumentov.
V prehľade skupín môžete kedykoľvek pridať alebo odstrániť členov. Kliknite na názov skupiny pre otvorenie detailu a použite akcie Pridať člena a Odstrániť člena.
Zmeny v členstve sa prejavia okamžite: ak pridáte používateľa do skupiny, ktorá sa používa v aktívnom workflow, tento používateľ ihneď obdrží otvorené úlohy.
Keď konfigurujete workflow, pri prideľovaní úloh môžete zvoliť skupinu. K dispozícii sú dva režimy:
Toto sa nastavuje pri kroku workflow, nie pri samotnej skupine.
Partnerské skupiny spájajú používateľov z dvoch prostredí, ktoré majú partnerstvo. To je užitočné, keď spolupracujete s účtovníkom alebo sprostredkovateľom na spracovaní faktúr. Vytvorenie partnerskej skupiny vyžaduje:
Pozor: vymazanie skupiny nemá vplyv na prebiehajúce workflow, v ktorých je skupina už priradená. Existujúce úlohy zostávajú u členov skupiny.
Chcete vedieť, ako workflow fungujú? Prečítajte si Nastavenie workflow, automatizácia schvaľovacieho procesu.
Vytvorte skupinu