Automatické účtovanie faktúr do softvéru cez Autopilot. Pripojenia, Denníky dokumentov a prehľadová obrazovka.
V skratke Autopilot vytvorí priame prepojenie s účtovným softvérom a automaticky účtuje prijaté faktúry alebo ich prepošle z platformy do softvérového balíka. Prehľadová obrazovka vám okamžite ukáže, či boli účtovania úspešné.
Pomocou Autopilota prepojíte platformu eConnect s účtovným softvérom. Prijaté faktúry sú automaticky účtované alebo preposlané do softvérového balíka bez manuálneho zadávania. Autopilot podporuje pripojenia k Exact Online, SnelStart, Unit4 a Business Central.
Aplikácia Autopilot má vlastnú pod-navigáciu na bočnom paneli:
Kliknite na Nové pripojenie v pod-navigácii aplikácie Autopilot.
Vyberte organizáciu, pre ktorú chcete vytvoriť pripojenie.
Vyberte softvérový balík, ku ktorému sa chcete pripojiť (Exact Online, SnelStart, Unit4 alebo Business Central).
Nakonfigurujte účtovnú schému: tá určuje, ako sa typy DPH účtujú vo vašom softvéri. Táto schéma sa používa pri každom automatickom účtovaní.
Uložte pripojenie. Pripojenie je teraz aktívne a faktúry sa spracúvajú automaticky.
Autopilot sa učí z predchádzajúcich účtovaní a tieto vedomosti aplikuje na nové faktúry. Pri každej faktúre systém analyzuje dodávateľa, sumu, druh nákladov a historické vzory účtovania, aby zostavil kompletný návrh účtovania: účet hlavnej knihy, stredisko nákladov a sadzbu DPH. Čím viac faktúr prejde pripojením, tým sú návrhy presnejšie.
Pri dostatočnej istote sa faktúra zaúčtuje automaticky bez zásahu. Pri nižšej istote sa návrh predloží na schválenie. Prah pre automatické účtovanie je konfigurovateľný pre každé pripojenie samostatne, aby vaša organizácia sama rozhodla, akú úroveň kontroly chce.
Odberatelia a dodávatelia sa automaticky zakladajú vo vašom softvéri. Vďaka tomu administratíva beží v reálnom čase aj cez víkendy a počas dovoleniek.
Platforma môže automaticky prepojiť fakturné riadky s riadkami objednávky. Logika párovania pracuje na základe jednoznačnej jednotkovej ceny, popisu a jedného riadku objednávky. Informácie o objednávke sa získavajú cez rozhranie alebo z archívu skôr odoslaných objednávok. Párovanie funguje ako pre e-faktúry, tak pre PDF spracované cez OCR a zvyšuje podiel plne automatického spracovania.
Denník dokumentov je kniha záznamov Autopilota. Pre každé aktívne pripojenie sa vedie denník so stavom každého účtovaného dokumentu.
Keď účtovanie zlyhá, môžete si zobraziť chybovú správu a vybrať jednu z dvoch akcií:
Každý záznam v denníku obsahuje priamy odkaz na pôvodný dokument v Doručenej pošte, takže si môžete rýchlo overiť, o ktorú faktúru ide.
Stavové štítky, ktoré platforma priraďuje prichádzajúcej faktúre, sa líšia podľa typu pripojenia. Iba trasa Autopilot ↔ Unit4 ERPx výslovne vracia Účtované alebo Účtovanie zlyhalo; ostatné trasy Autopilota používajú Stiahnuté s odlišným významom podľa typu pripojenia. Úplné vysvetlenie a diagnostické postupy pri odchýlkach medzi platformou a ERP nájdete v Autopilot vo vlastných integráciách.
Prehľadová obrazovka Autopilota vám dáva prehľad o všetkých účtovaniach: koľko dokumentov bolo úspešne účtovaných a koľko zlyhalo. Takto okamžite vidíte, či vaše automatické spracovanie beží hladko.
Chcete nastaviť pripojenie na faktúry? Prejdite do aplikácie Autopilot na platforme a vytvorte nové pripojenie.
Vytvoriť pripojenie
Rule Based Enrichment je pravidlami riadený modul, ktorý obohacuje alebo upravuje faktúry podľa vopred definovaných pravidiel. Úpravy vedú k upraveným účtovaniam cez Autopilota. Príklady sú naviazanie EAN čísel na čísla objektov pre automatické účtovanie energetických faktúr a očistenie čísel objednávok, ku ktorým dodávatelia pridávajú prefixy. Autopilot je samoobslužný; RBE vyžaduje podporu technického tímu eConnect a samoobslužný nie je. Oba komponenty fungujú najlepšie v kombinácii. Pre individuálne úpravy platí bežná konzultačná sadzba.