Standard SETU (Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche) umożliwia ustrukturyzowaną i elektroniczną wymianę przepracowanych godzin i wydatków pracowników tymczasowych. Od czerwca 2024 komunikaty SETU są dostępne w sieci Peppol, dzięki czemu agencje pracy tymczasowej, pracodawcy użytkownicy i podwykonawcy mogą wymieniać timesheety za pośrednictwem tej samej infrastruktury, która jest już wykorzystywana do e-faktur i e-zamówień. eConnect obsługuje format SETU jako certyfikowany Access Point Peppol.

SETU to skrót od Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche. Fundacja opracowuje i zarządza standardami elektronicznej wymiany danych w branży kadrowej i pracy tymczasowej. Standardy opisują, kiedy i jakie informacje są wymieniane w procesie zatrudnienia, od wakatu i selekcji po ewidencję czasu pracy i fakturowanie.

Standardy SETU były pierwotnie oparte na HR-XML, międzynarodowym schemacie XML do wymiany danych HR. W wersji 2.0 standard został zmodernizowany i przygotowany do użytku międzynarodowego przez sieć Peppol.

Standard jest przeznaczony wyłącznie dla sektora pracy tymczasowej i powiązanych procesów zatrudnienia. Nie jest to ogólny standard rejestracji czasu pracy poza tą dziedziną.

Centralnym komunikatem w standardzie SETU jest Timecard (nazywana również e-timecard lub cyfrowym timesheet). E-timecard zawiera wszystkie informacje potrzebne do ustrukturyzowanego przekazania przepracowanych godzin i poniesionych wydatków od pracodawcy użytkownika do agencji pracy tymczasowej.

Godziny są zwykle rejestrowane i składane co tydzień. Zatwierdzona timecard stanowi następnie bezpośrednią podstawę wystawienia faktury.

Proces zatrudnienia obejmuje kilka kroków, z których timecard i faktura są ostatnimi:

1. Oddelegowanie (Assignment): pracownik tymczasowy zostaje oddelegowany do pracodawcy użytkownika.
2. Rejestracja godzin: pracownik tymczasowy codziennie rejestruje przepracowane godziny i wydatki.
3. Zatwierdzenie: pracodawca użytkownik sprawdza i zatwierdza timecard.
4. Wysłanie: zatwierdzona timecard jest elektronicznie wysyłana do agencji pracy tymczasowej.
5. Fakturowanie: na podstawie zatwierdzonej timecard agencja automatycznie wystawia fakturę.

Ponieważ pracodawca użytkownik i agencja pracują z tą samą zatwierdzoną timecard, godziny nie muszą być ponownie wprowadzane. Zmniejsza to liczbę błędów i znacząco przyspiesza proces fakturowania.

Przy zatrudnieniu wtórnym agencja pracy tymczasowej dostarcza personel od innej strony (podwykonawcy) pracodawcy użytkownikowi. Standard SETU obsługuje trzy warianty przesyłania timecard w tej sytuacji:

Bezpośrednie przesłanie. Pracodawca użytkownik wysyła timecard do agencji, która przesyła ją niezmienioną podwykonawcy. Wymaga to dodatkowych ustaleń dotyczących kodów identyfikacyjnych.

Dostosowanie i przesłanie. Agencja otrzymuje timecard, dostosowuje odniesienia, stawki i kody identyfikacyjne do umowy z podwykonawcą i przesyła dostosowaną wersję. Jest to najczęstszy wariant.

Jednoczesne wysłanie. Pracodawca użytkownik wysyła timecard jednocześnie zarówno do agencji, jak i podwykonawcy. Również tutaj konieczne są dodatkowe ustalenia dotyczące identyfikacji.

Od czerwca 2024 komunikaty SETU są dostępne w sieci Peppol dzięki współpracy między SETU a holenderskim organem ds. Peppol (NPa). Obsługiwane są następujące typy komunikatów:

Ponadto istnieje format faktury specyficzny dla SETU: SETU Invoice v2.2, który opiera się na NLCIUS i zawiera dodatkowe pola dla branży pracy tymczasowej.

Wskazówka: pełna lista obsługiwanych DocumentTypeId dla komunikatów SETU jest dostępna w przeglądzie DocumentType ID.

eConnect obsługuje format SETU jako część Procurement Service Bus (PSB). Za pośrednictwem PSB komunikaty SETU mogą być wysyłane i odbierane w sieci Peppol, z taką samą niezawodnością i bezpieczeństwem jak e-faktury.

Konkretnie oznacza to:

Wysyłanie i odbieranie timecard. Organizacje podłączone do Peppol przez eConnect mogą wymieniać timecardy SETU z innymi uczestnikami Peppol. PSB waliduje komunikat, kieruje go do odbiorcy i potwierdza dostarczenie.

Od timecard do faktury. Zatwierdzona timecard stanowi podstawę automatycznej fakturacji. Faktura może następnie również zostać wysłana przez Peppol, w formacie NLCIUS, BIS Billing V3 lub SETU Invoice.

Wszystkie typy komunikatów SETU. Oprócz timecard PSB obsługuje również pozostałe komunikaty SETU dotyczące oddelegowań (Assignment), zapotrzebowań na personel (StaffingOrder) i danych personalnych (HumanResource).

Obecne komunikaty SETU w sieci Peppol korzystają z wersji 1.4, opartej na schemacie HR-XML. Wersja 2.0 jest w fazie rozwoju i wprowadza kilka ważnych zmian:

Najważniejszą zmianą w v2.0 jest nacisk na internacjonalizację. Nowe pola takie jak documentId, schemeAgencyId, legalId i taxId są zgodne z międzynarodowymi standardami i przepisami. Dzięki temu timecard nadaje się do użytku poza holenderską branżą pracy tymczasowej, w międzynarodowej sieci Peppol.

Uwaga: wersja 1.4 jest obecnie aktywną wersją w sieci Peppol. Migracja do v2.0 jest wspierana przez SETU szczegółowym mapowaniem między obiema wersjami.

Komunikaty SETU są identyfikowane w sieci Peppol za pomocą specyficznych DocumentTypeId:

SETU Timecard v1.4 to dokument XML oparty na schemacie HR-XML. Główne elementy to:

<TimeCard xmlns="http://ns.hr-xml.org/2007-04-15">
    <Id idOwner="StaffingCustomer">
        <IdValue>TC00123456</IdValue>
    </Id>
    <ReportedResource>
        <Person>...</Person>
    </ReportedResource>
    <ReportedTime>
        <PeriodStartDate>2024-01-08</PeriodStartDate>
        <PeriodEndDate>2024-01-12</PeriodEndDate>
        <TimeInterval type="Regular" billable="true">
            <Duration>8.00</Duration>
            <RateOrAmount currency="EUR" type="hourly"
                         multiplier="100">0.00</RateOrAmount>
        </TimeInterval>
        <Allowance type="102B" billable="true">
            <Amount currency="EUR">3.50</Amount>
            <Quantity>5</Quantity>
        </Allowance>
    </ReportedTime>
    <ApprovalInfo>
        <ApprovedDateTime>2024-01-14T09:00:00</ApprovedDateTime>
    </ApprovalInfo>
</TimeCard>

Element TimeInterval zawiera przepracowane godziny na okres, z typem (Regular, Overtime, Shift), czasem trwania i stawką. Atrybut multiplier wskazuje procent dodatku: 100 dla godzin regularnych, 150 dla nadgodzin itd. Element Allowance rejestruje wydatki takie jak koszty podróży.

SETU udostępnia pliki walidacyjne Schematron dla wszystkich typów komunikatów. PSB automatycznie waliduje przychodzące komunikaty SETU przy odbiorze. Komunikaty niespełniające wymagań schematu są odrzucane z jasnym komunikatem o błędzie.

Pełne specyfikacje, przykładowe komunikaty i artefakty walidacyjne są dostępne na standard.setu.nl i w Semantic Treehouse.

Chcą Państwo wymieniać timecardy SETU przez sieć Peppol?

• SEEF: Standard Energia eFactuur
• DICO: format faktur dla budownictwa
• DocumentType ID: paszport dokumentu
• NLCIUS: holenderski standard e-faktur
• Peppol BIS Billing V3: europejski profil Peppol
• Jaka jest różnica między XML, UBL a NLCIUS?
• Self-billing: faktury w imieniu dostawcy