FleetFlow od eConnect automatyzuje obsługę GWH dla flot pojazdów z 25+ numerami rejestracyjnymi.
W skrócie FleetFlow to rozwiązanie eConnect dla organizacji z dużą flotą pojazdów. Automatyzuje regulację Grootwagenparkhouder (GWH) holenderskiego urzędu skarbowego (Belastingdienst), a także umożliwia przetwarzanie decyzji o mandatach CJIB, wszystko przez sieć Peppol.
Holenderski urząd skarbowy (Belastingdienst) oferuje organizacjom z flotą pojazdów powyżej 25 numerów rejestracyjnych możliwość uproszczonego regulowania podatku od pojazdów mechanicznych (MRB) w ramach regulacji GWH. Zamiast osobnych rozliczeń per numer rejestracyjny, organizacja opłaca MRB miesięcznie jako łączną kwotę przez polecenie zapłaty.
Wadą tej regulacji jest brak wglądu w specyfikację per numer rejestracyjny. Organizacja otrzymuje jedną łączną kwotę bez rozbicia na poszczególne pojazdy. Utrudnia to przypisywanie kosztów do działów, projektów lub pojedynczych pojazdów.
FleetFlow rozwiązuje ten problem, automatycznie pobierając specyfikacje faktur GWH z Digipoort, rządowego portalu komunikacji cyfrowej. Pobrana specyfikacja jest konwertowana na standardową e-fakturę (UBL) z pełnymi informacjami per numer rejestracyjny na poziomie pozycji.
Na zarejestrowane przedsiębiorstwo (numer KvK) otrzymuje się fakturę zbiorczą dostarczaną bezpiecznie przez sieć Peppol do Skrzynki odbiorczej na platformie eConnect. Faktura jest również dostępna jako PDF i plik CSV do pobrania. Przy aktywnym połączeniu z oprogramowaniem faktura zbiorcza trafia bezpośrednio do oprogramowania księgowego.
Klient nie musi samodzielnie nabywać certyfikatu PKI ani konfigurować kosztownego połączenia z Digipoort.
Oprócz regulacji GWH, FleetFlow umożliwia również automatyczne przetwarzanie mandatów drogowych CJIB. eConnect pobiera cyfrowe decyzje o mandatach z CJIB i dostarcza je na platformę, gdzie przechodzą ten sam proces przetwarzania co inne dokumenty przychodzące.
Aby korzystać z połączenia CJIB, organizacja musi najpierw wypełnić formularz na stronie CJIB (formularz kontaktowy dla organizacji z dużą flotą pojazdów). Funkcjonalność CJIB jest dostępna bez dodatkowych kosztów subskrypcji; rozliczenie następuje per dostarczony dokument z regularnego salda transakcyjnego.
Do korzystania z FleetFlow wymagane jest:
Umowa FleetFlow jest zawierana per podmiot (numer KvK). Przy wielu podmiotach umowa obowiązuje osobno dla każdego podmiotu.
Zasadniczo możesz samodzielnie, bez dodatkowych kosztów, utworzyć środowisko i dodać swój podmiot do platformy zgodnie z dostarczoną instrukcją. Nasz dział Wsparcia może również pomóc przy uruchomieniu (konfiguracja i aktywacja konta, w razie potrzeby połączenie z oprogramowaniem księgowym) podczas sesji zdalnej (Teams) lub na miejscu. Ta możliwość wsparcia oraz odpowiadająca jej stawka są uwzględniane jako opcja w umowie.
Uruchomienie FleetFlow przebiega w kilku krokach. Po zgłoszeniu eConnect wysyła formularz zgłoszeniowy, w którym wskazuje się interesujące produkty. Następnie przesyłana jest umowa, którą należy podpisać i odesłać.
Po otrzymaniu umowy zespół eConnect ustala, czy chodzi o GWH, CJIB czy oba. Klient tworzy (najlepiej samodzielnie) konto na platformie. Następnie eConnect zgłasza się w Belastingdienst jako pośrednik dla danej organizacji. Belastingdienst wysyła pocztą kod aktywacyjny, co zwykle trwa około trzech tygodni. Po otrzymaniu kodu należy go przesłać do eConnect, po czym połączenie z Digipoort zostaje aktywowane.
Na koncie musi być zawsze włączona funkcja "Odbieranie". Bez aktywnego konta przetwarzanie GWH nie jest możliwe; e-mail potwierdzający od Delivery wyraźnie na to wskazuje. Warto pamiętać, że przez to samo konto można również odbierać inne e-faktury niezwiązane z GWH.
Aktywacja upoważnienia GWH odbywa się przez Digipoort Management API. Belastingdienst wysyła kod aktywacyjny pocztą po tym, jak eConnect zgłosi się jako pośrednik. Kod ten należy przesłać do zespołu delivery eConnect, aby mogli aktywować połączenie.
Po pomyślnej aktywacji upoważnienie jest aktywne, a specyfikacje faktur GWH są automatycznie pobierane i dostarczane jako e-faktury na platformę.
Uwaga: Belastingdienst czasami wysyła kod aktywacyjny nawet bez aktywnej regulacji GWH. Bez regulacji nie ma jednak czego aktywować i kod jest wtedy bezużyteczny.
Połączenie CJIB jest konfigurowane przez zespół eConnect po wypełnieniu formularza CJIB i podpisaniu umowy FleetFlow na CJIB. Ważne jest, aby nazwa organizacji i kod pocztowy dokładnie odpowiadały rejestracji w CJIB. Po skonfigurowaniu połączenia decyzje o mandatach są automatycznie pobierane i dostarczane jako dokumenty na platformę.
FleetFlow działa w pełni na platformie eConnect. Specyfikacje GWH i mandaty CJIB są dostarczane jako e-faktury (UBL) do standardowej Skrzynki odbiorczej konta. Przechodzą ten sam proces przetwarzania co inne dokumenty przychodzące: przechowywanie na platformie, dostępność jako UBL, PDF i CSV, a przy aktywnym połączeniu z oprogramowaniem automatyczne przekazywanie do systemu księgowego.
Dokumenty FleetFlow są rozliczane z salda transakcyjnego, tak samo jak inne odebrane dokumenty. Subskrypcja FleetFlow jest niezależna od standardowej subskrypcji platformy.
Chcesz sprawdzić, czy FleetFlow jest odpowiedni dla Twojej organizacji, lub otrzymać ofertę? Skontaktuj się z nami.
Skontaktuj się