Wat is e-facturatie?
De term e-facturatie duikt steeds vaker op, zeker nu steeds meer Europese landen e-facturatie verplicht stellen. Maar wat is e-facturatie nu precies? Hoe werkt het, wat zijn de voordelen en waarom stappen zoveel bedrijven over? In dit artikel leggen we je alles uit wat je moet weten.
Wat is e-facturatie?
Een e-factuur is een factuur die niet als pdf of papieren document wordt verstuurd, maar als een gestructureerd digitaal bestand. Dit bestand kan direct worden gelezen en verwerkt door boekhoudsoftware of ERP-systemen. Met andere woorden: je stuurt geen plaatje of document meer, maar data die automatisch in de administratie van de ontvanger terechtkomt. Voorbeeld: • Een pdf moet iemand nog openen, controleren en handmatig inboeken. • Een e-factuur wordt automatisch herkend, geboekt en klaargezet voor betaling. Het verschil tussen een e-factuur en een digitale factuur Veel ondernemers denken dat een pdf ook een digitale factuur is. Dat klopt deels, maar een pdf is géén e-factuur. • Pdf of papieren factuur = handmatig verwerken • E-factuur = automatische verwerking Een e-factuur is dus een enorme stap vooruit in efficiëntie.
Hoe werkt e-facturatie?
- Transport van de factuur E-facturatie gaat via een gestandaardiseerd netwerk. In Europa is Peppol de belangrijkste standaard. Dit netwerk zorgt ervoor dat je factuur altijd veilig en correct bij de ontvanger aankomt. Het proces werkt zo:
- Je maakt een factuur in je boekhoudsoftware of factuurportaal.
- De factuur wordt via Peppol of een ander beveiligd kanaal verstuurd.
- De ontvanger ontvangt de factuur en verwerkt deze automatisch in zijn administratie.
- Het bestandsformaat van de factuur Een e-factuur wordt omgezet naar een gestandaardiseerd digitaal formaat, meestal XML. Zo weet je zeker dat alle gegevens correct en uniform in de administratie van de ontvanger terechtkomen.
Waarom kiezen bedrijven voor e-facturatie?
- Minder administratie Doordat facturen automatisch verwerkt worden, bespaar je veel tijd en voorkom je fouten.
- Snellere betalingen Facturen komen direct bij de juiste persoon terecht. Dat verkort de doorlooptijd van betaling.
- Veiliger Pdf's en papieren facturen zijn gevoelig voor fraude en vervalsing. E-facturen via Peppol zijn versleuteld en gegarandeerd veilig.
- Toekomstbestendig Steeds meer landen verplichten e-facturatie (bijvoorbeeld België vanaf 2026). Door nu al over te stappen, ben je voorbereid.
Welke oplossingen zijn er voor e-facturatie?
Factuurportaal Ideaal voor kleinere ondernemers. Via een online portaal verstuur je eenvoudig e-facturen zonder ingewikkelde software. Softwarekoppelingen Werk je al met boekhoud- of ERP-software? Dan kun je via koppelingen automatisch e-facturen versturen en ontvangen, zonder je werkproces te veranderen. Automatisch verwerken Voor grotere organisaties is er de optie om facturen volledig automatisch te verwerken. Facturen worden direct geboekt en gecontroleerd, zonder handmatige stappen.
Wanneer is e-facturatie verplicht?
In Nederland is e-facturatie al verplicht bij facturen aan de Rijksoverheid. In België wordt e-facturatie vanaf 1 januari 2026 verplicht voor alle B2B-facturen. Andere Europese landen volgen dit voorbeeld. Dat betekent dat je als Nederlands bedrijf, zodra je met Belgische klanten werkt, ook verplicht bent om e-facturen te versturen. Wat levert e-facturatie op in de praktijk? Bedrijven die overstappen, merken al snel de voordelen: • Tot 70% minder administratiekosten • Veel snellere verwerkingstijden • Minder fouten en discussies met klanten • Betere cashflow door snellere betalingen
waarom overstappen?
E-facturatie betekent dat je facturen niet meer handmatig verwerkt, maar digitaal en automatisch laat inlezen door software. Het is sneller, veiliger en goedkoper. En met de komende verplichtingen in België en andere landen is het slim om nu al de overstap te maken. Neem contact met ons op stuur een e-mail aan info@econnect.eu of bel ons op 088-4406633. Zo ben je op tijd klaar voor 2026.