Verslag eConnect Kasteelsessie 11 april 2024

Verslag Kasteelsessie 11 april 2024 Op donderdag 11 april 2024 organiseerde eConnect een informatieve middag/avond voor bestaande en toekomstige klanten, in navolging van een soortgelijk partnerevenement afgelopen november.

Rens van der Vorst - Technofilosoof

Ook deze editie begonnen we met een presentatie die zowel informatief is, die aan het denken zet, en tegelijkertijd grappig is van Rens van der Vorst.

Vrije Universiteit Amsterdam over procesoptimalisatie

Daarna was het tijd voor een presentatie door Martijn Kragten, Deputy Director Finance van de Vrije Universiteit Amsterdam. Martijn nam de aanwezigen mee in de geschiedenis van het ontstaan van de VU, en presenteerde een aantal kerncijfers. Het was leuk om op deze manier naar de VU te kijken, de meeste aanwezigen hebben wel iets over de VU geleerd dat ze nog niet wisten.

De VU was natuurlijk ook aanwezig om met een praktijkverhaal te inspireren. En dat is zéker gelukt. Als Martijn het vertrekpunt van de VU schetst, zien we als eConnect veel overeenkomsten met andere partijen die van papier en pdf naar e-facturatie gaan: Denk aan het scannen van papieren facturen, behandelen van pdf’s, facturen die niet aankomen, dubbele betalingen en fouten in handmatige verwerking – en dat voor tienduizenden facturen per jaar.

Het onderwerp van deze presentatie was niet voor niets ‘procesoptimalisatie’. Voor een aanbestedende dienst zoals de VU geldt de verplichting om facturen elektronisch te kunnen versturen en ontvangen. En ook de VU is begonnen aan de minimaal wettelijke verplichte e-facturatie te voldoen. Tot aan 2023, het moment waarop besloten is de processen verder te optimaliseren. Dat betekent vooral dat de pdf-stroom naast de Peppolstroom bestaat, en ervaring wordt opgedaan met afgekeurde en dubbel herkende facturen – en hoe daarmee om te gaan. Weliswaar zijn de aantallen pdf- en Peppolfacturen in verhouding nog klein, de processen worden getest én de ervaring heeft geleerd dat veel kleine stapjes tot iets groters leiden.

Er wordt binnen de VU dan ook met vertrouwen vooruit gekeken naar de volgende stappen, zoals het onboarden van zoveel mogelijk leveranciers én klanten, automatiseren van het bestellen-tot-betalen-proces én het zelf versturen van e-facturen volledig integreren. Daarna zullen ook de e-orders via Peppol worden omarmd.

NPa - de toekomst van e-facturatie

Na de break schetste Mircea Negulescu van de Nederlandse Peppol Autoriteit (NPa) de toekomst van e-facturatie. Uiteraard werden de aanwezigen qua kennis naar hetzelfde vertrekpunt gebracht, door een introductie van Peppol en de Nederlandse Peppol Autoriteit.

De huidige mogelijkheden van Peppol zijn vooral nog gericht op e-procurement. In dit proces wordt nu gewerkt aan de implementatie van de berichttypen orders, orderbevestigingen, tijdkaarten en het verder omarmen van de uitwisseling van statusberichten – die de verzender inzicht geven in de status van hun document, in het proces van de ontvanger. Ook sluiten steeds meer branches met een standaard, zoals het DICO formaat in de bouw, aan op Peppol en kunnen – in overleg met de markt – domeinen worden toegevoegd. Peppol geschikt is voor uitwisseling van een veelheid aan berichttypen.

Het volgende onderwerp was “ViDA” ofwel VAT in the Digital Age.

wat is de vida-richtlijn??

De ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age) is een plan van de Europese Unie om de regels voor btw te verbeteren in het digitale tijdperk. Het doel is om het zakendoen voor bedrijven makkelijker te maken, de inefficiëntie van het handmatig verwerken van PDF's te ontmoedigen, het moeilijker te maken om btw-regels te omzeilen, en ervoor te zorgen dat btw beter wordt betaald door het gebruik van digitale technologieën. Een belangrijk deel van ViDA is dat het bedrijven aanmoedigt om elektronische facturen te gebruiken, met als gevolg dat betalingen sneller en veiliger kunnen worden gedaan. Dit initiatief ondersteunt de digitale interne markt van de EU omdat bedrijven gemakkelijker over grenzen heen in verschillende landen kunnen werken. Zo wordt Europa sterker en meer verbonden op economisch gebied.

Mircea vertelde dat de verwachtte implementatie in Nederland ergens tussen 2026 en 2030 ligt. Momenteel wordt onderzocht hoe lang organisaties nodig hebben om de benodigde IT-veranderingen door te voeren. Verder benadrukte hij het belang van e-facturatie in ViDA. Op 14 mei zullen vanuit Europa nadere stappen m.b.t. de ViDA worden gecommuniceerd. Voordat er ruimte was voor vragen en discussie, is gesproken over de e-orders die vanuit het Rijk succesvol naar leverancier ‘Topgeschenken’ zijn gestuurd.

eConnect over een automatische administratie

De afsluitende presentatie was van eConnect. Oprichter Johan Schaeffer heeft gesproken over de knelpunten in het omarmen van e-facturatie. De constatering is dat verzenders en ontvangers op elkaar zitten te wachten, en dat adoptie in de markt stokt bij de verzenders die verplicht e-facturen moeten versturen aan de (Centrale) overheid. Dat is opmerkelijk, want juist voor de ontvangers van e-facturen zijn de voordelen enorm.

En hoe kun je nu weten of leveranciers de mogelijkheid hebben om jou een e-factuur te sturen? Het was wel mogelijk om deze informatie voor ontvangers (klanten) op te vragen, voor verzenders (leveranciers) bestond dit nog niet. Daarvoor heeft eConnect de ‘Purple Pages’ ontwikkeld, met eDelivery informatie van alle op Peppol geregistreerde organisaties. De informatie wordt ontsloten via een webpagina, en natuurlijk via de API van eConnect.