Verplichte e-facturatie in Polen uitgesteld tot 2025

De Poolse overheid heeft 19 januari 2024 gecommuniceerd dat de beoogde verplichtstelling van e-facturatie, oorspronkelijk vanaf 1 juli 2024, is uitgesteld tot in 2025. De Poolse overheid gaat e-facturatie verplicht stellen voor facturatie tussen bedrijven onderling (business to business, ofwel B2B). De overweging van Polen is vooral om het ‘belasting-gat’ te dichten. Zo’n nationaal belasting-gat is het verschil tussen de daadwerkelijk afgedragen btw en het te verwachten btw-bedrag.

Hoe werkt de verplichte e-facturatie in Polen?

Het elektronische facturatieproces in Polen volgt het zogenaamde “Clearance-model”. Dit betekent dat de overheid elke transactie moet autoriseren om geldig te zijn. De overheid gaat eigenlijk tussen leverancier en afnemer in zitten; de leverancier stuurt de factuur eerst naar de overheid, de overheid valideert de factuur. Als de factuur als valide wordt gezien, wordt een factuurnummer toegekend en wordt een tijdsstempel geplaatst. De datum van valideren geldt dan als factuurdatum.

Introductie van een centraal platform in Polen

In Polen wordt een centraal platform geïntroduceerd, het Nationale Elektronische Facturatiesysteem - KSeF. Dit platform van de overheid moet worden gebruikt voor het verzenden en ontvangen van elektronische facturen. Poolse bedrijven moeten hier de elektronische facturen naartoe sturen, nadat ze de facturen in hun bestaande systeem hebben gemaakt. Gebruikers krijgen dan bevestigingen als een nummer is toegewezen, of als een factuur is afgewezen.

De facturen kunnen op het platform worden geraadpleegd (of gedownload) als XML-bestand, dit is het e-factuurformaat dat door software kan worden geanalyseerd en geëxtraheerd. Het portaal is hiermee zowel een doorgeefluik als opslagplaats voor facturen.

Klik hier om meer te lezen over XML-bestanden.

Wat is de relatie tussen elektronische facturen en e-facturatie netwerken?

Een e-factuur (en andere gerelateerde documenten, zoals een order of een creditfactuur) kenmerkt zich onder andere doordat deze verzonden wordt via een e-facturatienetwerk. De uitwisseling van e-facturen vindt plaats op beveiligde netwerken. Doordat verzender en ontvanger geregistreerd zijn op zo’n netwerk, is er geen twijfel over de herkomst van de e-factuur. Het bekendste open e-facturatienetwerk is Peppol.

Klik hier om meer te lezen over Peppol.

Wat is Peppol?

Het bekendste open e-facturatie netwerk is Peppol. Peppol is een wereldwijde standaard. Ook de Nederlandse (centrale) Overheid accepteert alleen nog e-facturen, bij voorkeur via het Peppol-netwerk. Peppol is gericht op interoperabiliteit en uniforme factuurstandaarden op Europees niveau, waarop overheden toezicht houden.

Er bestaan ook andere (gesloten) e-facturatienetwerken, en er is een uitwisseling mogelijk tussen de verschillende netwerken. Deze gesloten e-facturatienetwerken richten zich net als Peppol op het faciliteren van elektronische facturatie, en hebben ook andere functies, doelen en benaderingen.

De verschillende e-facturatienetwerken kennen verschillende formaten en afspraken, waar de gebruiker niet over hoeft na te denken. De makkelijkste vergelijking is met mobiele telefonie: als je een telefoonabonnement afsluit, hoef je je niet af te vragen of degene die je wilt bereiken mogelijk bij een andere provider zit, met andere technische standaarden. De providers regelen de uitwisselbaarheid van techniek onderling met elkaar.

Hoe verhoudt KSeF zich tot Peppol?

Peppol is (ook) in Polen het kanaal om facturen naar de overheid te sturen (B2G). Voor B2B-transacties stelt de Poolse overheid factureren via KSeF verplicht, maar laat ondernemers vrij om dezelfde factuur ook via andere kanalen toe te sturen. Denk hierbij aan Peppol, maar ook via e-mail. In Polen moet een factuur worden afgeleverd via het door de ontvanger aangegeven kanaal. Dat geldt dus ook als Peppol de voorkeur heeft.

Voor wie geldt de verplichting om facturen naar KSeF te sturen?

Deze verplichtstelling geldt voor bedrijven die geregistreerd zijn bij de Poolse belastingdienst.

Voor welke Nederlandse klanten is de introductie van KSeF in Polen van belang?

De verplichtstelling geldt voor bedrijven die belasting moeten afdragen in Polen. Nederlandse bedrijven hoeven hierdoor niet hun processen aan te passen. Deze situatie sluit hiermee aan op de gangbare btw-regel dat btw wordt betaald in het land van de leverancier. Nederlandse ondernemingen moet wel hun processen aanpassen, als zij Poolse vestigingen en/of dochterondernemingen hebben – dit maakt deze vestigingen/dochterondernemingen dan weer tot bedrijven die belasting moeten afdragen in Polen.

eConnect gaat de transformatie verzorgen naar het benodigde FA(2)-formaat

Een e-factuur is de afkorting van elektronische factuur. In het geval van KSeF is dit een “XML-bestand” dat voldoet aan de structuur van het door de Poolse overheid uitgegeven FA(2)-formaat. Een dergelijk formaat beschrijft bijvoorbeeld waar de inlees-software het factuurnummer kan vinden, of hoe de factuurregels moeten worden beschreven. Aangezien een XML-bestand niet voor iedereen makkelijk leesbaar is, raadplegen de meeste mensen liever een factuur in PDF. De PDF wordt meestal toegevoegd voor de leesbaarheid en herkenning.

Het maakt niet uit of de gebruiker een e-factuur wil verzenden als PDF, XML of via het gebruikte boekhoudpakket. eConnect zal ervoor zorgen dat de facturen die op het KSeF platform moeten worden geregistreerd, worden getransformeerd naar het door het platform vereiste bestandsformaat FA(2). Na ontvangst krijgt de verzender een bericht terug, een zogenaamde UPO. In dat UPO bericht staat het KSeF-nummer.

Wat is een KSeF-nummer?

Het KSeF-nummer is het factuurnummer dat wordt toegekend na validatie op het KSeF-platform. Dit nummer is opgebouwd uit de samenvoeging van het belastingidentificatienummer van de versturende partij (verkoper), factuurdatum, een willekeurige tekst van twaalf karakters, en een controlegetal. Het KSeF-platform genereert dit nummer en stuurt hierover een bericht, dit wordt UPO genoemd.

Wat is een UPO?

Een Official Receipt Certificate (UPO) is een technische boodschap die de versturende partij terugkrijgt van het KSeF-platform. Deze boodschap geeft aan of de factuur gevalideerd is, en als dat het geval is, bevat de boodschap het documentnummer, het toegewezen KSeF-nummer, het factuurnummer, de verzenddatum van de factuur en de datum plus tijd waarop de factuur is goedgekeurd door het KSeF-platform. Het is belangrijk om de UPO te bewaren, omdat de verzendende partij verplicht is het KSeF-nummer te bewaren voor correctiefacturen.

Facturatie binnen Polen in het kort

Bedrijven die geregistreerd zijn bij de Poolse belastingdienst moeten uitgaande facturen registreren op het KSeF platform. De factuur is pas valide na autorisatie door de Poolse overheid, waarna een uniek nummer en tijdsstempel (factuurdatum) worden toegekend. Dit vergt aanpassingen in denkwijze en proces voor deze bedrijven, die gewend waren dat een factuur ‘definitief’ was na verzenden uit de facturatie-software. Het Poolse platform vraagt een specifiek formaat en techniek moet het mogelijk maken na validatie het KSeF-factuurnummer en de factuurdatum toe te kennen.

eConnect verzorgt de transformatie en het plaatsen van het (na validatie toegekende) factuurnummer en factuurdatum voor deze Poolse bedrijven.

Meer weten over de mogelijkheden? Plan dan een kennismaking.