Veiligheidsregio Limburg-Noord (VRLN) over e-factureren tijdens corona
Vanwege corona werken de meeste mensen thuis. Het interview met Veiligheidsregio Limburg- Noord (VRLN) vindt dan ook plaats in een ietwat ongewone setting: via een Whatsapp videogesprek. De techniek laat ons gelukkig niet in de steek, waardoor we gelijk aan de slag kunnen. We vragen Wendy Wetzels-Titulaer (Senior Medewerker Financieel Beheer) en Hubert Beek (Financieel Medewerker) meer over hun ervaringen met e-facturatie, eConnect en factuurverwerking tijdens deze coronaperiode.
Sinds afgelopen jaar is de VRLN klant bij eConnect. Hier ging wel een uitgebreide zoektocht aan vooraf: “Een aantal jaar geleden gebruikten we een ander programma voor factuurverwerking en het scannen van facturen, genaamd ProActive. Dit kon niet één-op-één gekoppeld worden met ons toenmalige softwarepakket Exact. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een nieuw programma en daar is Unit4 Business World (tegenwoordig Unit4 ERP) uitgekomen.”, vertelt Wendy. Omdat Unit4 geen scan-mogelijkheid had, gingen ze hiervoor op zoek naar een passende oplossing. “Capgemini, betrokken bij de implementatie van Unit4, stelde een aantal mogelijkheden voor, waaronder eConnect . Naast een scan- & herkenoplossing boden ze ook e-facturatie aan. Dit laatste was nodig om ook aan de wettelijke verplichting te voldoen om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Kortom: eConnect kon al onze problemen oplossen!”, vervolgt ze enthousiast.
Samen met onze leveranciers
De VRLN werkt zelf met veel vaste leveranciers voor onder andere bloemen, ICT-apparatuur, vlaaien, kantoorbenodigdheden, lunches en brandweerkleding. Bij de GGD-afdeling gaat het met name om facturen voor vaccins, mondkapjes, naalden en overige medische hulpmiddelen. Ook bij andere afdelingen binnen de VRLN wordt veel gewerkt met vaste contacten.
Om deze leveranciers zoveel mogelijk in beweging te krijgen en e-facturen te laten sturen, kregen ze hulp: “Vanuit eConnect ontvingen we een mooie voorbeeldbrief met uitleg die we konden gebruiken. De inhoud van deze brief was niet ‘jullie moeten overstappen op e-facturen’, maar ‘willen jullie ons helpen om te e-factureren’. We ontvingen daarop van onze leveranciers veel positieve reacties.”, licht Wendy toe.
Op dit moment is zo’n 30% van alle facturen een e-factuur. De wens is om dit percentage in de toekomst te laten groeien door middel van leveranciersonboarding. “Het streven is om dit per september op te pakken.”, vertelt Wendy.
Hubert Beek & Wendy Wetzels-Titulaer van Veiligheidsregio Limburg-Noord
Veiligheidsregio’s in coronatijd
De VRLN, één van de 25 Veiligheidsregio’s in ons land, streeft er naar de gezondste en veiligste regio te worden en is erop gericht om inwoners en bezoekers van Noord- en Midden-Limburg beter te beschermen tegen (gezondheids)risico’s, rampen en crises. Zeker in de huidige coronatijd hebben de Veiligheidsregio’s hun handen vol, al zien ze dat op de financiële afdeling niet direct terug: “Zelf merken we er niet zoveel van, al werken we natuurlijk wel meer vanuit thuis. Wel zien we een inhoudelijke verandering van facturen, denk hierbij aan de aanschaf van coronatesten en mondkapjes.”, geeft Hubert aan.
Ga beginnen, je merkt direct de voordelen!
De VRLN is erg tevreden over eConnect en moedigt andere organisaties aan ook te starten met e-facturatie: “Ga eraan beginnen. Je merkt direct de voordelen!”, zegt Wendy vol overtuiging. Ook over de samenwerking is ze positief: “De persoonlijke benadering van eConnect waarderen wij erg. Je hebt het gevoel dat je de medewerkers van eConnect kent en dat zij ons kennen.”, vervolgt ze.
eConnect ontzorgt & denkt mee
“eConnect ontzorgt. Een e-factuur komt rechtstreeks in ons systeem en wordt voor ons als “plaatje” weergegeven. Naast dat dit erg prettig werkt, krijgen onze medewerkers een minder uitvoerende, maar meer controlerende rol en dat is precies wat we voor ogen hebben. Als team Financiën willen we meer informatie bieden aan onze budgethouders en hierdoor nog beter voorzien in hun behoefte aan rapportages. Overigens speelt eConnect hier ook een grote rol in door het aanbieden van de dashboard en de vele mogelijkheden hierin. Dat maakt ons werk completer, efficiënter en flexibeler!”