Transporteur Van Wijngen over de GWH-regeling
“Het was een hele toestand!” is het eerste wat we van Van Wijngen International te horen krijgen als we het hebben over de afschaffing van de Cd-rom en de papieren factuurspecificaties van de Belastingdienst aan de gebruikers van de Grootwagenparkhouder-regeling (GWH). Benieuwd welke uitdagingen zij tegenkwamen? En waarom zij blij zijn met hun nieuwe GWH-oplossing en welke rol eConnect hierin speelt? Greta van Wijngen / CFO vertelt er openhartig over.
De locatie voor het interview vormt de ICT & Logistiek beurs in Utrecht. Een 3-daags event dat jaarlijks plaatsvindt en waar de beste en nieuwste (ICT-)oplossingen te vinden zijn om logistieke processen efficiënt in te richten en effectief uit te voeren.
Vervoer over de weg
Van Wijngen International is specialist in het wegtransport van en naar Frankrijk en staat bekend om de goede service en stipte levering. Met ruim 100 trekkers en combinaties en hoofdzakelijk Franse chauffeurs verzorgen zij allerlei transporten, van palletzendingen tot complete vrachten. Martien van Wijngen is in 1982 het familiebedrijf gestart en heeft het uitgebouwd tot wat het nu is. Sinds 1985 vervult Greta van Wijngen de Finance positie en inmiddels is ook hun zoon Orlando werkzaam in de organisatie.
Team Finance
Manon Sluijmers / Financieel Manager is inmiddels ruim 14 jaar bij de organisatie werkzaam en werkt samen met 20 collega’s op het kantoor in Hazeldonk. “Zelf ben ik begonnen met debiteurenbeheer en facturatie, maar inmiddels is dit uitgegroeid tot een uitgebreid takenpakket binnen de financiële afdeling. Ook houd ik mij bezig met alle innovatieve administratieve ontwikkelingen binnen het bedrijf.”
Greta van Wijngen (l), CFO & Manon Sluijmers (r), Financieel Manager bij Van Wijngen International
GWH-regeling
Een terugkerend onderdeel binnen het finance team vormt de motorrijtuigenbelasting (MRB). De brief van de Belastingdienst waar de verandering in werd aangekondigd, vormde het begin van een nieuw project. “Het was een hele toestand!” vertelt Sluijmers. “We werkten al met Digipoort en er bleken verschillende partijen bezig te zijn met de ontwikkeling van een werkende softwareoplossing. Geen van hen was al operationeel en heeft ons kunnen overtuigen. Van een verwachtte soepele overstap leek toen geen sprake. We hebben rondgebeld, maar ook andere toonaangevende transportbedrijven wisten op dat moment niet hoe dit op te lossen. Ook van de Belastingdienst kregen we geen bruikbare tips.
Gelukkig kwamen we net op tijd in contact met eConnect. Zij boden een werkende oplossing en één die bij ons paste.
Van Cd-rom naar download
Het grootste voordeel volgens de CFO van Van Wijngen is dat er niet veel veranderd is. En dat is een goed teken volgens haar, het betekent dat het werkt! De aanslagen motorrijtuigenbelasting worden geboekt en de wijzigingen verwerkt. De mogelijkheid waar zij bij eConnect voor hebben gekozen zorgt ervoor dat er in plaats van een Cd-rom nu een mail met link ontvangen wordt, waarna het nieuwe overzicht gedownload kan worden.
Op de vraag wat de nadelen met deze GWH-oplossing zijn, krijgen we als antwoord dat die er volgens Van Wijngen niet zijn. “Vanaf het moment dat we contact hadden met eConnect ging het snel. De communicatie was duidelijk en niet opdringerig en dat vonden we erg prettig” aldus Sluijmers. “Het toekomstig inrichten van het ontvangen en automatisch verwerken van e-facturen via eConnect staat inmiddels dan ook op ons wensenlijstje.”
Innovatie
“We versturen onze verkoopfacturen sinds 2017 digitaal, je kunt je voorstellen dat dit met ruim 90 wagens nog heel wat vrachtbrieven zijn die hieraan toegevoegd moeten worden.” licht Van Wijngen zelf toe. “De e-vrachtbrieven zijn ons volgende project. Onze chauffeurs werken al met een iPad, dus is de e-vrachtbrief een logische stap.”
Zoals dit vaker gebeurt bij familiebedrijven zal hun zoon Orlando op een dag het stokje overnemen. Zijn voorkeur betreft innovatie en automatisering doorvoeren. Vandaag gebeurt binnen het wegtransport nog veel werk, dat gedaan kan worden door computers. Medewerkers hebben zo meer tijd voor het menselijke aspect van het zaken doen en zijn minder tijd kwijt aan administratieve werkzaamheden. Daarnaast is internationaal elektrisch vervoer iets voor de verre toekomst. Er gaat nog veel veranderen de komende jaren. En Van Wijngen volgt deze ontwikkelingen op de voet. Kortom, een familiebedrijf in het transport, dat in beweging is, met het oog op de toekomst!